Uso de hitos en la gestión de proyectos

Una de las características definitorias de un proyecto es que dura un período de tiempo fijo. Esto podría ser desde unas pocas semanas hasta varios años, y en algunos casos, para proyectos de construcción a gran escala u obras públicas, décadas.

Para hacer un seguimiento del progreso a lo largo del camino y asegurar que los entregables clave se estén logrando de acuerdo con la línea de tiempo, los gerentes de proyecto usan hitos.

Un hito del proyecto es una tarea con una duración de cero que significa el logro en el proyecto. Se utilizan como una forma de mostrar el avance y el progreso, y de mostrar a las personas lo que está sucediendo, incluso si no tienen un conocimiento detallado de las tareas involucradas para lograrlo. En ese sentido, son muy útiles para la comunicación de las partes interesadas y para establecer expectativas.

Cuándo utilizar los hitos del proyecto

Los hitos en la gestión de proyectos se utilizan para marcar:

• El inicio de fases significativas del trabajo.
• El fin de las fases significativas del trabajo.
• Fechas límite
• Cuando se toma una decisión importante.
• Otros puntos fijos en el tiempo que necesitan llamarse específicamente

Con qué frecuencia poner hitos en su plan

Un curso de capacitación podría recomendar establecer hitos en su plan aproximadamente una vez al mes.Esto está bien y es una buena regla general, pero necesita usar su criterio profesional. Algunos meses pueden tener mucha actividad con reuniones importantes que se marcarán como hitos, decisiones que se toman y el cierre de una fase y el comienzo de otra.

En otros meses, es posible que se centre en la ejecución, con muy poco o nada de lo que pueda marcar un hito.

Para fines de informes, es útil crear una razón para tener un hito al menos una vez en cada ciclo de informes.

Cómo se representan los hitos en su diagrama de Gantt

Los hitos son uno de los componentes de un gráfico de Gantt y se muestran en el gráfico como un diamante. No se muestran como una tarea normal porque tienen una duración de cero: en otras palabras, no ocupan ningún momento. A los efectos de la planificación en un diagrama de Gantt, simplemente suceden.

Si no está utilizando los diagramas de Gantt, todavía puede utilizar hitos. Aquí hay 5 alternativas a los diagramas de Gantt: aún puede incorporar hitos en su plan con estos.

Si desea organizarse personalmente y su software de gestión de proyectos no está totalmente integrado en su calendario, puede copiar y pegar las fechas clave en su diario. Dependiendo de cómo te guste trabajar, esto puede recordarte lo que debería ocurrir.

Cómo nombrar hitos

Los hitos deben tener una descripción clara en el cronograma de su proyecto, pero no una que implique que son una tarea. Por lo tanto, no deben llamarse "Obtener acuerdo para pasar a la Fase 2" sino "Comienzos de la Fase 2". Si desea reflejar el esfuerzo de obtener un acuerdo para pasar a la Fase 2, agregue una tarea justo antes del hito para cubrirla.

Los hitos deben describir el punto en el tiempo que representan de esta manera:

• Fase de prueba completa
• PID aprobado
• Contrato firmado

Muchos gerentes de proyecto optan por contar sus hitos para facilitar la referencia también. Si usa una estructura de desglose de trabajo, puede usar la numeración de eso. De lo contrario, está bien usar M1, M2, etc. para aclarar a qué se refiere. Una estructura de nombres clara se vuelve más importante a medida que aumenta el número de hitos, así que piense cómo lo va a hacer si su proyecto se extiende durante varios meses.

Cómo conseguir hitos firmados

Los hitos forman parte del cronograma de su proyecto, por lo que cuando su cronograma es una línea de base, debe considerar sus hitos firmados.

Si necesita cambiar las fechas de sus hitos, entonces debe usar su procedimiento de control de cambios estándar para hacer ajustes a su plan. Esto podría ser tan fácil como conversar con el patrocinador de su proyecto y hacerles saber por qué deben cambiar las fechas, o tan formal como armar un nuevo calendario recomendado y llevarlo a un comité de planificación que lo haya ratificado.

Es mejor averiguar cuál será su proceso de aprobación de hitos, si lo hubiera, antes de usarlo, para que no pierda tiempo en el momento en que tenga que hacer un cambio.

Uso de hitos para la comunicación

Los hitos son útiles para la comunicación y la presentación de informes porque representan los puntos mínimos de control en el plan. En otras palabras, si eliminó todas las demás tareas, aún podría ver lo que estaba sucediendo y hacer que el proyecto avance solo con los hitos.

Debería poder extraer los hitos y colocarlos en un panel o informe del proyecto. Deben contar la historia del proyecto con suficiente detalle para satisfacer a las personas a las que informa, normalmente su patrocinador del proyecto u otro grupo ejecutivo, como el grupo directivo (o la junta del proyecto). Cada mes, o con la frecuencia de informe que utilice, puede mostrar qué hitos se han alcanzado.

Informar sobre los hitos es bastante sencillo y, a menudo, se realiza en forma de tabla. Enumera la descripción del hito, la fecha de vencimiento y luego la nueva fecha pronosticada. Cuando se alcanza el hito y se puede marcar como completo, también se agrega esa fecha. Con suerte, será igual a la fecha prevista, pero los proyectos no siempre funcionan así.

Una tabla como esta hace obvio lo que se ha completado y lo que está sobresaliente. Podrá planificar la respuesta a la pregunta, "¿Por qué no logramos ese hito?" Antes de reunirse con su patrocinador o enviar el informe.

Cuando el plan de su proyecto sea muy largo y tenga muchos hitos, le resultará más fácil dejar los hitos completados en cada ciclo de informe. Solo informe los hitos que están por venir o que se completaron ese mes: el mes que viene se quitará todo lo que se completó el mes pasado, por lo que no aumenta constantemente la longitud del informe al informar a las personas sobre el trabajo que ya saben que está terminado.

Los hitos son una herramienta de gestión de proyectos realmente útil para la planificación, programación e informes y son fáciles de usar. Incluya algo en su próximo plan de proyecto, realice un seguimiento en su contra y se encontrará aprendiendo qué frecuencia es la mejor para usted.

Al igual que con todo en la gestión de proyectos, utilícelos de manera flexible para entregar el resultado que desea, utilizando estos consejos y pautas para informar sus propias decisiones.