9 habilidades de facilitación de reuniones para gerentes

Las reuniones pueden ser oportunidades para compartir ideas, discutir desafíos y definir planes de acción, o pueden terminar como una pérdida de tiempo improductiva. Desafortunadamente, los gerentes son a menudo los principales contribuyentes para resolver la disfunción del proceso.

Aquí hay ideas para que los gerentes de todos los niveles refuercen sus habilidades de facilitación de reuniones para mejorar la productividad de las reuniones.

Donde los gerentes van mal con las reuniones

Muchos gerentes piensan que saben cómo “dirigir” una reunión. Establecen la agenda, hacen todo lo que hablan y toman todas las decisiones. Si bien esto puede parecer fácil y eficiente para los gerentes, a menudo es una pérdida de tiempo para las personas y no aprovecha el potencial creativo del equipo. De hecho, tiene el efecto contrario, ya que los empleados tienden a retirarse, lo que difiere al gerente que desea hacerse cargo.

Hay muchas razones por las que los gerentes no involucran más a sus empleados en las reuniones, incluyendo:

• Miedo a dejar ir
• La falsa creencia de que, debido a que están a cargo, deben proporcionar todas las respuestas.
• Falta de confianza en las habilidades o habilidades de resolución de problemas de sus empleados
• Falta de habilidades de facilitación de reuniones.

Si bien los tres primeros elementos son comportamientos de gerentes deficientes, el último, las habilidades de facilitación, se pueden aprender y fortalecer con la práctica.

Fortalecimiento de sus habilidades de facilitación de reuniones

Por definición, facilitando los medios, " Para hacer más fácil o menos difícil; ayuda hacia adelante. ”Para que un gerente facilite una reunión (en lugar de dirigirla), deben estar dispuestos a dejar de lado su poder y estar abiertos a diferentes resultados y enfoques.

La facilitación adecuada de reuniones implica que todos los involucrados en la identificación y solución de problemas. Los equipos casi siempre desarrollarán soluciones mejores y más creativas de lo que cualquier administrador podría y será más probable que respalde la implementación de las soluciones.

Aquí hay nueve habilidades necesarias para facilitar una reunión, todas las cuales se pueden aprender y mejorar con la práctica:

1. Planificación de la agenda. Una reunión de colaboración comienza con la planificación de la agenda. La selección de temas que invitan a la participación, es decir, un problema a resolver es mucho más interesante que los temas "informativos". Sin embargo, se necesita asignar un tiempo amplio para permitir la participación del grupo.
2. Entorno y entorno climático. ¡La logística importa! Cuando las personas se sienten incómodas, no pueden verse, no pueden oír o tienen hambre, los resultados de las reuniones se verán afectados. Aprenda a usar la logística como una forma de fomentar una gran participación y eliminar barreras.

1. Haciendo preguntas. Grandes preguntas estimulan gran discusión. El artículo, "70 preguntas asombrosas de coaching usando el modelo GROW", ofrece algunos indicadores de discusión sobresalientes.
2. Escucha activa. Cuando un gerente parafrasea, verifica la comprensión y hace preguntas de seguimiento, fomenta una mayor participación y mantiene la discusión fluida.
3. Reunión creativa. La mayoría de las personas piensan que ya saben cómo hacer una lluvia de ideas. Sin embargo, por lo general no lo hacen. En demasiados entornos, la efectividad de la lluvia de ideas se reduce por una mala gestión de los procesos, fuertes presiones sociales o políticas y malas habilidades de facilitación. Muchas personas nunca han experimentado realmente el poder de una sesión de lluvia de ideas bien dirigida.

1. Habilidades de construcción de consenso. El consenso no significa que todos tienen que estar de acuerdo con una decisión. Significa que todos han tenido la oportunidad de compartir sus perspectivas y proponer ideas. La facilitación adecuada guiará al grupo desde el intercambio de ideas hasta el desarrollo de una decisión efectiva. Alcanzar el consenso toma más tiempo, pero generalmente ganará una mayor aceptación por parte del grupo en general. Sin embargo, recuerde que el consenso no es el objetivo final. Una decisión efectiva para el problema en cuestión es el asunto más importante. Consulte el Marco de toma de decisiones por consenso de seis pasos para obtener más información sobre cómo dirigir un equipo a través de un proceso de toma de decisiones por consenso.

1. La resolución de conflictos. Cada vez que hay una sala llena de personas involucradas en resolver un problema, el conflicto es inevitable. De hecho, los investigadores del equipo ven el conflicto sobre la tarea o el problema como parte del proceso para la toma de decisiones efectiva. Un gerente debe aprender a aprovechar el poder del conflicto de una manera positiva.
2. Habilidades de comunicación no verbal. Mientras que los investigadores discuten sobre los porcentajes exactos, la mayoría estaría de acuerdo en que más del 50 por ciento de la comunicación es no verbal. Un gerente debe poder leer el tono y el lenguaje corporal del grupo para evaluar su nivel de compromiso, franqueza y compromiso.

1. Grabación. La facilitación grupal hábil implica saber cuándo recurrir a un rotafolio o pizarra para captar lo que las personas están diciendo. Hacerlo hace que las personas sientan que sus ideas se escuchan y se valoran, y sirve como un registro valioso para la planificación de la acción y el seguimiento.

La línea de fondo

El tiempo es un bien precioso en la vida y en el trabajo. Esfuércese por gestionar reuniones para una eficiencia y eficacia óptimas. Aprender, practicar y aplicar las nueve habilidades de facilitación identificadas anteriormente es un buen lugar para comenzar.