Utilice la capacitación y el desarrollo de los empleados para motivar al personal

¿Quiere mantener a su personal motivado para aprender nuevos conceptos? La calidad y la variedad de la capacitación de los empleados que proporciona son clave para la motivación. Las razones para ofrecer capacitación a los empleados son muchas, desde la capacitación operativa para nuevos empleados hasta la introducción de un nuevo concepto en un grupo de trabajo o la instalación de un nuevo sistema informático.

Cualquiera sea la razón para realizar una sesión de capacitación para empleados, es fundamental desarrollar la capacitación de los empleados en el marco de un programa integral, continuo y consistente. Este programa de capacitación para empleados de calidad es esencial para mantener a su personal motivado para aprender nuevos conceptos y, en última instancia, para que su departamento sea rentable.

Componentes esenciales de los programas de capacitación de empleados

Un programa completo de capacitación para empleados incluye un programa formal de capacitación para nuevos empleados con una visión general de las expectativas de trabajo y las habilidades de desempeño necesarias para desempeñar funciones de trabajo. Un programa de capacitación para nuevos empleados proporciona una comprensión fundamental de la posición y cómo la posición se ajusta a la estructura organizativa.

Cuantos más conocimientos previos tenga el nuevo asociado, la forma en que un grupo de trabajo se interrelaciona con los departamentos auxiliares, más comprenderá el nuevo asociado su impacto en la organización.

Otro aspecto de un programa de capacitación integral para empleados es la educación continua. Los programas de capacitación de empleados más efectivos asignan la responsabilidad de la educación continua a una persona en el departamento. Esta es una función importante para mantener a todos los miembros del personal al tanto de las políticas, los procedimientos y la tecnología.

Entrenamiento de nuevas contrataciones

Un sólido programa de capacitación para nuevos empleados comienza con la creación de un manual de capacitación para empleados. Este manual actúa como un bloque de construcción de habilidades prácticas y técnicas necesarias para preparar al nuevo individuo para su posición.

Para que el departamento entienda las políticas y los procedimientos actuales, un gerente debe asegurarse de que los manuales del departamento o la capacitación en línea para los empleados se mantengan actualizados. Esto incluye cualquier mejora del sistema o cambios en la política o el procedimiento.

Además, concéntrese en el usuario cuando diseñe manuales de capacitación o capacitación en línea. Use un lenguaje que no sea corporativo, incluya imágenes y multimedia y manténgalo interesante para el lector. Cuando sea posible, incorpore imágenes visuales de la pantalla de la computadora con capturas de pantalla para ilustrar funciones, ejemplos y procedimientos.

En el trabajo de formación

Otra forma de capacitación para nuevos empleados incluye la capacitación de un nuevo asociado directamente al lado de un asociado existente. Algunos lo llaman Formación en el trabajo (OJT, por sus siglas en inglés) o capacitación en paralelo. Esta estrategia le permite al nuevo asociado ver de primera mano las diferentes facetas de la posición. Además, OJT le permite al nuevo empleado la oportunidad de desarrollar una relación de trabajo con un asociado existente.

Aquí hay recursos adicionales para la capacitación y orientación de nuevos empleados.

Educación continua en la formación de empleados

Un programa de educación continua para un departamento es tan importante como la capacitación para nuevos empleados. Cuando entrene a un nuevo asociado, entienda que solo retendrán aproximadamente el 40 por ciento de la información aprendida durante la sesión de entrenamiento inicial.

Por lo tanto, recordar al personal sobre diversos procedimientos y conceptos debe ser continuo, ya sea con un enfoque formal o informal.

El enfoque formal o tradicional para la capacitación de los empleados a menudo incluye a un miembro de la gerencia que envía un memorándum a cada asociado. El enfoque informal ya menudo más atractivo para un aprendiz visual es enviar una hoja de información de una página.

Esta hoja de información, llamada alerta de capacitación, debe ser informativa y presentada de una manera no amenazadora. Si cambia una política o un procedimiento, el enfoque informal prepararía mejor al departamento para recibir esta actualización.

Antes de armar un programa de capacitación para empleados de educación continua, el equipo de administración debe decidir sobre el resultado deseado. Una pregunta importante a tener en cuenta: "¿Desea que el programa mejore las habilidades de su asociado o desea ayudar a su asociado con el desarrollo personal?"

Si bien hay algo en común entre estas respuestas, la principal diferencia es la oportunidad para que el equipo de administración moldee a los futuros miembros del equipo de administración. Si el resultado deseado es simplemente mejorar las habilidades sin desarrollo personal, el departamento tendrá un personal que simplemente sabe cómo hacer su trabajo un poco mejor.

Si bien ese es un resultado positivo, usted quiere que su compañía piense "fuera de la caja" y diseñe un programa que permita e incluso aliente el pensamiento crítico y la resolución de problemas.

Por lo tanto, al diseñar un programa de educación continua, el resultado deseado debe combinar la mejora tanto técnica como personal. Este tipo de programa de capacitación le brinda al personal la oportunidad de desarrollar habilidades de administración sólidas, junto con una mejor comprensión de su posición y función, y entender cómo encajan en la organización.

Mezcla de entrenamiento técnico con desarrollo personal

Si descubre durante el proceso de evaluación, por ejemplo, que las habilidades de redacción en el departamento son bajas, deberá mejorar esas habilidades desarrollando una sesión de capacitación correspondiente. Esta sesión de escritura podría incluir temas sobre los aspectos básicos de la escritura, como la ortografía, la puntuación, la estructura de las oraciones y el uso correcto de las palabras. Sobre la base de estos conceptos básicos, puede darles a sus participantes un ejercicio aplicable, como escribir una carta a un cliente pidiendo disculpas por un envío tardío.

Proporcionar información de antecedentes del participante sobre el cliente. Dígales que el cliente ha comprado durante diez años y siempre ha realizado los pagos puntualmente. Dales diez o quince minutos para redactar un borrador y luego presentar su carta al grupo.

Una vez que alguien haya leído una carta, pida a los participantes que ofrezcan retroalimentación para mejorar; Como capacitador, señale los aspectos positivos de la carta.

Otro mecanismo que ayudará con la educación continua es permitir que los miembros del personal desarrollen una afiliación con una asociación o grupo industrial. Este tipo de educación es tangible y se ha demostrado que tiene un historial positivo con las oficinas locales y sus grupos comerciales de la industria. Los miembros del personal tienen la oportunidad de reunirse periódicamente y discutir los problemas que están experimentando en su negocio.

Esta es una experiencia positiva para todos los involucrados: la información obtenida puede ser útil para otras personas que pueden participar en una situación similar, mientras que las personas que han experimentado una situación similar tienen la oportunidad de hablar sobre sus soluciones que funcionaron de manera efectiva.

El entrenamiento eficaz engendra el éxito

El mejor tipo de programa de capacitación de empleados para un grupo de trabajo es uno que se adapte a sus necesidades. Entonces, ¿cómo sabes cuáles son sus necesidades? Una forma es trabajar con los miembros del personal que son responsables del área. Si es posible, haga una muestra aleatoria de los planes de desarrollo del desempeño del personal y busque consistencias en las áreas de desarrollo necesarias. Otro enfoque es realizar una evaluación de necesidades de capacitación y preguntar a los miembros del personal qué habilidades les gustaría desarrollar.

No importa cómo determine qué tipo de sesiones de capacitación de empleados se necesitan, recuerde que cuando desarrolle el curso, mantenga el concepto original. Si se considera más de un concepto durante el proceso de planificación, divida los conceptos en dos talleres.

Tenga en cuenta que una sesión de capacitación productiva para empleados puede y debe realizarse en menos de dos horas. Algo más de dos horas y perderás a tu público. Finalmente, durante la sesión de entrenamiento real, realice al menos una o dos actividades para mantener la mente activa de los participantes y para evitar quedarse dormido o soñar despierto.

¿Realmente necesitas una sesión de entrenamiento para empleados?

Si bien una sesión de capacitación para empleados puede ser efectiva, puede que no siempre sea el mejor enfoque para satisfacer las necesidades de capacitación. Si el concepto que está introduciendo se define como conocimiento elemental o común, cree una alerta de capacitación para empleados.

Una alerta de capacitación para empleados es un método excelente para comunicar y reforzar conceptos que se considerarían de conocimiento común o información sobre nuevos empleos. Ponga en línea las alertas de capacitación para empleados, distribúyalas por correo electrónico o, en algunos casos, cuando los empleados no tengan acceso a una computadora, escriba las alertas de capacitación para empleados en formato de viñeta en una copia impresa.

Use papel de color y agregue algunos destellos y / o gráficos a la pieza del documento. Descubrí que cuando los miembros del personal reciben un trozo de papel verde fluorescente en su buzón en lugar de uno blanco, es más probable que lo recojan y lo lean.

Manteniendo el aprendizaje en marcha

Si las capacidades están disponibles y el departamento desea divertirse mientras aprende, desarrolle un juego. Esto puede ser cualquier cosa desde Family Feud to Jeopardy y más. Haga que el personal responda las preguntas creadas por la gerencia del departamento relacionadas con situaciones de trabajo y / o personas. Es sorprendente lo que las personas recordarán de una situación divertida frente a una experiencia de aprendizaje forzado.

Mantenga las clases de capacitación de los empleados informativas y ligeras. Si bien la comunicación de las ideas es importante, el objetivo número uno debe ser mantener al personal interesado, involucrado y entretenido durante el taller. Esto puede ser difícil si no empleas un entrenador animado.

Introducir el departamento al concepto de aprendizaje mixto. Permitir que el personal alcance sus niveles de aprendizaje a partir de diferentes recursos. Si bien las alertas de capacitación de los empleados y las sesiones de capacitación de los empleados provienen directamente de la administración, desafíe al personal a buscar en línea otras ideas que puedan funcionar en su departamento.

En primer lugar, recuerde que el aprendizaje puede y debe ser divertido. Los miembros de su personal desean absorber el conocimiento, y lo más probable es que quieran aprender conceptos cuando se presenten de una manera fresca, animada y emocionante. Darle un giro a sus actuales métodos de capacitación para empleados puede ayudar a las personas a entusiasmarse con el aprendizaje.

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Jeffrey Bodimer es el Director de Operaciones / Director de Cumplimiento de American Higher Education Development Corporation.