Gestión básica de proyectos 101: ¿Qué es?

La gestión de proyectos es uno de los componentes más críticos de un negocio exitoso. Afecta los ingresos y pasivos, y en última instancia, interactúa con la satisfacción y retención de clientes o clientes. Su empresa puede tener solo un proyecto en las obras a la vez, mientras que otras corporaciones y entidades más grandes pueden hacer malabarismos con varios proyectos a la vez. Por su propia naturaleza, los proyectos son temporales.

Los proyectos son un medio hacia una meta, y la meta finalmente se alcanzará. Su negocio podría pasar a otro proyecto … o no. Podría haber sido un objetivo de una sola vez.

Los proyectos generan una necesidad creciente en la fuerza laboral. El Project Management Institute estimó que, durante el período 2010-2020, se agregarían más de 15 millones de nuevos puestos de gestión de proyectos en todo el mundo.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos no es la operación completa de su empresa. Es solo un segmento, un proyecto específico con un plan detallado sobre cómo usted y su empresa lograrán ese objetivo. Es un plan detallado en una serie de pasos, cada uno de ellos tan importante como los otros. Debes conseguir uno para pasar al siguiente.

Piense en la gestión de proyectos como una escalera que debe subir. No puedes saltar a la cima. Debe llevarlo peldaño a peldaño para mayor eficiencia. Su equipo debe aplicar las herramientas que se ponen a su disposición, así como su experiencia y conocimientos para ejecutar cada paso y pasar al siguiente.

Es bastante fácil decir que quieres llegar a la casilla A, por lo que vas a dar 25 pasos en esa dirección. Pero también debe tener en cuenta las consideraciones de tiempo en su plan de proyecto, y lo más probable es que tenga que trabajar dentro de un presupuesto. Puede rastrear esos 25 pasos o puede correr. Depende de la rapidez con la que deba llegar para completar con éxito el proyecto. Puede ahorrar dinero viajando a pie, o puede contratar un conductor. Depende del presupuesto que hayas dedicado al proyecto.

No existe un enfoque, sistema o plan de talla única. Cada proyecto que usted y su empresa aborden probablemente tendrá su línea de tiempo, su objetivo y su presupuesto. Por eso es tan importante contar con un gerente de proyectos inteligente y talentoso para ejecutar el espectáculo.

Los elementos de un proyecto

Un gerente de proyecto exitoso debe administrar simultáneamente cuatro elementos básicos de un proyecto. Estos elementos están interrelacionados.

• Alcance: Esto implica el tamaño, los objetivos y los requisitos del proyecto.
• Recursos:Necesitará personas, equipos y materiales en su lugar.
• Hora: Esto no solo aborda cuánto tiempo tomará el proyecto en general. Debe desglosarse en duraciones de tareas, dependencias y ruta crítica.
• Dinero:Tener una firme comprensión de los costos, contingencias y ganancias.

El elemento más importante: alcance

El alcance del proyecto es la definición de lo que se supone que debe lograr el proyecto y los presupuestos de tiempo y dinero que se han creado para lograr estos objetivos. Cualquier cambio en el alcance del proyecto debe tener un cambio coincidente en el presupuesto, tiempo, recursos o los tres.

Si el alcance del proyecto es construir un edificio para albergar tres widgets con un presupuesto de $ 100,000, se espera que el gerente del proyecto lo haga. Si el alcance se cambia a un edificio para cuatro widgets, el gerente de proyecto debe obtener un cambio apropiado en tiempo, dinero y recursos.

Recursos

Hay tres aspectos de la comprensión y la administración de los recursos: personas, equipo y material.

Un gerente de proyecto exitoso debe administrar de manera efectiva los recursos asignados al proyecto, incluidos los miembros del equipo del proyecto, el personal del proveedor y los subcontratistas. Debe asegurarse de que sus empleados tengan las habilidades y herramientas que necesitan para completar el trabajo, y debe supervisar continuamente si tiene suficientes personas para completar el proyecto dentro del plazo. Su trabajo es garantizar que cada persona comprenda las fechas límite de la tarea y del proyecto.

El miembro principal de cada grupo de empleados informa al gerente del proyecto cuando está administrando empleados directos, pero los empleados también pueden tener un gerente de línea que brinda orientación técnica. En una situación de gestión matricial como un equipo de proyecto, el trabajo del gerente de proyecto es proporcionar la dirección del proyecto a los gerentes de línea. La gestión de subcontratos laborales generalmente implica la gestión del líder del equipo para los trabajadores subcontratados, quienes a su vez administran a esos trabajadores.

Un gerente de proyecto a menudo debe adquirir equipos y materiales y administrar su uso también para que el equipo pueda operar de manera eficiente. Es responsable de tener el equipo y los materiales adecuados en la ubicación correcta en el momento adecuado.

Hora

Los tres elementos de la administración exitosa del tiempo son tareas, programación y ruta crítica.

Cree el cronograma del proyecto enumerando, en orden, todas las tareas que deben completarse. Algunos deben hacerse secuencialmente, mientras que otros pueden superponerse o hacerse en tándem. Asignar una duración a cada tarea. Asignar los recursos requeridos. Determine los predecesores, qué tareas deben completarse antes que otras, y sucesores, las tareas que no pueden comenzar hasta que se completan las demás tareas. Este aspecto de la gestión de proyectos a veces se denomina gestión de cascada porque una tarea sigue a otra en orden más o menos secuencial.

El software de administración de proyectos puede simplificar la tarea de crear y administrar el cronograma del proyecto.

Algunas tareas tienen un poco de flexibilidad en las fechas de inicio y finalización requeridas. Esto se llama "flotar". Otras tareas no tienen flexibilidad. Tienen cero flotador. Una línea a través de todas las tareas con cero flotante se llama camino critico. Todas las tareas en esta ruta, y puede haber múltiples rutas paralelas, deben completarse a tiempo para que el proyecto llegue antes de su fecha límite. La tarea clave de administración del tiempo del gerente del proyecto es monitorear la ruta crítica.

Dinero

Las tres consideraciones en la administración del dinero son costos, contingencias y ganancias.

Cada tarea tiene un costo, ya sea las horas de trabajo de un programador de computadoras o el precio de compra de una yarda cúbica de concreto. Cada uno de estos costos se estima y se totaliza al preparar el presupuesto del proyecto.

Algunas estimaciones serán más precisas que otras. El presupuesto del proyecto debe, por lo tanto, incluir una asignación para contingencias: dinero reservado en el presupuesto "en caso de que" el costo real de un artículo sea muy diferente de la estimación.

El beneficio es el dinero que la empresa quiere obtener de la tarea. Se pone encima del costo.

Por lo tanto, el presupuesto de un proyecto se compone del costo estimado, más la contingencia, más cualquier ganancia. El trabajo del gerente del proyecto es mantener el costo real en o por debajo del costo estimado y maximizar el beneficio que la empresa obtiene en el proyecto.

La gestión de proyectos es un arte y una ciencia

La gestión exitosa del proyecto requiere práctica. Estas ideas pueden proporcionarle una comprensión básica de la gestión de proyectos, pero considérelo solo como un comienzo. Si su trayectoria laboral o profesional incluye administración de proyectos, y si desea mejorar sus habilidades, hable con gerentes de proyectos, lea y practique con éxito. La gestión de proyectos puede ser una carrera muy gratificante.