La vigilancia electrónica de los empleados no es positiva

La vigilancia electrónica de los empleados aumenta cada año, según la Encuesta de monitoreo y vigilancia electrónica, realizada por la American Management Association (AMA) y el ePolicy Institute cada año entre 2001 y 2007.

En un artículo anterior, Surfing the Web at Work, se revisó el estado del monitoreo de los empleados y algunas de las razones por las cuales los empleadores podrían querer monitorear el correo electrónico y el uso de Internet de los empleados. El artículo también revisó las consecuencias que tanto los empleados como los empleadores están experimentando en el lugar de trabajo debido al uso inapropiado de equipos electrónicos, correo electrónico e Internet.

Hay ventajas y desventajas de la vigilancia electrónica de los empleados en el trabajo. Esta revisión de las ventajas y desventajas de la vigilancia electrónica de los empleados en el trabajo ayudará a los empleadores a decidir qué es lo mejor para su organización. No todos los trabajadores, lugares de trabajo o cultura y entorno laboral son candidatos para la vigilancia electrónica en el trabajo.

De hecho, en algunos entornos de trabajo, dependiendo de la cultura y el entorno deseados, la vigilancia electrónica de los empleados perjudicaría la confianza, perjudicaría las relaciones y enviaría mensajes poderosamente incorrectos a la fuerza laboral.

Ventajas de la vigilancia electrónica de los empleados en el trabajo.

Existen poderosas razones para monitorear el comportamiento en línea de los empleados en el trabajo. Estas razones son convincentes para muchos empleadores y son comprensibles a medida que se observan las organizaciones.

Las organizaciones buscan protegerse a sí mismas y a sus empleados de la distribución ilegal, inmoral y problemática del contenido y la visita a sitios que no son de trabajo mientras los empleados trabajan.

Una pequeña empresa manufacturera, mientras utilizaba la vigilancia electrónica de los empleados, descubrió que un empleado había estado viendo películas pornográficas en el trabajo. Fue llevado de su cubículo a su automóvil, solo treinta minutos después de que HR descubriera cómo había pasado su tiempo en el trabajo. (Las políticas apropiadas que prohibían este comportamiento estaban en su lugar y él había sido entrenado).

En otra experiencia en una pequeña empresa de fabricación, los empleados se quejaron de que su supervisor estaba navegando por Internet durante la mayor parte del día hábil. El administrador de la red confirmó que el supervisor estaba visitando sitios de tablones de trabajo, realizando operaciones bancarias en línea, comprando, chateando y publicando en tableros de mensajes, leyendo sitios de recetas y pasando horas en el correo electrónico personal durante más de seis horas al día.

¿Cómo debe reaccionar una empresa ante el comportamiento problemático en línea?

El día en que la compañía estuvo preparada para despedir a este empleado, el empleado lo notificó y llegó a un acuerdo con la compañía sobre una transición ordenada y de beneficio mutuo.

En otra experiencia más en una pequeña empresa, se descubrió que un empleado había estado haciendo su contabilidad auxiliar para su negocio personal en el tiempo de la compañía y en la computadora provista por la compañía. El empleado dio aviso y fue escoltado de las instalaciones. Más tarde, el empleado le rogó que le devolviera este material y el empleador amablemente proporcionó los registros.

Teniendo en cuenta estos ejemplos, tenga en cuenta que la vigilancia electrónica de los empleados en el trabajo puede producir resultados que son beneficiosos para el empleador. Tenga en cuenta también que en ninguna de estas tres empresas se practicó la vigilancia electrónica de los empleados. Pero, se practicó la frecuente intervención de TI.

El comportamiento sospechoso de los empleados en cuestión provocó la revisión de los registros electrónicos. Por lo tanto, muchos empleadores tienen la capacidad de utilizar la vigilancia electrónica de los empleados, pero optan por no practicar la vigilancia electrónica.

Más sobre poner a los empleados bajo vigilancia

Existen razones adicionales para poner a los empleados bajo vigilancia electrónica en el trabajo. Estas son las razones clave.

• Los problemas de productividad son una preocupación del empleador.
• La naturaleza de los sitios que visitan los empleados se relaciona con los empleadores debido a su potencial para ser vistos como la creación de un entorno de trabajo hostil. El mismo problema existe con el correo electrónico y las bromas enviadas por los empleados. Los empleadores quieren confiar en que sus empleados practiquen el buen juicio, pero sus experiencias indican que no siempre tienen buen juicio. A los empleadores les preocupa crear un entorno de acoso si los empleados navegan por lugares inadecuados y comparten las URL.

• Los empleadores están preocupados por su capacidad para producir correos electrónicos y registros web para defenderse de demandas judiciales. Necesitan registros para defenderse de los juicios.

El litigio es un tema serio para los empleadores, dijo Nancy Flynn, directora ejecutiva de "The ePolicy Institute" y autora de "The ePolicy Handbook", 2da edición (AMACOM, 2008) y otros libros relacionados con Internet. "La preocupación por los litigios y el papel que desempeña la evidencia electrónica en los juicios y las investigaciones reglamentarias ha alentado a más empleadores a monitorear la actividad en línea", advirtió Flynn:

"El correo electrónico de los trabajadores y otra información almacenada electrónicamente crean registros comerciales escritos que son el equivalente electrónico de la evidencia de ADN". Flynn señaló que el 24% de los empleadores ha recibido citaciones de correos electrónicos por parte de los tribunales y los reguladores y otro 15% ha luchado contra las demandas en los lugares de trabajo provocadas por el correo electrónico de los empleados, según la investigación de 2006 de AMA / ePolicy ".

"Para ayudar a controlar el riesgo de litigios, violaciones de seguridad y otros desastres electrónicos, los empleadores deben aprovechar la tecnología de monitoreo y bloqueo para combatir los problemas de las personas, incluido el uso indebido accidental e intencional de los sistemas informáticos y otros recursos electrónicos".

Contras de la vigilancia electrónica de los empleados en el trabajo

Hay razones poderosas por las cuales un empleador podría no querer usar la vigilancia electrónica de los empleados. Manny Avramidis, vicepresidente senior de recursos humanos globales para la AMA, dice que esta decisión depende de la compañía y el ambiente de trabajo que un empleador quiere crear:

"Dependiendo del nivel de libertad permitido en una empresa o el tipo de empleador, la vigilancia electrónica de los empleados puede no ser conveniente. Las empresas que emplean a nuevos graduados universitarios, que tienen líneas totalmente borrosas y están en línea todo el día, son un ejemplo. De hecho, El 99% de la población estará bien sin vigilancia electrónica; menos del uno por ciento de los empleados está causando el daño que permite que todas las cosas malas para que los empleadores actúen ".

• Avramidis dijo que la vigilancia electrónica de los empleados puede afectar la relación de trabajo entre un empleador y un empleado. "Para el empleado que hace lo correcto y se enfoca en el trabajo y usa la tecnología de manera moderada para uso personal, la vigilancia electrónica no tendrá ningún impacto. Para los malos empleados, la vigilancia electrónica pondrá una tensión en su relación con su empleador".
• Una preocupación importante de algunos empleadores es el daño potencial a una cultura de trabajo que fomenta la confianza, el compromiso y la motivación de los empleados. La vigilancia electrónica de los empleados parece incongruente con tal entorno.
• Según Avramidis, "Los empleados que se juzgan por los resultados de su trabajo están pasando más tiempo en línea haciendo cosas personales para administrar sus negocios personales. Hay un cruce entre donde el trabajo termina y el trabajo personal comienza. La preocupación se vuelve real para los empleadores cuando un empleado no está cumpliendo los objetivos, o no está cumpliendo con las expectativas ".

De hecho, para los empleados comprometidos, hay tanto cruce en el hogar entre el trabajo y el negocio personal como en el trabajo. Eso es parte de la energía discrecional, la energía que los empleados contribuyen voluntariamente más allá de las expectativas, que los empleadores esperan ganar.

"De hecho, los empleados pasan un promedio de 3,7 horas a la semana en la Web para actividades personales en el trabajo y 5,9 horas a la semana en casa haciendo tareas relacionadas con el trabajo, según un estudio realizado por la Escuela de Negocios Smith de la Universidad de Maryland y Rockbridge Associates., una firma de investigación de mercado con sede en Great Falls, Virginia ".

La razón final por la que los empleadores pueden no querer usar la vigilancia electrónica de los empleados es la privacidad de los empleados. Según Eric J. Sinrod, socio de la oficina de Duane Morris en San Francisco, donde se especializa en asuntos de tecnología y litigios, las preocupaciones de los empleados sobre la vigilancia electrónica son legítimas.

"Aún así, los trabajadores tienen preocupaciones legítimas de que sus derechos de privacidad podrían ser invadidos. El estatuto federal principal en esta área es la Ley de Privacidad de Comunicaciones Electrónicas de 1986 (ECPA). La ECPA, codificada en 18 U.S.C.101 y siguientes, prohíbe la intercepción intencional de cualquier comunicación por cable, oral o electrónica, o el acceso no autorizado de comunicaciones almacenadas.

"La ECPA tiene tres excepciones, y si cualquiera de estas se aplica, el monitoreo puede realizarse en circunstancias apropiadas. Las excepciones generalmente permiten a los empleadores monitorear las llamadas telefónicas relacionadas con el negocio, monitorear las comunicaciones cuando ha habido consentimiento del empleado y recuperar y acceder a los mensajes de correo electrónico almacenados ".

Resumen de la Vigilancia Electrónica de los Empleados en el Trabajo.

Como ve, hay muchas ventajas y muchos inconvenientes para la vigilancia electrónica de los empleados en el lugar de trabajo. Analice todos estos factores cuando decida cómo proceder con el monitoreo de los empleados en su lugar de trabajo.

En mi empresa, donde desarrollamos software, tenemos principalmente jóvenes graduados en la universidad, orientados a objetivos y tecnológicamente avanzados. Apreciamos cada onza de energía discrecional que contribuyen en el trabajo y en el hogar.

Se necesita una cierta cantidad de navegación web para mantenerse al día en nuestro campo y obtener inteligencia competitiva. La vigilancia electrónica de nuestros empleados no está en ninguna parte en nuestro radar. Me sorprendería si alguna vez es un problema.

En cualquier entorno, sin embargo:

• Desarrollar una política de computadora, internet y correo electrónico;
• capacite a los empleados regularmente para que estén familiarizados con las expectativas de su empresa;
• pida a los empleados que firmen para entender la política;
• luego, respira hondo y confía en ellos.