Cómo desarrollar un plan de outsourcing

Muchas discusiones sobre la subcontratación en los medios de comunicación hacen que parezca complejo, pero es bastante simple. Incluso en nuestros hogares, "subcontratamos" muchas tareas: cocinar, mantener el césped y cuidar niños, solo por nombrar algunos. Cuando no tenemos el tiempo, el enfoque o las habilidades para hacer el trabajo nosotros mismos, buscamos a alguien que pueda y alguien que haga el trabajo por un precio que podamos pagar. Las corporaciones funcionan de la misma manera, aunque sus decisiones pueden involucrar más factores y tomadores de decisiones.

Proceso de desarrollo

Pero al igual que las familias toman decisiones diferentes, las empresas pueden tomar decisiones sorprendentemente diferentes sobre la subcontratación.No hay una plantilla que funcione para todas las empresas, pero hay un proceso que todas las empresas deben considerar:

Realización

En el pasado, muchas empresas ni siquiera sabían lo que era la subcontratación. Hoy en día, saben sobre la subcontratación, pero es posible que no se den cuenta de la cantidad de programas de subcontratación (y similares a la subcontratación) que ya operan: centros de copiado, salas de correo, gestión de instalaciones, TI e incluso partes de un departamento legal corporativo. Es posible que la subcontratación no resuelva todos los problemas, pero aprender acerca de la generación anterior de contratos identificará nuevos proyectos y proporcionará información valiosa.

El establecimiento de metas

Para tener éxito en la creación de un programa de subcontratación, debe definir objetivos específicos, como reducir los costos corporativos generales en un cinco por ciento, concentrarse en la eficiencia para una única ubicación o solo observar las funciones realizadas en una unidad de negocios. Las metas no necesitan detalles tremendos. A medida que aumente su experiencia en outsourcing, las definiciones cambiarán.

Participación

Necesita participantes de muchas áreas de experiencia para proporcionar información al plan, verificar las suposiciones y proporcionar el criterio de los expertos. Cuando pase de un plan general a proyectos específicos, repetirá este proceso y creará subgrupos con un conocimiento aún más específico.

Identificación

Ahora que tiene objetivos y expertos para identificar e interpretar la información, es el momento de identificar proyectos específicos para su programa de subcontratación. Cada empresa desarrolla diferentes criterios y está impulsada por la cultura tanto como por el análisis financiero u operacional, pero existen criterios comunes que debe considerar:

• Decisiones anteriores: Su empresa probablemente tomó decisiones anteriores sobre el uso de no empleados, como trabajadores temporales o contratos de servicio. Trabaje con Adquisiciones y su PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) para obtener más detalles. Vea cómo abordaron los problemas en esta lista y recopile las lecciones aprendidas.
• Pericia: ¿Está desempeñando funciones o produciendo productos sin la suficiente experiencia, o tiene problemas para retener a los gerentes? ¿La gerencia actual tiene un plan para abordar estos problemas? Si no, este podría ser un buen proyecto de outsourcing.

• Calidad: Incluso si una función tiene personas con las habilidades adecuadas y gerentes experimentados, es posible que no obtenga el nivel de servicio que necesita. ¿El gerente realiza encuestas de clientes? ¿Qué dicen los clientes sobre productos o servicios? Una brecha en la calidad o la falta de interés en el servicio al cliente es otro indicador para la externalización.
• Costo: Un servicio excepcionalmente de alta calidad no es necesariamente un buen valor. ¿Cómo se comparan sus costos con los competidores? ¿La función produce informes mensuales: costos unitarios, costos operativos, tendencias de costos plurianuales? Si esta función no puede producir estos informes, un servicio subcontratado podría proporcionar una mayor transparencia en sus operaciones.

• Escala: Cuando examine toda su empresa, hará muchos descubrimientos inesperados. Mantente enfocado! Un gran proyecto es un mejor candidato para la subcontratación que varios proyectos más pequeños. Ese gran proyecto solo requerirá muchos menos recursos administrativos y de gestión. Mantenga una lista completa, pero solo seleccione candidatos que brinden un gran impacto en su primera ola de proyectos.
• Seguridad: Ahora tienes una buena idea de proyectos potenciales. Es hora de filtrarlos de acuerdo a las normas de seguridad. La seguridad es un tema complejo y controvertido. Diferentes estándares se aplican a diferentes industrias, y algunas empresas son más conscientes de la seguridad que sus competidores. Comprenda los estándares internos y de la industria, y limite los proyectos de subcontratación en consecuencia. Incluya los departamentos legales, de TI, de seguridad corporativa, de cumplimiento (si corresponde) y cualquier departamento de "riesgo" en sus discusiones.

• Priorización: Cada elemento anterior (y quizás otras características) debe puntuarse, y luego a cada proyecto se le debe asignar un "valor de subcontratación" total. Sin lugar a dudas, habrá mucho debate sobre qué características son las más importantes, si sus puntuaciones son precisas y si se deben considerar otras características. No se sorprenda si este proceso dura meses o incluso años.
• Comunicación: En el momento en que ha priorizado proyectos potenciales, ha celebrado muchas reuniones y ha hablado con mucha gente. Espere que estas discusiones sean información pública en los departamentos que ha seleccionado para la subcontratación. Siempre asuma que estas discusiones llegarán a su población de empleados, a menudo en tiempo real. Las comunicaciones corporativas cuidadosamente pensadas deben estar preparadas y listas. Nunca dejes que los rumores se conviertan en una mejor fuente de información que los hechos.

Ejecutando

Al final de este proceso, tendrá su plan de subcontratación inicial. Hay muchos más pasos a medida que ejecuta este plan: confirmar datos, crear subcomités para proyectos específicos, identificar proveedores, ejecutar pilotos, adjudicar contratos, etc. Sin embargo, desarrollar su plan le proporciona los primeros y más importantes pasos.