Una guía para entender lo que constituye los impuestos de nómina

Una vez que contrate personal, debe comenzar a pagar los impuestos de nómina por cada nuevo empleado que asuma. Los impuestos sobre la nómina incluyen los ingresos federales, el Seguro Social y Medicare.Dependiendo de dónde se encuentre su empresa, esto también puede incluir impuestos estatales y municipales.

Antes de pagar impuestos, todas las empresas deben adquirir un Número de Identificación de Empleador Federal (EIN) del gobierno de los EE. UU. Una vez que una empresa tiene un EIN, puede presentar los impuestos de nómina al gobierno.

Los empleadores están obligados a retener el monto total del impuesto federal sobre la renta. Los empleadores también deben retener la mitad del impuesto del Seguro Social y la mitad del impuesto de Medicare del cheque de pago de cada empleado, y pagar la mitad restante de los impuestos del Seguro Social y Medicare.

Qué factores componen los impuestos de nómina

Impuestos federales

• Para calcular los impuestos federales, los empleadores deben hacer que los empleados completen un formulario obligatorio IRS W-4. Este formulario se utiliza para calcular los impuestos federales y los impuestos estatales y municipales, según corresponda. Para calcular el impuesto federal total, utilice el W-4 del empleado, la Guía de impuestos del empleador y la Guía de impuestos del empleador adicional.

Impuesto de seguridad social

• El impuesto a la Seguridad Social constituye la mitad de la FICA (Ley Federal de Contribuciones de Seguros). La tasa impositiva para el Seguro Social durante 2018 fue del 6.2 por ciento del salario de cada empleado, y el empleador pagó una cantidad equivalente. Tanto el empleador como el empleado solo son responsables de una cantidad limitada de impuestos del Seguro Social. Esta cantidad se paga por cualquier cosa ganada hasta una base salarial de $ 128,400 para el año 2018.

Impuesto de Medicare

• La otra mitad de FICA es Medicare. Los empleadores deben retener el 1.45 por ciento del salario de cada empleado para el impuesto de Medicare. Además, los empleadores deben pagar una cantidad equivalente.

Impuesto de desempleo

• Además de los impuestos de nómina mencionados anteriormente, los empleadores deben pagar un impuesto de desempleo para cada persona que trabaja en la empresa. Esto se llama Impuestos estatales y federales de desempleo (SUTA y FUTA). La tasa impositiva para FUTA es de 6.0 por ciento, y se aplica a los primeros $ 7,000 pagados en salarios a cada empleado durante el año. Los empleadores que pagan su SUTA en forma oportuna reciben un crédito de compensación de hasta el 5.4 por ciento. Los impuestos de SUTA varían según el estado.

Impuesto estatal sobre la renta

• Dependiendo del estado en el que esté ubicada la empresa, los empleadores y los empleados pueden estar obligados a pagar el impuesto estatal sobre la renta. Los impuestos varían según el estado.

Impuesto sobre la renta de la ciudad y el condado

• Aunque no hay muchas ciudades o condados con un impuesto sobre la renta, algunas, como la ciudad de Nueva York, tienen este impuesto. Verifique con el gobierno local para ver si hay un impuesto local aplicable.

Sanciones por el no pago de impuestos de nómina

El requisito de presentar los impuestos sobre la nómina se aplica mediante un sistema de estrictas evaluaciones de multas. Las compañías reciben una multa automática del 2 por ciento al 10 por ciento por no pagar los impuestos federales de nómina de manera adecuada y puntual, y las entidades impositivas estatales y municipales imponen multas similares.

Una empresa también recibirá multas adicionales por no presentar declaraciones de impuestos de nómina mensuales y trimestrales, y el hecho de no presentar un formulario W-2 por cada empleado nuevo podría costar $ 50 por formulario que no se presentó de inmediato.

El IRS aplica una sanción mucho más severa para las compañías que no presentan sus pagos de fondos de impuestos de retención y de seguridad social según sea necesario. El IRS cobrará una multa de hasta el 100 por ciento de la cantidad impaga a cualquier compañía o individuo, como un ejecutivo corporativo a cargo de asegurarse de que se realicen los pagos.