Entender la contabilidad de fondos mutuos

La contabilidad de fondos mutuos es un asunto crítico para el sistema financiero, dada la creciente preferencia por los fondos mutuos sobre las tenencias directas de valores como acciones y bonos por parte del público inversor. En particular, muchos, si no la mayoría, los inversionistas individuales y los clientes minoristas tienen la mayoría de sus ahorros en los planes 401 (k) patrocinados por el empleador, que generalmente ofrecen una selección de fondos mutuos como las opciones de inversión. El producto final de la contabilidad de fondos mutuos es el precio exacto de estos vehículos de inversión y la asignación correcta de los ingresos de inversión a los tenedores de los mismos.

Estas son, por lo tanto, preocupaciones importantes para los directores financieros, controladores y gerentes de operaciones de compañías de fondos mutuos.

Aspectos de la contabilidad de fondos mutuos

Abarca una variedad de tareas básicas, que pueden ser realizadas por el personal interno o subcontratadas a otros proveedores, como los bancos custodios:

• Calculando diariamente el valor de su cartera de inversiones. Vea la discusión del valor del activo neto (NAV) a continuación.
• Anticipar y registrar todos los ingresos, como dividendos e intereses.
• Acumular adecuadamente los intereses de los bonos y otros valores de renta fija similares mantenidos en la cartera de inversiones.
• Amortizar adecuadamente el descuento o prima en compras de bonos. Vea la explicación detallada a continuación.
• Registrar todas las transacciones de valores, tales como compras y ventas de inversiones de cartera.
• Registrar todas las ganancias de capital realizadas, tanto a corto como a largo plazo, que resultan de las transacciones de valores en el fondo.

• Registrar todas las entradas y salidas de fondos debidas a las compras y reembolsos de acciones por parte de los inversores.
• Mantener registros de las acciones poseídas y transacciones realizadas por cada accionista en el fondo.
• Seguimiento de las distribuciones de ingresos y ganancias de capital realizadas a los accionistas en el fondo.

En los mejores departamentos de contabilidad de fondos mutuos, estas actividades serán altamente automatizadas. Sin embargo, algunas entradas manuales, revisiones y ajustes pueden ser necesarios.

Valor del activo neto

A menudo abreviado NAV, es el valor agregado de la cartera de inversiones de un fondo mutuo dividido por el número de sus acciones en circulación. La convención estándar es calcular el NAV al final de cada día de negociación, en función de los precios de cierre de todos los valores que se mantienen en él. NAV también tiene en cuenta otras actividades enumeradas anteriormente.

Las órdenes de compra o venta de acciones de un fondo mutuo se ejecutan al cierre de NAV del día si se reciben antes del cierre del mercado. Si no, se ejecutan al cierre de NAV para el siguiente día de negociación.

Amortización de bonos

Cuando los bonos se compran con un descuento o una prima a su valor nominal (es decir, a un precio mayor o menor que el valor principal que se devolverá al inversionista que lo posee cuando el bono vence), la diferencia entre el precio de compra y el valor nominal. el valor se registra a lo largo del tiempo como un ajuste a los ingresos por intereses generados por el bono.

Los ingresos por intereses reconocidos en un bono comprado con descuento serán más altos que los pagos de intereses reales recibidos. En un bono comprado con una prima, será menor. El efecto neto es que cualquier descuento o prima en la compra de un bono mantenido hasta su vencimiento no se reconocerá como una ganancia o pérdida de capital, sino como un ajuste a los ingresos por intereses. La amortización de los bonos se calcula diariamente por fondos mutuos.

Caso de estudio

También es un excelente ejemplo de los tipos de compromisos que se encuentran en el campo de la consultoría de operaciones. Un banco custodio líder ofreció servicios de contabilidad de fondos mutuos a compañías de fondos mutuos que ya lo utilizaban para la custodia de valores. La contabilidad de fondos mutuos, en este contexto, estuvo involucrada principalmente en el cálculo diario del valor del activo neto (NAV). El banco y sus clientes de fondos mutuos no estaban satisfechos con la puntualidad y exactitud de los cálculos de NAV que se estaban realizando.

El banco contrató a un equipo de consultores de una firma de contabilidad pública de los Cuatro Grandes para estudiar los procesos dentro del departamento de contabilidad de fondos mutuos y recomendar cambios para mejorarlo. El equipo de consultoría de la firma Big Four pasó varios días observando cómo funcionaba el departamento de contabilidad de fondos mutuos, siguiendo a sus empleados mientras realizaban sus tareas diarias. Los consultores también entrevistaron a los empleados y sus gerentes, para comprender mejor cómo veían sus responsabilidades, así como para evaluar cuán informados estaban sobre el campo de la contabilidad de fondos mutuos.

Recopilación de información

El equipo de consultoría desarrolló diagramas de flujo detallados de los procesos en el departamento y los discutió con la administración, señalando dónde podrían mejorarse los procesos de trabajo. Los consultores también sugirieron una mejor automatización. Después de obtener la aprobación de la administración del banco, los consultores buscaron proveedores de software que tuvieran paquetes adecuados a la situación del banco. Luego identificaron uno que estaba dispuesto a personalizar su sistema existente para cumplir con las especificaciones necesarias para la situación única del banco y su combinación de clientes.

Planificación de procesos

A continuación, los consultores elaboraron estas especificaciones en detalle y realizaron pruebas exhaustivas del software a medida que se completaba cada módulo, para asegurarse de que los cálculos se hicieran correctamente y que el sistema fuera duradero y confiable. La fase de prueba de aceptación del usuario tomó varios meses y requirió atención extrema a los detalles.

Cuando el sistema finalmente se completó con las especificaciones, el equipo de consultores supervisó su instalación e implementación y dirigió la capacitación de los empleados, permaneciendo en el lugar hasta que el banco se sintió cómodo de que los nuevos procedimientos funcionaban bien. En total, el proyecto duró casi exactamente un año, con un equipo de tres consultores en el banco todos los días.