Cómo crear un mensaje de fuera de la oficina de baja por maternidad

Crear la respuesta correcta fuera de la oficina es importante, especialmente cuando se encuentra fuera de la licencia de maternidad. El mensaje crea un límite personal que alerta al remitente de que no estará disponible durante su licencia y les informa con quién pueden comunicarse durante su ausencia. Configurar esto temprano puede permitirte elaborar una nota con propósito. De esta manera, se sentirá confiado en su mensaje y sus compañeros de trabajo y clientes se sentirán atendidos.

Aquí hay una explicación para ayudarlo a comprender la importancia de su mensaje y por qué debe programar tiempo para trabajar en él.

Establece expectativas para todos

La licencia de maternidad que tomas después de que nazca tu bebé es privada y muy especial. Los momentos con tu recién nacido nunca pueden ser recapturados. Por lo tanto, es importante proteger este período en tu vida.

Sabes cómo se siente recibir un correo electrónico del trabajo mientras estás de vacaciones, ¿verdad? Te sientes obligado a enviar una respuesta rápida. Pero mientras estás de permiso, realmente no tienes tiempo para eso. Además, la respuesta rápida puede convertirse en un problema mayor que abordar.

Usted está dando la bienvenida a un nuevo miembro en su familia. Este tiempo de unión se llenará con noches de insomnio, un horario impredecible, recuperación, citas con el médico, visitas y mucho más. Además, habrá una buena cantidad de cambios que querrá gestionar. Escribir correos electrónicos bajo estas condiciones no producirá su mejor trabajo.

Su mensaje de "fuera de la oficina" lo protegerá de las interrupciones del trabajo, así como de los correos electrónicos mal pensados.

Establecer límites es importante durante este tiempo. Para ayudar a poner en espera su vida laboral, establezca que su recién nacido y todo lo que viene con el paquete de alegría es la máxima prioridad. Cuando cree el mensaje de fuera de la oficina correcto, las personas entenderán cuál es su prioridad actual y respetarán el límite que establece.

Entonces, ¿cómo creas un mensaje asombroso para ayudar a proteger un momento tan especial?

Dé un pensamiento a su mensaje de fuera de la oficina

Cuando tenga aproximadamente 26 semanas de embarazo, comience a trabajar en el mensaje de fuera de la oficina. Si se le da la opción de guardar un título para esto, llámelo "Licencia de maternidad - Fuera de la oficina".

Preparar el mensaje con anticipación le da más control sobre lo que dirá su mensaje.

Usted es quien sabe cómo hacer su trabajo, quién asumirá sus responsabilidades y cuándo puede volver a la oficina. Decida si desea incluir una fecha o semana específica de regreso al trabajo, o considere no mencionar una fecha si no está seguro. Si no incluye a una persona específica con quien el remitente puede comunicarse, decida si desea proporcionar el correo electrónico o el número de teléfono de su gerente.

La creación temprana del mensaje le ahorra tiempo a usted, a su empleador y a sus contactos. Es posible que deba abandonar la oficina inesperadamente (para dar a luz a su bebé); como resultado, tener un mensaje preparado le da a su administrador de TI o su administrador un mensaje para usar. ¿Desea que IT o su administrador establezcan el tono de este mensaje? ¡Diablos no! Además, el mensaje creado por su empleador puede no reflejar el idioma o el mensaje que desea transmitir a sus contactos. También puede causar confusión o malentendidos con los clientes, especialmente cuando está fuera por un período prolongado de tiempo.

Informe a su gerente cuando su mensaje esté completo. Les encantará saber que estás preparado para tu salida, y hay una cosa menos que tendrán que hacer para apoyarte.

Cosas para incluir en su mensaje

A continuación hay un ejemplo de mensaje de fuera de la oficina que puede usar. Una vez que habilite el mensaje en su software de correo electrónico, responderá automáticamente a cualquier correo electrónico que se le envíe durante un tiempo específico.

Depende de usted si desea informar a los destinatarios dónde se encuentra. Simplemente puede decir que está fuera de la oficina, o puede anunciar que está de baja por maternidad. También puede utilizar una variante de este mensaje de correo electrónico para vacaciones prolongadas o viajes de negocios.

Donde vea (paréntesis), inserte las palabras o frases apropiadas para sus circunstancias.

Ejemplo de mensaje de correo electrónico de ejemplo de licencia de maternidad (versión de texto)

Gracias por su correo electrónico. Estoy fuera de la oficina con licencia de maternidad hasta (fecha en la que espera regresar).

Si necesita asistencia inmediata, comuníquese con (nombre del colega que lo cubre, con los detalles de contacto, el correo electrónico de su gerente o un número de teléfono).

(Si tiene ciertos proyectos que cubre, enumere el nombre del proyecto y la persona que lo cubre).

Si su asunto no es urgente, le responderé a su correo electrónico a mi regreso.

Saludos cordiales, (Tu nombre)