Puede mejorar las tasas de participación en la entrevista de salida

Las entrevistas de salida son una de las mejores maneras de obtener comentarios verdaderos y honestos de los empleados. El inconveniente es que se necesita algo de tiempo para acumular una cantidad significativa de datos de las entrevistas de salida. Sin embargo, aumentar su tasa de participación puede ayudarlo a obtener mayores cantidades de información procesable más rápido de sus entrevistas de salida.

Lo que se considera una buena tasa de participación para las entrevistas de salida

Las investigaciones muestran que la tasa de respuesta promedio para las entrevistas de salida de papel y lápiz es aproximadamente del 30 al 35 por ciento. Esto significa que una compañía con 2000 empleados y una tasa de rotación del 15 por ciento esperaría recibir aproximadamente 100 entrevistas de salida completas por año. En este nivel de participación, la organización está recibiendo retroalimentación de solo 5 por ciento de la población total de empleados.

Con solo un pequeño esfuerzo adicional, deberías poder duplicar esa tasa de respuesta. Un 65 por ciento o más es un buen objetivo para la participación en entrevistas de salida. Puede lograr esto con entrevistas de salida de papel y lápiz, entrevistas de salida en línea basadas en la web y entrevistas de salida de teléfono.

Medición de su participación en la entrevista de salida

Para medir su tasa de respuesta, divida la cantidad de entrevistas de salida completadas por la cantidad de empleados a los que solicitó una entrevista de salida. Idealmente, el segundo número debería ser igual al número total de terminaciones, pero por razones prácticas, generalmente este no es el caso.

Como ejemplo, si tiene 125 entrevistas de salida completas de 300 personas a las que solicitó completar una entrevista de salida, su tasa de participación es de 125/300, lo que equivale a.416 o 41.6 por ciento.

Es importante asegurarse de contar con un buen método para realizar un seguimiento de este tipo de participación. Como mínimo, desea realizar un seguimiento de la tasa de participación al inicio de un proyecto de mejora y, posteriormente, periódicamente.

Un escenario ideal es mantener un promedio de ejecución que pueda consultar regularmente. Este número en tiempo real lo alerta inmediatamente de una caída (o aumento) en la participación de los empleados en las entrevistas de salida. Un sistema de gestión de entrevistas de salida en línea debería hacer esto automáticamente.

Las grandes empresas pueden querer rastrear las tasas de participación por separado para las subsidiarias, grandes divisiones o regiones geográficas. Las pequeñas y medianas empresas generalmente pueden beneficiarse de una tasa de participación total para la organización.

Si decide que su tasa de participación en las entrevistas de salida podría mejorar, el siguiente paso es analizar su proceso de entrevista de salida actual. Las dos áreas más importantes para la revisión son:

1. ¿Por qué los empleados eligen no completar la entrevista de salida?
2. ¿Existen problemas logísticos que impidan que los recursos humanos puedan llevar la información a los empleados de manera oportuna y efectiva?

Empleados que no completan su entrevista de salida

Algunas de las razones por las que los empleados eligen no completar las entrevistas de salida son:

• La entrevista de salida es demasiado larga.
• Las preguntas de la entrevista de salida son confusas o personalmente invasivas.
• El empleado no cree que la entrevista final sea leída o que haga una diferencia.
• El empleado tiene miedo de las repercusiones.
• El empleado está enojado con la empresa.
• El empleado pospone u olvida.
• El proceso es difícil o incómodo.

Si está utilizando una encuesta de entrevista de salida con preguntas calificadas, 35-60 preguntas es sobre la longitud correcta de la encuesta. Más de 60 preguntas comienzan a sentirse largas e incómodas para el empleado. Si supera las 70 preguntas, debe estar preparado para un mayor número de entrevistas de salida incompletas.

Revise sus preguntas de la entrevista de salida para la simplicidad. Póngase en el lugar del empleado y pregúntese cómo se sentiría al responder las preguntas. Evite muchas preguntas de la entrevista de salida que piden sentimientos y emociones.

Muchos empleados no están en sintonía con sus sentimientos (o si lo están, es posible que no quieran compartirlos con usted). Es mucho más fácil para un empleado calificar la efectividad de un proceso en lugar de cómo se sienten con respecto al proceso.

Salir de la entrevista comentarios ignorados

Los empleados no completarán sus entrevistas de salida si creen que los comentarios que proporcionen no serán leídos o serán ignorados rápidamente. Es importante que los empleados sepan que usted valora sus comentarios. Cuando haga mejoras basadas en las sugerencias de las entrevistas de salida, no tenga miedo de decirles a los empleados de dónde surgió la idea.

Con el tiempo, los empleados aprenderán que usted escucha. Una vez que esto se convierta en parte de la cultura corporativa, puede estar seguro de tener muchas ideas, sugerencias y críticas abiertas y honestas.

Repercusiones de retroalimentación honesta

Además, sea claro con los empleados que una retroalimentación honesta no tendrá repercusiones. Las declaraciones hechas en una entrevista de salida nunca deben usarse para prevenir la futura elegibilidad para volver a contratar.

Hay muchos supuestos expertos que les dicen a los empleados que no sean honestos en su formulario de entrevista de salida o que no completen ninguno. Afirman que las empresas utilizan esta información en contra de los empleados. Los profesionales de Recursos Humanos saben que esto no tiene sentido, sin embargo, todavía deben luchar contra esta percepción infundada.

Comentarios de empleados enojados

Los empleados que están enojados con la compañía pueden sentir que no quieren ayudar al participar en la entrevista final. Puede animar a estos empleados a descargar su ira en la entrevista de salida. Muchos de estos empleados enojados están encantados con la oportunidad de que su voz sea escuchada, especialmente si saben que la alta gerencia la escuchará.

Un proceso limpio y simplificado también es importante. Ya sea en la web o en papel y lápiz, el formulario de entrevista de salida debe estar bien diseñado con un formulario de encuesta intuitivo y fácil de entender.

Los problemas logísticos son la segunda área importante para revisar en su proceso de entrevista de salida. En general, hay enlaces débiles en cualquier proceso y las entrevistas de salida no son una excepción. Su examen debe incluir toda la cadena de eventos que comienza cuando un empleado notifica y finaliza cuando el empleado envía la entrevista final.

Audite su proceso de entrevista de salida

Puede comenzar a auditar su proceso de entrevista de salida averiguando la siguiente información.

• ¿Cómo notifican generalmente los empleados su intención de terminar?
• ¿Quién es la primera persona notificada y cuánta notificación se da generalmente?
• ¿Quién le dice a la división de Recursos Humanos y cómo? ¿Qué tan pronto después de que el empleado da aviso se notifica a HR? ¿Quién en HR se notifica primero?
• ¿Quién es responsable de iniciar la entrevista de salida? ¿Cuándo se notifica a esta persona (s) de las terminaciones de los empleados?
• ¿Cómo se notifica al empleado de la entrevista de salida? ¿Por quién? Que metodo ¿Cuando?
• ¿Hay una clara propiedad en Recursos Humanos del proceso de entrevista de salida? ¿Los involucrados en el proceso comprenden la importancia y la urgencia de las entrevistas de salida?
• ¿Qué se le dice al empleado sobre la entrevista de salida? ¿De qué manera se les anima a completar la entrevista de salida? ¿Se les dice a los empleados más de una vez y de más de una manera?
• ¿Es fácil completar la entrevista de salida?
• ¿Cuándo y dónde el empleado completará la entrevista de salida? ¿Hay fácil acceso a los recursos necesarios?
• ¿El empleado tiene privacidad para completar la entrevista de salida si la está completando en el trabajo?
• ¿Los supervisores y gerentes apoyan el proceso de entrevista de salida? ¿Tienen miedo de recibir comentarios negativos de los empleados? ¿Está confiando en supervisores temerosos para transmitir información sobre la entrevista final a los empleados?
• ¿Es fácil para los empleados enviar sus entrevistas de salida?

Revise cada una de las preguntas de auditoría anteriores y observe detenidamente su proceso de entrevista de salida. Determine qué puede hacer para mejorar cada una de estas áreas. Una vez que finalice su revisión, puede comenzar a realizar mejoras de inmediato.

Vuelva a medir su proceso de entrevista de salida

Algunos de los cambios que realice proporcionarán una mejora notable en las tasas de participación muy rápidamente. Otros requerirán más tiempo para penetrar efectivamente en la cultura de la empresa.

Vuelva a medir sus tasas de participación a los tres meses, seis meses, nueve meses y doce meses. Para la marca de doce meses, debe esperar ver una mejora dramática en sus tasas de participación en la entrevista de salida. Esto significa que tendrá más datos que pueden utilizarse para limitar la rotación y aumentar la retención de empleados.

Conclusión

Puede aumentar significativamente el valor de sus entrevistas de salida aumentando la cantidad de empleados despedidos que participan en el proceso de la entrevista de salida. Al revisar y mejorar tanto el contenido como la estructura de la entrevista final, junto con sus propios procesos internos, puede generar un aumento sustancial en sus tasas de participación.

Finalmente, considere la posibilidad de que una entrevista real en persona con un miembro del personal de Recursos Humanos no solo mejore sus tasas de participación sino que también proporcione mejor información. No se puede subestimar el valor de las preguntas de seguimiento.

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Beth Carvin es la directora ejecutiva de Nobscot Corporation con experiencia en negocios, emprendimiento, recursos humanos, reclutamiento, ventas y desarrollo de negocios.