Me tuviste en Hello: Etiqueta telefónica adecuada

La verdad es que, si bien no es ciencia espacial, la etiqueta telefónica adecuada en un entorno de trabajo implica algo más que la capacidad de pronunciar un saludo. Dado que puede ser su punto de contacto inicial con un cliente, cliente o incluso con su empleador, es su oportunidad de causar una buena primera impresión, o una mala. Estos son algunos consejos que debe seguir al usar el teléfono en el trabajo:

Tragar primero

En otras palabras, su boca debe estar desocupada al hacer una llamada o al contestar el teléfono. Quiere poder hablar con claridad y eso es imposible si está masticando o tragando.

Nombre y rango por favor

Cuando reciba una llamada en el trabajo, debe identificarse a sí mismo, a su empresa y al departamento, si corresponde. Si la persona que llama ha sido transferida a usted desde la línea principal de la compañía, puede indicar su nombre y departamento solamente. La persona que inicialmente respondió la llamada probablemente dio el nombre de la compañía. Cuando sea la persona que llama, identifíquese de la misma manera antes de preguntar por la persona a la que está tratando de contactar.

Los modales no importan

Siempre sea cortés independientemente de quién esté en el otro extremo de la línea. Ya sea que esté hablando con una recepcionista o con el presidente de la empresa, nunca se olvide de decir por favor y gracias. Aparte del hecho de que todos merecen respeto, la persona que atiende su llamada puede asegurarse de que se resuelva de manera adecuada.

Atención

Si bien a todos nos gusta realizar múltiples tareas (o intentar) abstenernos de atender otras cosas mientras estás en una llamada. Debes prestar atención a la persona con la que estás hablando. Tu correo electrónico, redes sociales y juegos pueden esperar.

Ahora espera

En primer lugar, debe evitar todas las demás conversaciones mientras habla por teléfono. La realidad a veces se interpone en el camino. Es posible que tenga que hablar con alguien que ingrese a su oficina o cubículo o atender otra llamada. Discúlpese y luego limite su otra conversación a solo unos segundos. No dejes a nadie esperando en espera indefinidamente. Si no puede ocuparse del otro asunto rápidamente, pero debe tratarse de inmediato, en lugar de poner en espera a la persona con la que estaba hablando, pregunte si puede volver a llamar en un momento que sea conveniente para ella.

No deje que su interlocutor se pierda en el sistema

Hay ocasiones en las que no podrá ayudar a la persona en el otro extremo de la línea y tendrá que transferirlo a alguien que pueda hacerlo. Cuando lo haga, asegúrese de que sepa a quién está transfiriendo la llamada y por qué. Hágale saber qué hacer si no se recibe la llamada o si la persona a la que le está enviando no está allí o no puede ayudar.

Mantener mensajes cortos y dulces

Cuando deje un mensaje de voz para alguien, hable despacio y con claridad, especialmente cuando indique su nombre y número de teléfono. Demasiadas personas dejan mensajes muy largos y confusos solo para murmurar sus nombres y números al final, lo que deja al destinatario incapaz de devolver la llamada.

Una vez es suficiente

Si deja un mensaje y la persona por quien lo dejó no lo recibe de inmediato, puede ser porque no puede hacerlo en este momento. No hay necesidad de llamar una y otra vez. Si se trata de un asunto urgente, puede intentar llamar al día siguiente nuevamente o seguir con un correo electrónico indicando que también dejó un correo de voz.

Escucha primero

Escuche un correo de voz que haya recibido en su totalidad antes de devolver la llamada telefónica. Es posible que descubra que ni siquiera es necesario volver a llamar (wow, qué ahorro de tiempo) o que necesita cuidar de algo primero. Por ejemplo, la persona que llama puede necesitar información que usted pueda tener preparada cuando regrese con ella.