Kit de herramientas de evaluación del sistema de seguimiento de solicitantes

Encontrar el sistema de seguimiento de solicitantes adecuado que satisfaga todas las necesidades de su organización puede ser una tarea abrumadora. Puede ser un desafío incluso saber dónde comenzar al considerar los sistemas de seguimiento de solicitantes y cómo comparar cada solución.

Aquí encontrará áreas importantes para investigar, preguntas para hacer y respuestas para analizar durante el proceso de evaluación de los sistemas de seguimiento del solicitante. Esta información guiará a su empresa en la búsqueda del sistema de seguimiento de candidatos adecuado para satisfacer sus necesidades.

Identificar el sistema de seguimiento de los solicitantes Tomadores de decisiones

Una empresa debe organizarse internamente antes de iniciar cualquier proceso de evaluación de sistemas de seguimiento de solicitantes. Cuando se prepara para evaluar un sistema de seguimiento de solicitantes, es esencial formar una colaboración de las partes interesadas y darles a estos tomadores de decisiones el tiempo para llegar a una decisión informada.

Su comité de selección debe estar preparado para evaluar las fortalezas y debilidades de cada proveedor de sistemas de seguimiento de solicitantes. El comité de selección debe incluir a estos miembros.

• Ejecutivo de selección: este suele ser un Vicepresidente Senior (SVP) o un Vicepresidente (VP) de Recursos Humanos que puede capacitar a los otros miembros del comité con una directiva y una visión claras. La persona también debe tener la capacidad de explicar la selección del proveedor en términos de Retorno de la inversión (ROI) a sus contrapartes.
• Gerente de selección: esta persona debe tener una comprensión completa del proceso de contratación y los puntos débiles de la compañía para crear tácticas de búsqueda y selección adecuadas.
• Miembro del comité: para garantizar que la voz de los usuarios esté representada y que se logre la adopción exitosa de la solución elegida.

• Colaboradores del comité: son miembros de otros departamentos que brindan información adicional al proceso de selección del sistema de seguimiento del solicitante. Aquellos con experiencia financiera pueden aportar información sobre la estabilidad financiera de los proveedores o comparar el costo total de cada sistema de seguimiento de solicitantes en relación con el presupuesto del proyecto. Los colaboradores de TI pueden educar a los miembros del comité sobre las capacidades técnicas de los sistemas de seguimiento de solicitantes de los proveedores y ayudar a comparar cada solución con su sistema actual.

  Los miembros del comité deben ser personas que puedan reconocer el valor de las herramientas tecnológicas, la optimización de procesos y el servicio al cliente en relación con su visión corporativa de la gestión del talento.

Documentar su proceso de contratación actual

Una vez que haya reunido el comité de selección del sistema de seguimiento de solicitantes, su primera tarea es crear un documento que haga un seguimiento del proceso de solicitud de empleado, su proceso de contratación y la función del gerente de contratación, el reclutador y el candidato para completar una contratación.. Entonces su comité debe discutir por qué cada paso es necesario y qué pasaría si se eliminara.

Simplifique su proceso de contratación y asegúrese de que cada paso realmente agregue valor y lo ayude a producir contrataciones de calidad. Esto le permitirá a su comité comparar las necesidades de su proceso de contratación con las capacidades de cada sistema de seguimiento de solicitantes. Esta evaluación es una gran oportunidad para conocer las mejores prácticas de contratación y para revisar y optimizar su proceso de contratación actual.

Identifique los requisitos para su sistema de seguimiento de solicitantes

Ahora que ha identificado claramente el proceso de contratación de su empresa, su comité está completamente preparado para identificar los requisitos de su empresa para un sistema de seguimiento de solicitantes. Tenga en cuenta que desea tener una respuesta clara a las siguientes preguntas:

• ¿Por qué estás comprando este sistema de seguimiento de solicitantes?
• ¿Su proceso de contratación actual está alineado con los objetivos de su empresa?

Mantener estas preguntas en mente ayudará a su comité a establecer un caso sólido para comprar una solución de rastreo de solicitantes. Para que el sistema de seguimiento de candidatos elija tener una conexión sólida con el ROI, su comité debe crear expectativas claras de lo que desea en un sistema de seguimiento de candidatos.

El sistema de seguimiento de los solicitantes debe establecer una mejor relación entre los reclutadores y los gerentes de contratación, optimizar el proceso de creación y aprobación de solicitudes y mejorar la calidad de las contrataciones. Su sistema de seguimiento de solicitantes debe racionalizar los esfuerzos de reclutamiento de los profesionales de Recursos Humanos a través de la automatización, creando un proceso de contratación más eficiente y rentable. Este es el momento perfecto para abordar los desafíos comunes de recursos humanos, como:

• Gran volumen de curriculums vitae sin una forma efectiva de aceptar, revisar y gestionar.
• Gran volumen de oportunidades de trabajo con una comunicación interna engorrosa.
• Incapacidad para acceder a la información rápidamente e informar sobre todas las métricas de reclutamiento.
• Perder candidatos calificados debido al almacenamiento fortuito de los currículums.
• Duplicación de esfuerzos de reclutamiento entre varias sucursales y divisiones a nivel local o en el extranjero.
• Gastos excesivos de mantenimiento y asistencia de TI con tecnología propia.
• Seguimiento inefectivo de los datos de cumplimiento EEO-OFCCP.

• Luchando para obtener la atención adecuada de TI para las actualizaciones y mejoras tecnológicas.

Además, aproveche esta oportunidad para considerar el valor de las mejoras de nuevos procesos y tecnologías, tales como:

• evitando utilizar diferentes módulos,
• mejorar la comunicación, y
• abordar los problemas globales.

Para que esto sea manejable, debe identificar los "elementos imprescindibles" para eliminar a los proveedores no calificados. Por ejemplo, como un factor fundamental, su comité puede decidir que solo considerará a los proveedores que proporcionan una solución basada en la Web en lugar de un sistema instalado, ya que la solución alojada elimina cualquier carga en su equipo de TI.

Identifique los requisitos para su sistema de seguimiento de solicitantes

La identificación de objetivos comerciales claros conectará sus prioridades con sus requisitos. Es imperativo que su comité se mantenga enfocado en los requisitos del sistema inicial. El comité debe evitar distraerse con elementos del sistema que no están en línea con las prioridades de su empresa. Ha reconocido los objetivos comerciales importantes y los requisitos clave a tener en cuenta al crear sus propios objetivos.

Requisitos clave a considerar en un sistema de seguimiento de solicitantes

• Procesos de eficiencia: la centralización de un proceso puede mejorar una variedad de tareas que incluyen, entre otras, las solicitudes de trabajo, el seguimiento, la gestión de la derivación de los empleados y los programas de transferencia.
• Permite a los candidatos solicitar de forma rápida y sencilla a su organización el salario y el alquiler por hora sin pasar por varias páginas de preguntas.
• Puede facilitar un reclutamiento de gran volumen sin dejar de ser rentable.
• Una solución escalable y altamente configurable que puede configurarse para nuestro proceso único de gestión de contratación y capaz de satisfacer nuestras necesidades cambiantes a medida que nuestra organización crece o nuestros procesos cambian.
• Capacidades de reporte mejoradas: muchas organizaciones se enfrentan al desafío de determinar su gasto total en proveedores, abastecimiento y comparación de métricas. La coordinación a través de una sola fuente permitirá una información centralizada y precisa.
• Permite a los reclutadores buscar en la base de datos sobre toda la información y por parámetros específicos.
• Incluye un Centro de informes que permite a los usuarios ejecutar informes ad-hoc y guardar criterios para su uso futuro, así como ejecutar informes estándar de la industria, incluidos el costo por contratación, el tiempo de llenado, la efectividad de la fuente y más.

Crear identidad y conciencia de marca

• Crear una conexión entre un solicitante y una experiencia de empleo positiva creará el reconocimiento de la marca. Una marca fuerte puede generar confianza que impulsará el tráfico de solicitantes y mejorará su grupo de talentos.
• Puede acceder a las páginas web de Branded Career Center a través del sitio web de su empresa.
• Permite a los reclutadores publicar fácilmente información sobre carreras en el sitio web de la compañía.
• Proporcionar capacidades en varios idiomas para soporte global.
• Cumple con EEO / AAP.
• La capacidad de mantener una medida precisa de dicha información se mantendrá de acuerdo con las regulaciones federales y evitará acciones legales contra la organización. También ayudará a establecer la calidad del solicitante.
• Capaz de capturar, rastrear y reportar datos EEO voluntarios, mientras se mantiene en cumplimiento con las pautas establecidas por EEO / OFCCP.
• Capaz de preseleccionar candidatos con preguntas de eliminación para indicar aquellos que cumplen con los requisitos básicos para el puesto.
• Comunicaciones mejoradas.
• Establece un entorno que informa eficazmente, unificará a todos los usuarios y agilizará las operaciones de la organización.
• Incluye un Centro de Comunicación para facilitar la comunicación entre los reclutadores, los gerentes de contratación y los candidatos. También permite a los usuarios programar citas, dejar notas y comentarios de entrevistas, enviar mensajes masivos y responder automáticamente a los solicitantes al recibir el currículum.

Atención al cliente para el sistema de seguimiento del solicitante

• La adopción total por parte del usuario depende del nivel de soporte al cliente proporcionado por el proveedor durante y después de la implementación.
• Un equipo de soporte disponible de inmediato, dedicado a gestionar los problemas de la empresa y los usuarios al tiempo que emplea las mejores prácticas de la industria.
• El nivel más alto de soporte disponible sin cargo para su empresa.

Evaluación de proveedores de sistemas de seguimiento del solicitante

Se recomienda que solicite una Solicitud de propuesta (RFP) a posibles proveedores que su comité haya decidido considerar. Esta es su oportunidad de obtener aclaraciones sobre cualquier tema para ayudar a su comité a determinar si el software de seguimiento del solicitante puede hacer el trabajo requerido. Su comité debe considerar los siguientes problemas importantes para diseñar una RFP efectiva:

• ¿El sistema apoya las principales preocupaciones de su comité? Esto se enlaza con la parte anterior del proceso de evaluación; debe conocer su proceso por completo antes de poder determinar qué funciones necesita. Su comité no puede distraerse con soluciones que pueden ofrecer funciones que no son su prioridad principal. Si bien pueden parecer atractivas, muchas características y funciones llamativas no crearán ningún valor para su organización si no son adoptadas por sus usuarios.
• ¿Ha instalado el proveedor el sistema en otra organización de un tamaño similar?
• Su comité debe tener acceso a referencias que puedan brindarle información sobre temas como la satisfacción del cliente y el seguimiento del proceso de implementación y las tarifas ocultas. Recuerde, las características no tienen ningún valor sin una fuerte adopción por parte del usuario.
• ¿En qué consiste el proceso de implementación? Tener una tasa de adopción exitosa comienza con la implementación adecuada. Desea asegurarse de que su proveedor elegido no deje a sus usuarios sin la capacitación adecuada y el soporte continuo. La implementación debe centrarse en el proceso de reclutamiento de su organización, no en aprender cómo adaptarse a su sistema.

  Nunca debe tener la sensación de que su programa de implementación lo hará sentirse perdido e inseguro de las capacidades del proveedor. Durante el proceso de evaluación, su comité debe tener la impresión de que, en función de las prioridades y los objetivos comerciales de su departamento, su implementación creará una base sólida para una asociación larga con su proveedor de sistemas de seguimiento de solicitantes. Recuerde que la adopción por parte de un usuario alto al sistema de seguimiento del solicitante generará un ROI más alto.

Más sobre la evaluación de proveedores de sistemas de seguimiento de solicitantes

• ¿Cuál es la visión y estrategia de crecimiento del vendedor? El vendedor debe demostrar liderazgo y visión de futuro como líder del mercado. Para presentar una solución integral, el proveedor debe tener en cuenta sus necesidades específicas y prepararse para el cambio y el crecimiento en el futuro.
• ¿Determine si esta solución contribuye a su plan de negocios general? Al final, el ejecutivo de selección probablemente deberá mostrar un retorno de la inversión esperado para defender la solución.

  El ejecutivo de selección debe buscar ahorros en cosas como la publicidad de reclutamiento, el valor de los empleados en el uso de firmas de búsqueda y la optimización de procesos proporcionada por el proveedor. La compañía también debe ahorrar en la retención de empleados y la calidad de los candidatos. Puede ser abrumador crear un documento de consultas completamente detallado que abarque todos los temas necesarios para evaluar un sistema de seguimiento de solicitantes.

• Más allá de las características y funciones, su comité debe asegurarse de discutir la capacidad del proveedor para servir como un socio a largo plazo para su organización. A medida que su comité lleva a cabo su proceso de evaluación de proveedores, debe asegurarse de considerar factores tales como:
• Estabilidad financiera: Llevar a cabo la diligencia debida en los estados financieros de todos los posibles proveedores bajo revisión. Encontrará que este es un tema perfecto a través del cual su colaborador del comité financiero puede guiarlo.
• Cualidades de los socios estratégicos: Para ofrecer una solución completa, algunos proveedores se asociarán con otras compañías de servicios para ofrecer a sus clientes un conjunto de servicios más completo. Su comité debe estar al tanto de cualquier asociación que esté involucrada con los proveedores competidores. La información puede proporcionar una idea de la posible asociación entre su empresa y el proveedor.
• Capacidades de reclutamiento: Independientemente del tamaño de su empresa, debe asegurarse de que el proveedor tenga la capacidad de respaldar el ciclo de vida completo de los empleados, desde el seguimiento de candidatos, la incorporación, la planificación de la sucesión hasta la contratación externa. Esto evitará que su compañía crezca fuera de su solución, lo que probablemente resultaría en agravación, una nueva evaluación y costosos costos de implementación.
• Desarrollo de producto futuro: Asegúrese de que el proveedor transmita una sólida comprensión de los desafíos que enfrenta el reclutamiento ahora y en el futuro. El proveedor que elija debe estar en el pulso de la tecnología y las noticias de la industria para adaptarse a sus necesidades cambiantes y garantizar que las configuraciones de la solución se estén utilizando a su máximo potencial.
• Integración con HRIS: Si bien es posible que desee que el colaborador de su comité de TI proporcione información sobre este asunto, no debe convencer a su comité para que utilice un sistema de seguimiento de solicitantes que no sirva adecuadamente a todo el departamento. Cualquier proveedor que valga la pena considerar debe proporcionar la capacidad de transferir información clave de su sistema a su sistema HRIS con una dificultad mínima.

Resumen de la selección de proveedores para sistemas de seguimiento de solicitantes

La línea de tiempo para un proceso de selección de proveedor para un sistema de seguimiento de solicitantes puede variar desde un mes hasta seis o más para completar. El siguiente es un calendario sugerido que le permitirá a su comité proyectar un marco de tiempo para el proceso de selección de proveedores para un sistema de seguimiento de solicitantes.

Tenga en cuenta que esto está sujeto a cambios en función de una fecha de implementación preferida.

Cronología para la selección de su proveedor para sistemas de seguimiento de solicitantes

• Formar un comité de selección - 1 semana
• Identificar las necesidades de la empresa - 1 a 2 semanas

Evalúe objetivamente a los proveedores frente a las necesidades identificadas de la compañía con el siguiente proceso:

1. Crear una larga lista de posibles proveedores - 1 semana
2. Solicite solicitudes de propuestas para proporcionar aclaraciones sobre cualquier tema o inquietud: 4 semanas
3. Cree una lista restringida usando sus criterios de evaluación clave - 1 a 2 semanas
4. Finalizar un proveedor - 3 a 6 semanas
5. Demostrar varios sistemas lo antes posible.
6. Presentaciones de ventas lo antes posible.
7. Visitas al sitio, según sea necesario

Tenga en cuenta que el objetivo principal de un sistema de seguimiento de solicitantes es capacitar a sus usuarios. Los miembros del comité deben poder reconocer y valorar las herramientas tecnológicas, la optimización de procesos, la visión de la empresa y el soporte al cliente para reducir estratégicamente a los proveedores en una lista corta de posibilidades reales.

Es probable que su lista corta no tenga muchas diferencias funcionales distintivas; por lo tanto, es importante tener en cuenta los elementos menos tangibles de ese proveedor.

Su comité debe buscar fuentes de información como el sitio web del proveedor, los grupos de noticias, los portales de Recursos Humanos y las ferias comerciales. Conéctese con colegas de otras compañías que son similares en tamaño, necesidades e industria para aprender de sus experiencias.

Asociarse con un proveedor orientado a servicios que sea el más compatible con la visión y los objetivos de su organización para el futuro será invaluable para todos los actores clave en la evaluación, selección e implementación del sistema de seguimiento de solicitantes.

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