10 técnicas de gestión del tiempo atemporal

Todos tienen las mismas 24 horas en un día, pero algunas personas parecen ser mucho más productivas con ese tiempo que otras. Si no se siente productivo, la solución habitual que viene a la mente es que necesita administrar mejor su tiempo. Sin embargo, no puede realmente "administrar" el tiempo, porque hay 24 horas en un día, 60 minutos en una hora, 60 segundos en un minuto, y eso nunca cambia.

Sin embargo, puede controlar dónde y cómo pasa su tiempo y tomar medidas para reducir o eliminar las pérdidas de tiempo. De hecho, administrar el tiempo realmente se trata de administrarte a ti mismo.

Las siguientes son diez maneras eternas de tomar el control de su agenda cada día para aprovechar al máximo el tiempo que tiene disponible.

1) Establecer metas priorizadas.

Sin objetivos, podría encontrar que tiende a perseguir lo que parece más urgente o lo está mirando a la cara. Es difícil no distraerse con objetos brillantes. Para evitar esto, determine sus verdaderas prioridades en la vida y avance hacia ellas estableciendo metas anuales, mensuales, semanales y diarias o los resultados deseados. Clasifique cada uno de estos usando el siguiente sistema:

• Importancia: (A = alta, B = media, C = baja)
• Urgencia: (1 = alto, 2 = medio, 3 = bajo)

Siempre trabaje primero en los objetivos y tareas más urgentes e importantes (A1) y luego continúe con su lista.

2) Sigue la regla 80/20

La "Regla 80/20", también conocida como Principio de Pareto, dice que el 80 por ciento de sus resultados provienen del 20 por ciento de sus acciones. Es una forma de ver su uso del tiempo, priorizar las tareas elegidas en contra de sus objetivos más importantes. ¿Se está enfocando en el 20 por ciento de las actividades que producen el 80 por ciento de sus resultados deseados?

3) Aprende a decir no

Cuando otros le solicitan, estas tareas pueden ser importantes para ellos, pero entran en conflicto con sus objetivos más importantes. Especialmente cuando es algo que te gustaría hacer, pero simplemente no tienes tiempo para hacerlo, puede ser muy difícil decir que no.

Si bien es genial ser un jugador de equipo, también es importante saber cuándo y cómo ser asertivos y dejar que la persona sepa que no puede manejar su solicitud en este momento. Si acepta asumir la tarea, negocie una fecha límite que les ayude a lograr sus objetivos sin sacrificar los suyos.

4) Superar la dilación usando el sistema “4D”

• Bórralo: ¿Cuáles son las consecuencias de no hacer la tarea en absoluto? Considere la regla 80/20; tal vez no sea necesario hacerlo en primer lugar.
• Delegalo Si la tarea es importante, pregúntese si realmente es algo que debe hacer en primer lugar. ¿Se le puede dar la tarea a otra persona? Consulte “10 cosas que un gerente nunca debe delegar”.
• Hazlo ahora: Posponer una tarea importante que debe hacerse solo crea sentimientos de ansiedad y estrés. Hazlo tan temprano en el día como puedas.

• Aplazar: Si la tarea no se puede completar rápidamente y no es un elemento de alta prioridad, simplemente aplazarla.

5) comer la rana

Del libro de Brian Tracey, Come esa rana "Si lo primero que haces cada mañana es comer una rana viva, puedes pasar el día con la satisfacción de saber que eso es probablemente lo peor que te va a pasar todo el día".

Sus ranas cada día son las tareas que tendrán el mayor impacto en el logro de sus objetivos, y las tareas que tiene más probabilidades de demorar el inicio.

6) Reducir el número de reuniones

Las reuniones mal administradas son pérdidas de tiempo, multiplicadas por el número de personas en la reunión. Vea "Cómo dirigir una reunión de equipo".

7) El frasco de vidrio: rocas, guijarros, arena y agua

Clasifique sus tareas de esta manera, luego aborde las "rocas" primero. Si sigues atacando las cosas pequeñas (la arena, las piedras y el agua), y no los elementos estratégicos importantes, las rocas, tu jarra se llenará rápidamente sin espacio para más rocas.

8) Eliminar el tiempo electrónico Wasters

Todos tienen ciertas distracciones que los interrumpen y se toman su tiempo lejos de su trabajo. ¿Es tuyo Facebook? ¿Gorjeo? ¿Comprobación de correo electrónico? ¿Mensajes continuos con amigos y familiares? Deja de revisarlos tan a menudo agrupando estos tipos de tareas. Establezca una hora, luego verifique y trate con todos ellos a la vez. Date 30 minutos y luego vuelve a la tarea. Láchelos y tómese un descanso una o dos veces al día para responder.

9) Organízate

Para poder administrar su tiempo de manera efectiva y ser productivo cada día, debe crear el entorno adecuado. Elimine el desorden inútil, establezca un sistema de archivo efectivo, tenga un lugar cercano para todos los elementos de trabajo que necesita con frecuencia y utilice herramientas de administración de flujo de trabajo para ayudarlo a crear un entorno productivo.

10) Cuida tu salud

Una buena noche de sueño, una alimentación saludable y el ejercicio le brindarán la energía, la concentración y la resistencia necesarias para aprovechar al máximo su día. Puede parecer que el trabajo es más importante y que siempre puede recuperar el sueño, la comida y el ejercicio más adelante. Sin embargo, si pierdes tu salud, no puedes trabajar o hacer mucho más por ese motivo, así que no escatimes en cuidarte.