Cómo dirigir reuniones de equipo efectivas

Las reuniones efectivas son eventos interesantes y de alta energía donde los miembros del equipo trabajan juntos para tomar decisiones o resolver problemas. Desafortunadamente, muchas de las reuniones a las que asistimos parecen ser todo lo contrario. Las peores reuniones hacen que el tiempo se arrastre, dejando a todos agotados mental y emocionalmente y más que un poco frustrados. La diferencia está en cómo se planifican y se ejecutan las reuniones.

Los mejores gerentes entienden la importancia de estos eventos y entienden que producir una gran reunión requiere planificación y esfuerzo deliberado. Este artículo ofrece diez consejos para ayudarlo a aprovechar este valioso tiempo de colaboración con su equipo. Aquí hay consejos sobre cómo fortalecer las reuniones de su equipo.

Tener una actitud positiva sobre las reuniones

Es lo más importante que un gerente puede hacer como líder para mejorar las reuniones de equipo. Es sorprendente la cantidad de gerentes que se enorgullecen de proclamar que no les gustan las reuniones, pero para lograr resultados significativos, resolver problemas, tomar decisiones, informar, inspirar, colaborar y motivar, los gerentes necesitan trabajar con las personas.

Eso significa ocasionalmente reunir a esas personas en una sala o en una llamada de conferencia y hablarles. La administración no se trata de sentarse en la oficina con la puerta cerrada enviando correos electrónicos. Como líder, trate de ver las reuniones como la manifestación del liderazgo. Es hora de mostrar liderazgo, no de temer como un viaje al dentista.

Recuerde, usted es el propietario de la reunión

No delegue la planificación de la agenda a un asistente administrativo u otro miembro del equipo. Como líder, es tu Reunión para planificar y ejecutar. Para ponerse en el estado de ánimo adecuado, haga y responda la siguiente pregunta: "Después de esta reunión, ¿qué quiero que la gente haya aprendido, logrado o resuelto?"

Siempre preparar una agenda

Todo lo que leerá sobre reuniones efectivas en el lugar de trabajo incluye consejos para preparar una agenda. Sin embargo, todos hemos asistido a una reunión donde no se puede encontrar una agenda. El acto de planificar la agenda ayuda a enfocar e identificar los temas prioritarios para la reunión.

Solicite información en la agenda

Si bien la responsabilidad principal del gerente es desarrollar la agenda, los miembros del equipo pueden ser invitados a contribuir con los puntos de la agenda. Envíe una convocatoria de ideas unos días antes de la reunión.

Condiméntalo

Ponga un poco de variedad en el formato. Aquí hay algunas cosas que puede hacer para animar sus reuniones de equipo:

• Invitar a oradores invitados
• Celebrar algo
• Lleve a cabo una “mesa redonda de aprendizaje”: haga que los miembros del equipo se turnen para enseñarse algo a los demás
• Mire un Ted Talk que sea relevante para la agenda de la reunión
• Ejecutar una actividad de formación de equipos
• Cambiar ubicaciones (considere la posibilidad de tomar la reunión fuera del sitio)
• Trae algo de diversión o comida interesante
• Tener una reunión de "agenda de un solo elemento"
• Pregunta por actualizaciones de rayo
• Involucrar al equipo en la lluvia de ideas
• Cambia las sillas o cambia cualquier cosa romper la monotonia

Permitir un poco de "espacio en blanco" para la creatividad espontánea y el compromiso

No incluya tantos elementos en la agenda que tenga dificultades para completarlos. En su lugar, deje un espacio al final para una discusión espontánea. Si la reunión termina antes, deje que todos se vayan temprano. Todos aprecian el tiempo encontrado también.

Usa las reuniones de equipo para colaborar

En lugar de simplemente compartir información, intente resolver un problema o trabajar con el grupo para llegar a una decisión. Sí, es desafiante y puede ser complicado, pero ahí es donde obtenemos el mayor valor de las reuniones.

Aligerar

Ser el líder de una reunión no tiene que ver con hacer alarde de autoridad o abusar del poder. Castigar a alguien por llegar tarde al equipo es un ejemplo de cómo hacer esto. Mantén un sentido del humor y tu humildad.

Seguir

Mantenga un registro de los elementos de acción y asegúrese de que las personas hagan lo que dicen que van a hacer. Es frustrante presentarse en la próxima reunión y descubrir que la mitad del equipo no se molestó en hacer lo que se comprometieron en la última reunión. Haga un seguimiento antes de la reunión y haga que los individuos rindan cuentas de sus compromisos.

Ser un líder de modelo a seguir

Las reuniones de equipo no son un momento para bajar la guardia y relajarse con su equipo. Manténgase a usted y a su equipo en los más altos estándares de conducta, lo que significa que no debe hacer bromas malintencionadas, elegir a miembros del equipo, cinismo y sarcasmo, ni atacar a otros departamentos o gerencia. Piense en el amable líder por el que quiere ser conocido y luego asista a todas y cada una de las reuniones siendo ese lider

La línea de fondo

Una oportunidad de conocer y trabajar con su equipo es algo horrible de perder. Es imperativo que desarrolle la disciplina para planificar y dirigir reuniones que las personas valoren e impulsen las iniciativas.