Cómo dirigir un proyecto cuando no eres el jefe del equipo

De vuelta en la escuela, el proyecto grupal no siempre fue una experiencia positiva. Inevitablemente, en cada grupo, algunos trabajaron más duro que otros, mientras que otros nunca aparecieron. Como resultado, podría ser frustrante si usted es uno de los miembros del equipo que lleva la mayor parte de la carga.

Es un poco diferente en el mundo de los negocios ya que cada proyecto tiene un gerente de proyecto y esta persona puede entregar consecuencias reales si los miembros del equipo no completan sus tareas. Incluso si el gerente del proyecto no tiene autoridad disciplinaria sobre su equipo, cualquier desempeño deficiente de un miembro puede responderle a su jefe y reflexionar negativamente sobre su carrera.

Es probable que el administrador del proyecto no pueda elegir a los miembros del equipo para el proyecto, y no tenga la autoridad para eliminar a un miembro debido a un desempeño deficiente. ¿Cómo gestionas un proyecto cuando los miembros de tu equipo no te reportan?

Aquí hay seis consejos sobre cómo dirigir un proyecto cuando los miembros del equipo no le informan.

Aclare sus límites con el jefe

Antes de tener su primera reunión de equipo, siéntese con la persona que le asignó este proyecto y hable sobre las expectativas de la gerencia. Esto es más fácil, por supuesto, si usted y todos los miembros del equipo informan a la misma persona, pero incluso si no, querrá tener esta conversación.

Estas son preguntas que querrás hacer:

• ¿Tiene el poder de eliminar y reemplazar a las personas del equipo si no están trabajando?
• ¿Este proyecto tiene prioridad sobre otros proyectos? Si no es así, entonces, ¿dónde se encuentra su proyecto en la jerarquía? En otras palabras, ¿puede decirle a los miembros de su equipo que deben dejar de hacer un proyecto diferente para cumplir con una fecha límite?
• Si tiene problemas con el desempeño de los miembros del equipo, ¿el jefe con poder disciplinario lo respaldará o lo considerarán igual que los miembros del equipo?
• Si aún no lo ha hecho, pregunte cuáles son los objetivos para el proyecto y el plazo previsto para su finalización.

Si ha establecido sus límites antes de que comience el proyecto, sabrá qué tan lejos puede ir y qué puede pedir a los miembros de su equipo. Un jefe que dice "este proyecto es la máxima prioridad", pero no lo respalda, es lo mismo que el jefe dice: "esta no es la máxima prioridad".

Sin embargo, obtener la aceptación de su jefe sobre si el proyecto es una prioridad máxima puede ayudarlo a que los miembros trabajen lo más duro posible. Y no tenga miedo de ser directo con su jefe al mencionar que desea saber el nivel de importancia del proyecto para poder comunicar ese mensaje al equipo. Querrá comunicar que todos tienen el mismo objetivo, para que el proyecto se complete de manera correcta y puntual.

Además, puede hacer un seguimiento con su jefe por correo electrónico para confirmar que el proyecto es una prioridad máxima. Una vez que reciba la confirmación por correo electrónico, puede reenviar el correo electrónico al equipo si es necesario.

Es importante recordar que los miembros del equipo pueden tener otras responsabilidades además del proyecto. Como resultado, es posible que no consideren que su proyecto sea una prioridad para ellos al inicio, pero eso no es necesariamente porque no les importa o buscan evitar trabajar. Es muy probable que simplemente tengan otras tareas y responsabilidades que deben completar diariamente. Esto es especialmente cierto cuando se trabaja con colegas de diferentes departamentos.

Hablar con su jefe para aclarar la importancia del proyecto, los objetivos y la línea de tiempo, y comunicar esa información con el equipo desde el principio puede ayudar a que el proceso sea más suave y menos estresante.

Hable con su equipo antes de hacer asignaciones

Cuando tienes un equipo entre organizaciones, es fácil hacer asignaciones. Jane del marketing se encargará de las tareas de marketing. Karen de finanzas se encargará de las finanzas. Pero incluso cuando las responsabilidades son claras, hable primero con los miembros de su equipo.

Puede descubrir que tanto Karen como Jane pidieron estar en este equipo para aprender más sobre otras áreas de la compañía, de modo que cuando las asigne a sus áreas de especialización, se sientan frustradas.

Esta conversación es fundamental para tener una gran relación de equipo.Aunque usted es responsable del resultado final del proyecto, no logrará grandes resultados sin miembros del equipo que estén a bordo. En resumen, capacite a los miembros de su equipo pidiéndoles su opinión y sus inquietudes. Cuando el proyecto está completo y es un éxito, todo el equipo puede sentirse orgulloso al saber que cada uno de ellos jugó un papel activo en su éxito.

Doble cheque con el jefe

Si, después de hablar con los miembros de su equipo, determina que la única forma de realizar esta tarea es asignarle tareas que una o más personas encuentren desagradables, hable con su jefe antes de hacer las tareas.

¿Por qué? Desea asegurarse de tener la copia de seguridad que necesita y de no haber desatendido una opción que hará que las tareas sean más satisfactorias para los miembros del equipo.

Tome por lo menos una tarea malísima usted mismo

Es posible que todos sepan que fuiste elegido para liderar este equipo debido a tu historial de éxitos, pero también es importante arremangarte y meterte en la mezcla de cosas.

Tomar algo difícil o desagradable envía el mensaje de que eres parte del equipo y que te preocupas por tus compañeros. La asignación de tareas desagradables envía el mensaje de que crees que eres mejor que tus compañeros de equipo.

Esto no significa que tengas que hacer todas las tareas pésimas. Pero asegúrese de que estén bastante divididos entre los miembros del equipo. Lo que es desagradable varía de un equipo a otro, pero cada proyecto tiene algo que nadie quiere hacer. A menudo hay numerosas tareas que todos querrían evitar. Asegúrese de que estén divididos de manera justa, y tome su parte.

Dar respuesta rápida

Recuerde que la retroalimentación es más que decir, "buen trabajo" o "mal trabajo" es "fue un gran trabajo porque …" y "no resultó tan bien porque …" Sin las frases porque nadie aprende. Y mientras esté buscando dar feedback, asegúrese de que está aceptando el feedback de los miembros de su equipo.

Nuevamente, los está capacitando para hacer un gran trabajo y les recuerda que su éxito es su éxito y que están todos juntos en esto. Al proporcionar comentarios y enseñarles cómo realizar una tarea, especialmente si tiene más experiencia, estará creando un entorno de trabajo positivo.

Mantener a todos informados

Como líder del equipo, reportará el progreso a los gerentes y líderes superiores de su organización. Asegúrese de llevar la información de esas reuniones a su equipo. Además, informe a su grupo lo que va a decir en estas reuniones.

Además, otorgue crédito a todos, especialmente cuando se trata de un elogio. ¿Va bien el proyecto porque eres fabuloso? Bueno, por supuesto, pero no digas eso. Digamos que el proyecto va bien porque el equipo es fabuloso. Todos sabrán que eres parte del equipo.

Pero ¿y si el proyecto va horriblemente? ¿Compartes la culpa? Sí, pero solo en privado. Usted va a los miembros del equipo individualmente y trabaja para ayudar a cambiar su dirección o contribución. Si eso no funciona, ve a tu jefe y aborda los problemas.

Si tiene el poder de eliminar personas del equipo, ahora es el momento de hacerlo, pero si no lo hace, puede hablar con la persona que lo hace. Pero hagas lo que hagas, no empieces a chismear o quejarte de los miembros de tu equipo. Destruirá su moral y empeorará todo.

Recuerde que un proyecto de equipo dirigido con éxito puede mejorar su carrera, mejorar su reputación profesional y hacer que su trabajo sea visible en su organización. El resultado puede ser asignaciones adicionales o una promoción.

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Suzanne Lucas es una escritora independiente que pasó 10 años en recursos humanos corporativos, donde contrató, despidió, administró los números y verificó con los abogados.