Principales componentes de la comunicación en el lugar de trabajo.

La comunicación es compartir información entre dos o más personas, el acto de transmitir información. La comunicación tiene muchos componentes, y no comunicarse de manera efectiva en el lugar de trabajo es un lugar común.

La comunicación efectiva requiere que todos los componentes de una comunicación interactúen perfectamente con el "significado compartido", mi definición favorita de comunicación. Es de particular importancia cuando las preguntas son formuladas y contestadas.

Componentes en la comunicación

Hay cinco componentes en cualquier comunicación y un sexto que es el entorno general del lugar de trabajo en el que tiene lugar la comunicación. Los componentes de la comunicación son:

• La persona que envía el mensaje. El remitente debe presentar el mensaje con claridad y con suficiente detalle para que el receptor comparta el significado con el remitente.
• El contexto para el mensaje. El contexto es cómo el remitente del mensaje entrega el mensaje. El contexto implica comunicación no verbal como gestos, lenguaje corporal, expresiones faciales y elementos como el tono de voz. La mayor parte del contexto para un mensaje solo está disponible cuando el receptor puede ver y escuchar al remitente del mensaje. Los emoticonos de correo electrónico y mensajería instantánea, por ejemplo, son una mala sustitución ya que el remitente los formula sin entrada del receptor.

  Otra parte del contexto son las emociones que están involucradas en el círculo de comunicación. ¿Está el remitente enojado? ¿Es el receptor indiferente al contenido de la comunicación o desdeñoso del remitente? Las emociones humanas normales afectan si un mensaje se comparte con éxito.

• La persona que recibe el mensaje. El receptor debe escuchar atentamente y con atención, hacer preguntas para aclarar y parafrasear para asegurarse de que el receptor comparte el significado con el remitente. Si el receptor confía en el remitente, aumentan las posibilidades de comunicación efectiva.
• El método de entrega que elijas. El método de entrega debe seleccionarse según el medio más efectivo para transmitir el significado del mensaje. Dado que los métodos de comunicación son muy diversos desde los albores de las computadoras y los dispositivos móviles, las decisiones sobre el método de entrega se han vuelto más complejas. El método de entrega debe adaptarse a las necesidades de comunicación tanto del remitente como del destinatario.

  Los métodos de comunicación incluyen comunicación verbal, mensajes instantáneos (IM), correo electrónico, cartas, carteles, carteles, videos, capturas de pantalla, teléfonos, notas, formularios, documentos escritos y más. Estos métodos continuarán expandiéndose, y las expectativas de los empleados para una comunicación instantánea sobre todo lo relacionado con su trabajo continuarán creciendo.

  La comunicación en persona ha aumentado en importancia, especialmente para la información de la organización que podría requerir un cambio, proporcionar reconocimiento a los empleados o permitir preguntas en el lugar. La comunicación en persona también se favorece porque los empleados tienen acceso al componente, el contexto.

• El contenido del mensaje. El contenido del mensaje debe ser claro, presentado y descrito con suficiente detalle para obtener la comprensión del receptor. Si el contenido del mensaje resuena y se conecta, en algún nivel, con las creencias ya mantenidas del receptor, es más efectivo.

Cómo hacer buenas preguntas mejora la comunicación

James O. Pyle y Maryann Karinch agregan lo siguiente para ayudar a una comunicación efectiva.

Desde los recursos humanos hasta el servicio al cliente, las malas preguntas contaminan casi todos los lugares de trabajo. Las preguntas incorrectas a menudo provocan respuestas incompletas o engañosas y pueden socavar la relación. Por otro lado, las buenas preguntas son una herramienta valiosa de eficiencia, competencia y desarrollo de relaciones.

Hay seis tipos de buenas preguntas: directa, control, repetición, persistente, resumen y no pertinente. Para describirlos brevemente:

• Directo: Planteas una pregunta sencilla con un interrogativo básico.
• Controlar: Ya sabes la respuesta cuando la pides. Es una forma de averiguar si la persona está mintiendo, no está informada o no está prestando atención.
• Repetir: Usted hace dos preguntas diferentes que están después de la misma información.
• Persistente: Usted hace la misma pregunta de diferentes maneras para explorar todas las facetas de la información deseada.
• Resumen: Usted hace una pregunta que tiene la intención de permitirle a la fuente la oportunidad de revisar la respuesta.

• No pertinente: No se refiere al tema que desea conocer, pero es un tema que la persona probablemente no miente; tiene el propósito de ver cómo se ve la verdad y lograr que la persona se abra ante usted. También puede vincularse en el contexto del intercambio de preguntas.

Detalles sobre los 6 tipos de buenas preguntas

Directo

Las preguntas directas son las mejores: un interrogativo, un verbo y un sustantivo o pronombre.

• ¿Quién eres tú?
• ¿Qué pasó en la fiesta?
• ¿Cuándo llegaste a la oficina?
• ¿Dónde están las llaves del coche?
• ¿Por qué te fuiste temprano de la reunión?
• ¿Cuánto pagaste por ese iPad?

Controlar

¿Cuándo dice: “No voy a hacer una pregunta directa deliberadamente”? Cuando verifica la veracidad o exactitud de una respuesta, utiliza una pregunta de control y busca coherencia.

Las preguntas de control son preguntas deliberadas sobre las que sabe la respuesta, por lo que no se trata del descubrimiento de información. Se trata del descubrimiento de la conducta, los patrones del habla y el nivel de veracidad o precisión. Tal vez sea algo de lo que ha hablado antes con la persona.

Si sabe que alguien en su equipo de recursos humanos enajenó a un empleado porque el empleado le envió un correo electrónico para quejarse de la persona, podría hacer una pregunta de control como, "¿Cómo estuvo hoy en la evaluación de desempeño con Pamela?" Ya tiene la información; solo quiere saber cómo su persona de recursos humanos responde la pregunta.

Repetir

Quieres llegar a la misma información de dos maneras diferentes. Por ejemplo, si pregunta: “¿Cuántas personas forman parte de la fuerza de ventas?”, La persona con la que está hablando podría responder: “Hay 22 en el campo”. Más adelante, cuando hable con él sobre algo diferente. - áreas donde la compañía tiene un punto de apoyo, por ejemplo, puede preguntar, "¿Cuántas regiones de ventas tiene?"

Él podría responder, "22", que es una forma de confirmar el número de personal en la fuerza de ventas. No es una prueba absoluta, pero le da valor y credibilidad a lo que dijo antes. Son dos preguntas diferentes que verifican la información proporcionada.

Al usar preguntas repetidas, también puede descubrir discrepancias. Si su fuente en este ejemplo responde que hay 28 regiones de ventas, desearía alguna aclaración. Tal vez haya una razón perfectamente buena: la fuerza de ventas normalmente tiene un complemento de 28, pero últimamente ha habido tanta rotación, que son seis cortos, pero la respuesta da lugar a dudas sobre el hecho de que existe una discrepancia entre el número de personal y el número de territorios de ventas. Ese desajuste debe llevar a más cuestionamientos para resolver el problema.

Persistente

En cualquier intercambio en el que se pueda dar más de una respuesta a una pregunta, use preguntas persistentes para obtener una respuesta completa. Al igual que las preguntas repetidas, las preguntas persistentes también son útiles si sospechas que la persona no es sincera.

"¿A dónde se fue de vacaciones en California?" Podría obtener la respuesta, "Disneyland". Aunque es posible que Disneyland sea el único lugar, es lógico seguir esa pregunta con "¿Dónde más?"

Omitir esa pregunta repetida e ir directamente a las preguntas sobre Disneylandia significa que se pierde la oportunidad de obtener una imagen completa del viaje a California de su amigo, a menos que la información se filtre en otro momento.

Resumen

Las preguntas resumidas no tienen que ver con determinar la veracidad sino más bien con retroalimentar lo que ella ha dicho, por lo que tiene la oportunidad de pensar: "¿De verdad dije lo que quería decir?"

Usted vende autos de todo tipo, desde hatchback de dos puertas hasta modelos de lujo de tamaño completo. Una pareja joven viene a la sala de exposición y le pide que pruebe uno de los modelos de lujo.

"¿Qué usarás el auto la mayor parte del tiempo?", Preguntas.

“Desplazamientos de ida y vuelta al trabajo. Trabajamos en el mismo edificio ”, dice ella.

"¿Para qué más usarás el auto?"

“Viajes los fines de semana para ver a mis padres. Cosas así ”. Hace una pausa y agrega:“ Viven a cien millas de distancia ”.

"¿Por qué crees que el auto de lujo es la mejor opción?"

Ellos intercambian una mirada. Él dice: "Nos gusta más que los demás".

"¿Cuál es tu color favorito?", Preguntas, mirando directamente a ella.

"Rojo."

"Entonces, déjeme ver si lo entendí bien. Le oigo decir que quiere un auto rojo de tamaño completo en la clase de lujo. ¿Qué tan bien se ajusta esta descripción a lo que quiere?" (Ha enmarcado su pregunta de resumen con la información pertinente en este caso.)

Ellos intercambian otra mirada. Dijo: "Creemos que un color más tenue podría ser mejor".

"¿Qué pasa con el modelo de lujo que te hace pensar que es el mejor para ti?" (Una vez más, esta es una forma de resumir y verificar lo que has escuchado. Quieres saber si están tan enamorados del aspecto de lo costoso coche que no quieren considerar otra cosa, o si la primera respuesta fue disfrazar un hecho sobresaliente.)

"Mi papá dice que este es el auto más seguro en la carretera".

La respuesta a la pregunta de resumen le indica que, de hecho, les puede gustar, pero no debido a su aspecto. Lees entre líneas. Ellos apenas están empezando en su vida juntos. Su padre probablemente los envió al concesionario para comprar "el automóvil más seguro en la carretera", que él los ayudará a comprar. Decide continuar con la venta, sabiendo que el pago inicial y la solicitud de préstamo probablemente le darán el resto de la historia.

Es posible que algunas personas no se sientan cómodas haciendo una pregunta de resumen como las integradas en este encuentro de ventas porque no quieren parecer simples o desatendidas. Si hace la pregunta exactamente de la misma manera que la primera vez, entonces podrían tener una conclusión válida.

Tampoco desea hacer la misma pregunta dos veces seguidas, incluso si cambia la redacción. Al poner un poco de distancia entre la primera vez que plantea la pregunta y la segunda, y reformular la pregunta ligeramente, simplemente se presenta como alguien que está realmente interesado en lo que la otra persona tiene que decir.

No Pertinente

Podría detectar que la persona que responde sus preguntas parece estresada; Una pregunta no pertinente podría mitigar la tensión. O tal vez necesita tiempo para pensar o referirse a sus notas, por lo que usa la pregunta solo para comprarle un poco de espacio y tiempo.

Al hacer preguntas puntuales como "¿Qué proyecto emprendiste en el pasado que falló?" Y "¿Cómo trataste de solucionar el problema?" Fácilmente puedes hacer que un candidato se sienta como si estuviera en medio de un interrogatorio en el campo de batalla.

El candidato podría decir: "Traté de resolver el problema al reunir al departamento en torno a un objetivo común: la forma en que logro que el equipo de ligas pequeñas de mi hijo se centre en golpear la pelota".

Puedes darle un descanso al candidato preguntando: “¿Cuánto tiempo has entrenado en la liga pequeña?” Antes de volver a la discusión sobre su error y cómo intentó solucionarlo.

Finalmente, aquí hay dos formas de arruinar las preguntas que comienzan con todos los componentes necesarios y terminan quedándose cortos.bueno.

1. Agregar demasiados calificadores u otras palabras y frases que distraigan de la pregunta. Por ejemplo, "¿Qué desayunaste en el restaurante donde los taburetes de vinilo están rajados y cubiertos con cinta adhesiva?"
2. No esperar una respuesta también es común. Usted pregunta: "¿Cuál es su comida favorita?" La persona piensa un momento en lugar de responder de inmediato. Usted suena en, "carne asada?" Silencio es una herramienta de cuestionamiento eficaz. No pierda el descubrimiento, la información, los contactos como resultado de abrir la boca cuando necesita abrir los oídos. Recuerde la regla de “dos orejas, una boca” para sacar el máximo provecho de las preguntas.

   El medio ambiente y la comunicación.

   Los componentes anteriores de la comunicación promueven un significado compartido cuando operan juntos para entregar un mensaje de manera efectiva. El entorno de trabajo en el que tienen lugar esos componentes también afecta a la comunicación y si se recibe la comunicación.

   Cuando haces preguntas válidas construyes una buena relación e inspiras confianza. Las preguntas forman otra parte de la base para la comunicación en el lugar de trabajo que comparte significado

   En un entorno laboral que hace hincapié en la comunicación abierta, la participación de los empleados y los objetivos comunes, la comunicación es más frecuente y más eficaz. Pero, la expectativa de una comunicación significativa establece un nivel más alto en estos mejores lugares de trabajo. Por lo tanto, incluso en entornos de trabajo centrados en los empleados, los empleados se quejan de que no saben lo que está sucediendo.

   Debido a todos los componentes y al entorno general de un lugar de trabajo individual, la comunicación sigue siendo un desafío. Las antiguas preguntas sobre quién necesita saber qué y cuándo necesitan saber que nunca se responden por completo a la satisfacción de cualquiera.

   Las quejas de los empleados sobre demasiada información, no suficiente información, e incluso la sobrecarga de información, continuarán resonando en los lugares de trabajo. Nunca curará el problema de la comunicación pero, con compromiso y consideración, puede aumentar la efectividad tanto de su comunicación interpersonal como de su comunicación en el lugar de trabajo.

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