Cómo escribir una solicitud de propuesta o RFP

Una solicitud de propuesta, a veces llamada RFP o RFQ ("solicitud de presupuesto"), es un documento que una compañía emite cuando quiere comprar un producto y quiere poner sus especificaciones a disposición del público. Este suele ser el caso cuando varias empresas pujarán por el trabajo y la RFP invita a precios más competitivos. Pero, si no prepara la RFP correctamente, su esfuerzo puede generar ofertas que son una pérdida de tiempo o, lo que es peor, ninguna oferta. Aquí se explica cómo crear una RFP para garantizar los mejores resultados.

Dificultad: Promedio

Tiempo requerido: Varios dias

Los 12 pasos

1. Haz tu tarea:Calcule lo que necesita, lo que desea y lo que es posible antes de comenzar a escribir su RFP. No emita un RFP para una máquina que puede producir 1,500 widgets por hora si nunca ha vendido más de 25 al mes. No tiene sentido emitir una RFP para un automóvil de alta potencia cuando un mensajero puede atravesar el tráfico con la misma rapidez en una bicicleta.
2. Distinguir entre tus necesidades y deseos: Si desea comprar una aplicación que pueda transmitir imágenes entre la oficina central y sus camionetas en el sitio de trabajo, puede especificar la cantidad de imágenes que necesita por segundo, el tamaño máximo de las imágenes que necesita y la resolución necesaria. Si bien puede ser bueno tener esas imágenes en color, decide si eso es realmente necesario. Si realmente necesita un cierto específico, use palabras como "voluntad", "deberá" y "debe". Esto indica que estos son los requisitos. Las especificaciones que son simplemente "deseos" deben identificarse con palabras como "puede", "puede" y "opcional".

1. Decida cómo se verá el ganador: Las propuestas que reciba en respuesta a su RFP serán diferentes. Cada compañía que responde tendrá diferentes fortalezas y debilidades. Algunos se enfocarán en el costo más bajo. Otros se centrarán en la mejor calidad. Y otros ofrecerán un conjunto completo de características. Decida por adelantado qué es lo que está buscando: el costo más bajo, la entrega más rápida o una combinación de ambos.
2. Organizar el documento: Todo lo que escriba para negocios debe ser pensado y organizado. Un esquema es un buen lugar para comenzar. Como mínimo, necesitará secciones para una introducción, requisitos, criterios de selección, líneas de tiempo y procesos. Muchas de estas secciones tendrán subsecciones.

1. Escribe la introducción: Aquí es donde explicará a los posibles oferentes por qué está publicando la RFP y qué espera lograr al hacerlo. La introducción también puede incluir un resumen de los puntos clave seleccionados de las otras secciones, incluida la fecha de vencimiento. La introducción de una RFP para un sistema de transmisión de imágenes puede leer algo como esto: "XYZ Company solicita propuestas para un sistema altamente confiable y fácil de usar, capaz de transmitir imágenes desde la oficina principal a furgonetas en cualquier lugar del área metropolitana. Ofertas receptivas debe recibirse antes del lunes 5 de marzo de 2007 a las 8 am PST ".

1. Explicar los requisitos: Esta sección es una de las más importantes y generalmente toma más tiempo. Deberá especificar el tamaño y la claridad de las imágenes a transmitir y la velocidad necesaria. Sea específico, pero no diga a los oferentes cómo desea que se realice el trabajo a menos que sea esencial. Es posible que desee dividir esta parte en subsecciones. Por ejemplo (a) el tamaño de la imagen y la calidad (b) de transmisión, que podrían incluir tanto la velocidad deseada como cualquier requisito que haga que la transmisión sea segura (c), las opciones deseadas, donde podría enumerar el color como una opción deseable.

1. Criteria de selección: Aquí es donde le dice a los ofertantes cómo seleccionará la oferta ganadora. Puedes divulgar tanto o tan poco como quieras. Es una buena idea incluir una frase como "El postor ganador, si lo hubiera, será seleccionado únicamente por el juicio de XYZ Company". Es posible que desee crear una hoja de cálculo que otorgue a cada oferta un cierto rango de puntos en cada categoría.Luego, haga que un equipo elija la mejor oferta de las que tienen las tres mejores puntuaciones.
2. Líneas de tiempo: Esta sección le dice a las compañías qué tan rápido deben actuar y cuánto se espera que tome el proceso. Sea razonable cuando establezca sus plazos. No solicite propuestas para sistemas complejos, luego dé a los oferentes solo unos días para responder. Permita más tiempo para preparar una oferta si su RFP es grande, si su compra deseada es complicada o si necesita una respuesta muy detallada. También es aquí donde puede decirles a los oferentes cuánto tiempo tomará el proceso de evaluación cuando se les notificará si tuvieron éxito, y qué tan pronto deben entregar lo que prometieron.

1. Proceso: Use esta sección para explicar cómo funcionará el proceso, desde el envío de la RFP hasta la adjudicación del contrato y cuándo comenzará el trabajo. Esta sección podría decir: "Las ofertas vencen en la fecha especificada en el Paso 8 anterior. Todas las ofertas se revisarán para asegurarse de que cumplan con todos los requisitos y respondan. Todas las ofertas sensibles se puntuarán en X categorías (puede nombrar las categorías si usted desea) y las tres ofertas principales serán evaluadas por el equipo de la propuesta para seleccionar al licitador ganador y un suplente. Se espera que las negociaciones con el licitador ganador resulten en una adjudicación del contrato dentro de dos semanas ".

1. Decida cómo enviar el RFP: La mayoría de las RFP se envían por correo, pero no tienen que serlo. Puede enviar una solicitud de propuesta por correo electrónico o publicarla en el sitio web de su empresa. Solo asegúrese de especificar el nombre (o número de oferta) que los postores deben usar para identificar la RFP a la que están respondiendo.
2. Decida quién recibirá la RFP: Es posible que ya haya identificado a los proveedores a quienes desea comprar. Su empresa puede incluso tener una lista de proveedores aceptables. De lo contrario, puede encontrar posibles proveedores a través de su red profesional, buscando en línea o preguntando a proveedores confiables sobre otros materiales para obtener sus recomendaciones. No limite su lista de quién recibe su RFP solo a grandes empresas o proveedores establecidos. Es posible que encuentre mejores ideas e incluso mejores precios de proveedores más pequeños que a menudo están más dispuestos a ganar su negocio.

1. Notificar al ganador: Una vez que haya completado todos los pasos anteriores, es hora de dar el salto y notificar a la RFP ganadora que es hora de seguir adelante con el proyecto.