Consejos por correo electrónico para comunicar beneficios Inscripción abierta

Cada año, la inscripción abierta permite a los empleadores ofrecer beneficios grupales a sus empleados por un breve tiempo, generalmente de 30 a 45 días. Durante esta ventana crítica, los empleados deben ser informados sobre los beneficios para los empleados a los que pueden inscribirse, cuándo hacer esto y dónde inscribirse. Desafortunadamente, muchos equipos de recursos humanos luchan por comunicar la información necesaria a los empleados para que puedan perderse.

El correo electrónico puede ser una poderosa herramienta de comunicación para educar a los empleados durante los períodos de inscripción abierta cuando se usa correctamente. Debido a que es ampliamente aceptado y accesible como una herramienta de comunicación, esta puede ser una buena manera de llegar a todos los empleados. Conozca los consejos de expertos para comunicar los beneficios durante la inscripción abierta, para que sus empleados aprovechen al máximo las ofertas de beneficios de grupo este año.

Tenga un plan para comunicar los beneficios antes, durante y después de la inscripción abierta

Meses antes de la fecha de inscripción abierta, es importante contar con un plan de comunicación sólido para entregar la información pertinente a los empleados antes de la inscripción, durante la inscripción activa, y una vez que finalice la inscripción. Esta puede ser una serie de correos electrónicos que alientan a los empleados a tomar acciones específicas, con enlaces al sitio de inscripción e información de beneficios.

Asignar un Representante de Comunicación de Beneficios Central

La capacidad de respuesta es crítica durante la inscripción abierta porque los empleados tendrán innumerables preguntas durante este tiempo. Asegúrese de asignar al menos una persona que servirá como punto de contacto para todos los correos electrónicos entrantes de los empleados que tengan preguntas e inquietudes. Debe ser alguien altamente familiarizado con los detalles del plan, las tarifas y los plazos.

Utilice un sistema interno para recopilar información y análisis relacionados con los beneficios

¿Su empresa realiza un seguimiento activo de las inscripciones, las inscripciones parciales y otros aspectos del proceso de inscripción? De lo contrario, un sistema interno puede ser útil para mantenerse al tanto de la administración de inscripciones en toda la organización. Utilice un servidor de correo electrónico gratuito como Outlook para configurar alertas de correo electrónico para cambios de datos.

Cree una serie de mensajes para los puntos de contacto semanales con los empleados

La inscripción abierta puede hacerse más fácil y más productiva cuando hay un intercambio constante entre el equipo de recursos humanos y los empleados. Como parte de su estrategia de comunicación por correo electrónico, cree una serie de mensajes que hablen sobre temas de salud y bienestar, las características de los programas de beneficios y otros asuntos relacionados. Envíe en correos electrónicos semanales a todos los puntos de contacto.

Dar a los gerentes una cuenta semanal de esfuerzos de inscripción de beneficios

Siempre es bueno obtener la aceptación total de los gerentes durante los esfuerzos de inscripción de beneficios. ¿Por qué? Los administradores pueden ayudar a los empleados a establecer prioridades para inscribirse en sus beneficios para el próximo año del plan, y pueden compartir cómo los beneficios apoyan las metas de los empleados. Use una campaña de correo electrónico enfocada para los gerentes durante los períodos de OE para mantenerlos al tanto de las tareas y fechas importantes.

Haga que los beneficios de los correos electrónicos sean divertidos

El período de inscripción abierta no tiene que ser estresante. De hecho, puede ser una oportunidad para divertirse un poco. Desarrolle correos electrónicos que incluyan algunos juegos divertidos como preguntas triviales, datos interesantes sobre la compañía y regalos de bocadillos saludables gratis.

Asegurar la correcta gramática y ortografía en los correos electrónicos

Antes de enviar cualquier correo electrónico de beneficios, asegúrese de que la gramática y la ortografía estén bien revisadas. Puede garantizar que ningún error tipográfico llegue a los lectores y que los correos electrónicos tengan sentido. Los errores tipográficos pueden confundir a los empleados, y se ven poco profesionales.

Use una plantilla de correo electrónico estándar y deje de lado el HTML

Al desarrollar correos electrónicos para la comunicación de beneficios, los expertos dicen que es mejor seguir con la plantilla de correo electrónico estándar y mantenerlo simple. Stray HTML puede interferir con algunos programas de lectura de correo electrónico, especialmente en dispositivos móviles.

Escribe poderosas líneas de asunto

Los correos electrónicos solo se leerán una vez abiertos. Y esto no sucederá si la línea de asunto no obliga a los destinatarios. Al escribir correos electrónicos, concéntrese en crear un asunto de correo electrónico que intrigue a los destinatarios para abrir el correo electrónico con palabras poderosas como "urgente", "sensible al tiempo" y "atención" puede ayudar a lograr este objetivo.

Usar declaraciones de recompensas totales en correos electrónicos estacionales

Para ayudar a los empleados a comprender el valor total de sus beneficios para empleados, use las declaraciones de recompensas totales al menos una vez durante este trimestre. Puede adjuntarse como un PDF a correos electrónicos individuales, o puede incluirse un hipervínculo en el correo electrónico para ejecutar una declaración de recompensas totales para la conveniencia de los empleados.