10 cosas para recordar para la implementación de su proyecto

Has pasado todo ese tiempo trabajando con tu equipo y entregando un producto fantástico. Ahora es el momento de poner eso en vivo y hacer que los usuarios se apropien del resultado final. ¿Estás listo? Estarás después de haber leído esto.

1. La implementación del proyecto comienza con un plan

Independientemente de lo que esté implementando, necesita un plan para hacer la transición del proyecto de "proyecto" a "negocio como siempre". Con suerte, esto ya está documentado, o al menos esbozado. Es la parte del proyecto que se encuentra entre la ejecución del proyecto y el cierre del proyecto en el ciclo de vida del proyecto.

Si no tiene un plan detallado, ahora es el momento de averiguar exactamente cómo esta parte del proyecto se reducirá. El resto de este artículo te ayudará.

2. Involucrar al equipo de operaciones.

Si no tiene el negocio como de costumbre o los equipos operativos están totalmente involucrados, comience ese compromiso ahora. Ellos van a poseer la salida en el futuro. Si construyes una oficina, van a trabajar en ella. Si diseñó una aplicación para teléfonos inteligentes, la venderán y se ocuparán de las quejas de los clientes.

Deben estar listos para recibir lo que sea que su proyecto les esté dando.

Consejo de bonificación: Fomente la confianza con las personas adecuadas al inicio del proyecto y se recuperará en este punto.

3. Prepare sus materiales de capacitación

Sería fantástico si su proyecto ofreciera algo tan intuitivo que nadie necesitara capacitación sobre cómo usarlo, pero rara vez es el caso de los proyectos complejos en los que trabajamos hoy.

Si se trata de una pequeña mejora en un sistema existente, puede enviar un breve correo electrónico a los usuarios y una captura de pantalla de lo que se verá diferente cuando inicien sesión mañana.

Algo más que eso, y necesitarás juntar un material de capacitación serio para ayudarlos a enfrentarlo.

Consejo de bonificación: Asegúrate de tener personas alineadas para impartir la capacitación. Si va por el camino de la capacitación "en vivo" (o incluso de la capacitación a su propio ritmo en línea (aún necesita que alguien registre los materiales), debe verificar su disponibilidad. Idealmente, no debería impartir capacitación como gerente de proyecto.

4. Programar tiempo suficiente para el entrenamiento

Entrenamiento, eso es una tarde, ¿verdad? Podemos incluir capacitación de salud y seguridad para el nuevo personal en un descanso para almorzar, ¿de acuerdo?

¡No! Hable con algunas personas en sus equipos de recursos humanos y descubra cuánto tiempo lleva realmente para brindar una capacitación de calidad. Agregue a eso el hecho de que es posible que tenga que realizar cursos presenciales varias veces para permitir que las personas se encuentren en diferentes turnos o en el trabajo o que participen en algo tan importante que no puedan asistir a la capacitación ese día, y usted puede ver qué tan rápido se expande el tiempo de entrenamiento.

Necesitas por el tiempo que necesites. Disminuya la capacitación y no obtendrá el retorno de la inversión del uso en su resultado final. Sencillo.

5. Comunicar, comunicar, comunicar

¿Todos saben lo que va a pasar el día de Go Live? Si es necesario, prepare un plan de cuenta atrás que documente quién está haciendo qué por cada hora. Los hemos utilizado con éxito en grandes implementaciones de software donde hay varios pasos y equipos involucrados para poner en marcha la nueva tecnología. Por ejemplo, el equipo de infraestructura necesita asegurarse de que el hardware esté listo y haya pasado por las comprobaciones finales. Luego, el equipo de la plataforma prepara el entorno y toma las copias de seguridad necesarias.

Un equipo de aplicaciones realiza la instalación y luego hay una migración de datos que necesita que el usuario finalice la sesión. Puede ver cómo tantas partes móviles podrían causar problemas si no hay un enfoque claro paso a paso para ejecutar el gran día.

6. Organiza tu documentación

Los documentos de su proyecto formarán la base de lo que las personas verán en el futuro para averiguar qué necesitan saber sobre lo que sucedió.

Asegúrese de archivar y ordenar toda la documentación relacionada con el proyecto, incluidos los registros del proyecto y los informes del proyecto que muestren el historial y las decisiones clave. La gente podría necesitar referirse a estos en el futuro.

7. Hacer la gestión del cambio

O trabaje con alguien que lo va a hacer, si tiene líderes de departamento capacitados o un gerente de cambio de negocios en el personal.

La gestión del cambio en los proyectos es un factor clave para asegurarse de que obtiene los beneficios comerciales que espera. Puede ayudar a integrar los nuevos procesos o productos y evitar que las personas vuelvan a las viejas formas de trabajar.

8. Comprobar la transferencia de conocimientos.

De acuerdo, no hará que el Service Desk de TI realice un examen de su proyecto ni nada, pero dedique un poco de tiempo y esfuerzo para comprobar que realmente han incorporado el conocimiento que les ha transferido.

Puede hacer esto permaneciendo durante la primera semana de funcionamiento o haciendo que se involucren en el manejo de proyectos, o incluso dejándolos ejecutar toda la implementación.

Esté allí si lo necesitan, y hable con la administración de esos equipos para verificar que todos se sientan confiados antes de mudarse.

9. No olvides los datos

Ya sea que esté implementando algo nuevo o actualizando algo, habrá datos de la organización involucrados de alguna manera. Si tiene que mover datos de un lugar o sistema a otro, planifique eso (y cómo va a verificar que todo esté bien). Si está creando nuevos orígenes de datos, ya sea una nueva ubicación de oficina o producto de software, asegúrese de que pueda enviar datos a los sistemas principales de la empresa según lo previsto.

En muchos casos, la prueba final es en el entorno en vivo. Tenga el equipo técnico y los analistas de datos en espera en caso de que las cosas no funcionen como esperaba.

10. Planea tu salida

No quieres ser parte de este proyecto para siempre, así que debes saber que puedes salir con gracia. La idea es hacer que su dispositivo sea prescindible para que pueda pasar fácilmente a un nuevo proyecto. Una vez que el equipo, como de costumbre, puede mantenerse por sí solo, ya no debería ser necesario. ¡Planea hacer que eso suceda lo más rápido posible!