Consejos de gestión de presupuesto para nuevos gerentes

Lo más probable es que, cuando alguien sea promovido a su primer rol de administración, sea la primera vez que administre el presupuesto de un departamento.

La mayoría de los gerentes nuevos reciben poca o ninguna capacitación formal sobre cómo desarrollar una previsión presupuestaria, hacer un seguimiento de sus gastos o cómo realizar ajustes a mitad de año. A menudo se les entrega una hoja de cálculo o un informe de su gerente o del departamento de finanzas, y se espera que sepan cómo hacerlo, o que aprendan por ensayo y error.

Si bien "prueba y error" puede ser una forma efectiva de aprender una nueva habilidad, sería mejor si un nuevo gerente no tuviera que cometer demasiados errores dolorosos. Aquí hay algunos consejos.

Invertir el tiempo para aprender desde el principio

No hay mejor momento para hacer preguntas "estúpidas" que cuando eres nuevo en algo y nunca lo has hecho. Es mejor preguntar y pasar el tiempo de aprendizaje por adelantado, en lugar de esperar hasta que alguien tenga que señalar sus errores. Solicite tiempo a su gerente (o predecesor si puede) para revisar la filosofía subyacente, los objetivos generales, el formato y cada artículo de línea. Si su organización tiene una persona financiera, pídale a esa persona que pase tiempo con usted también. La mayoría se sentirá halagada y dispuesta a compartir su experiencia.

Después de todo, si pueden enseñarle cómo hacer las cosas de acuerdo con sus especificaciones por adelantado, más adelante les causará menos dolor de cabeza.

Tome un curso de “Finanzas y presupuestos para gerentes no financieros”

Consulte con las escuelas de negocios de su universidad local, bajo "Educación Ejecutiva". La mayoría de las escuelas de negocios ofrecen cursos de uno a tres días sin crédito. Durante o después del curso, tómese el tiempo para revisar el informe anual de su empresa y comprender los diversos índices e informes financieros.

Administre el presupuesto de su departamento como si fuera su propio negocio

Cuando trabajamos para grandes organizaciones, tendemos a tratar el dinero de "la compañía" como si creciera en los árboles. No lo hace, y ahora es su trabajo como gerente tomar posesión personal de los recursos de su departamento.

Ser un jugador de equipo

Si es posible, revise el presupuesto de su gerente. Si bien es importante tomar posesión de su presupuesto, su unidad es parte de una entidad más grande. Pídale a su gerente que le muestre dónde encaja su presupuesto y que respalde la imagen general, así como las interdependencias con sus pares. Puede haber ocasiones en que otro departamento necesite dinero para objetivos que son una prioridad más alta que la suya. No espere a que se lo pidan o lo retiren; sea proactivo y ofrezca ayuda a su administrador de pares. Serás visto como estratégico y colaborativo.

No juegues juegos estúpidos

Solo porque "todo el mundo lo hace" no significa que no sea estúpido y malo para la empresa. Un ejemplo de un juego de presupuesto estúpido típico que los gerentes juegan es “usarlo o perderlo”. Es cuando se acerca el fin de año y su presupuesto se está ejecutando por debajo de su pronóstico. En años anteriores, cuando se gastó menos, el presupuesto del año siguiente se estableció en función del real de ese año. Por lo tanto, para no volver a recortar su presupuesto, salga de compras: compre cosas que no necesita o almacene por si acaso lo necesita.

Seguimiento de sus gastos mensuales y hacer correcciones proactivas

No asuma que "alguien" le dirá cuándo está por encima del presupuesto. De hecho, es posible que incluso tenga que solicitar informes mensuales o mantenerse al día. No espere hasta el final del año, cuando sea una sorpresa (para usted y su jefe). Para entonces, es demasiado tarde para investigar y hacer correcciones. Sea responsable, mídase a sí mismo e informe de manera proactiva a su gerente.

Sé transparente e involucra a tu equipo

Comparta su presupuesto con su equipo, e incluso participe en la configuración del pronóstico. Involucrar a su equipo y ayudarles a comprender el proceso de presupuestación crea un sentido de propiedad compartida y alienta a sus empleados a encontrar formas creativas de administrar los gastos.

Ser estratégico

No se limite a tomar los datos reales del año pasado y agregar un diez por ciento al pronóstico del próximo año. Comience con el desarrollo de una estrategia y objetivos, y luego determine los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos. Si necesita más que el año pasado, entonces prepare un caso de negocios para justificar su solicitud de financiamiento adicional.

No te excedas

Si bien la administración del presupuesto es un papel importante para un gerente, nunca pierda de vista los activos más importantes: ¡su gente! Asegúrese de que está gastando al menos cinco veces el tiempo de desarrollo de su equipo en el que está haciendo números.