Recepcionista legal Resumen de trabajo y deberes

Los recepcionistas legales son los guardianes de una firma de abogados o departamento legal. Trabajan en la recepción en el vestíbulo del bufete de abogados o en el área de espera, saludando a los clientes y visitantes y respondiendo las llamadas entrantes. Dado que la recepcionista es a menudo la primera persona con la que interactúan los clientes y visitantes, él o ella es importante para la imagen de la empresa y debe ser pulida, profesional y articulada.

Este trabajo es una excelente manera de penetrar en el campo legal, ya que las recepcionistas pueden trabajar en bufetes de abogados, oficinas gubernamentales, departamentos legales corporativos, lugares de interés público y tribunales. o bufetes de abogados. Aquellos que sobresalen a menudo son promovidos a otros cargos dentro de la firma, como supervisor recepcionista legal, secretario legal o asistente legal. Los recepcionistas legales también tienen la oportunidad de establecer contactos con todos los niveles de personal dentro del bufete de abogados, desde el personal de la sala de copias hasta los socios principales, así como clientes, abogados opositores, proveedores legales y otros visitantes.

Deberes de trabajo

Los deberes de la recepcionista legal varían según el ambiente de trabajo y el tipo de práctica. En oficinas más pequeñas, la recepcionista legal también puede doblar como secretaria legal para uno o más abogados. Los deberes típicos de recepcionista legal incluyen

• Saludar a clientes y visitantes y responder consultas de visitantes.
• Responder y enrutar llamadas entrantes en un sistema telefónico multilínea
• Programación y enrutamiento de clientes.
• Mantenimiento y programación de salas de conferencias.
• Mantenimiento del área de espera, lobby u otras áreas públicas.
• Sirviendo café o té a los invitados.
• Pidiendo suministros
• Escaneo, fotocopiado, fax y archivo de documentos.
• Recopilación y enrutamiento de correo y paquetes entregados personalmente
• Verificación de identificación de empleados y emisión de pases de visitantes.

En las empresas más pequeñas, la recepcionista legal puede encargarse de tareas administrativas adicionales, como facturación, ingreso de datos, procesamiento de textos, establecimiento de nuevos archivos de casos y redacción de correspondencia simple.

Educación

Generalmente se requiere un diploma de escuela secundaria. Algunos empleadores pueden preferir algún tipo de educación o capacitación formal en la oficina, así como experiencia en una oficina de abogados. Muchos empleadores ofrecen capacitación en el trabajo.

Habilidades

Los recepcionistas legales deben poseer excelentes habilidades interpersonales y de servicio al cliente para comunicarse con abogados, socios, clientes, abogados opositores, reporteros de la corte, proveedores, personal y otros. También deben tener la capacidad de operar sistemas telefónicos multilínea y equipos de oficina tales como computadoras, impresoras, escáneres, copiadoras y equipos de videoconferencia.

Las habilidades de ortografía y gramática son importantes para tomar mensajes efectivos y redactar correspondencia e informes. La familiaridad con los términos legales y la jerga y la comprensión de varios formularios de oficina y documentos legales también es crucial para el trabajo. Algunos recepcionistas legales, particularmente aquellos empleados en pequeñas firmas de abogados, también deben estar familiarizados con el procesamiento de textos, hojas de cálculo, bases de datos y plataformas de facturación.

Rasgos personales

Dado que los recepcionistas legales son a menudo el primer contacto comercial de un visitante con la firma o compañía, es importante tener una apariencia profesional y un comportamiento pulido. Otros rasgos personales necesarios para el trabajo son:

• Respeto de la confidencialidad y discreción.
• Atención a los detalles
• Actitud positiva y optimista.
• Paciencia en el trato con visitantes difíciles.
• Confianza

Equilibrio trabajo-vida

La mayoría de los recepcionistas legales trabajan una semana laboral estándar de 40 horas, aunque es posible que se requieran horas extraordinarias ocasionales. Dado que los recepcionistas rara vez viajan o trabajan los fines de semana o las noches, esta ocupación proporciona un excelente equilibrio para los estudiantes, padres y otras personas con importantes responsabilidades fuera del lugar de trabajo. El intercambio de trabajo y otros arreglos laborales flexibles están disponibles con algunos empleadores.

Las demandas de una oficina de abogados ocupada y la interacción con personalidades difíciles y plazos ajustados pueden crear un ambiente de trabajo estresante. Dado que los recepcionistas legales a menudo permanecen sentados durante largos períodos de tiempo y pasan mucho tiempo tecleando, pueden experimentar fatiga visual o dolencias por movimientos repetitivos, como el síndrome del túnel carpiano.

Compensación

Los salarios de los recepcionistas legales varían según el tamaño de la empresa, la ubicación geográfica, la experiencia y otros factores. El salario medio por hora de los recepcionistas (en todas las industrias) en mayo de 2015 fue de $ 20.77. Debido a que los recepcionistas legales son especializados, los recepcionistas legales tienden a ganar más que los recepcionistas en general. En firmas pequeñas y áreas rurales, los recepcionistas legales sin experiencia pueden comenzar con un salario mínimo. En el extremo superior, los supervisores de recepcionistas legales en Nueva York o Los Ángeles pueden ganar más de $ 43,200, según la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS).

El 50 por ciento medio ganó entre $ 15.94 y $ 27.76. El 10 por ciento más bajo ganó menos de $ 12.86, y el 10 por ciento más alto ganó más de $ 35.05. Los salarios anuales oscilaron entre $ 26,760 y $ 72,890.

Los recepcionistas legales en prácticas de ley ocupadas a menudo obtienen ingresos por encima de su salario base a través de horas extras.

panorama

Se proyecta que el empleo crecerá más rápido que el promedio para los recepcionistas, según el Departamento de Trabajo, Oficina de Estadísticas Laborales. El crecimiento del empleo, junto con la necesidad de reemplazar a los trabajadores que se transfieren a otras ocupaciones o que abandonan la fuerza laboral, generará una gran cantidad de puestos de trabajo para los recepcionistas, informa el BLS.