Lista de habilidades de asistente de oficina con ejemplos

Las posiciones de asistente de oficina se pueden encontrar en todas las industrias y comparten un conjunto bastante grande de habilidades. Los asistentes de oficina a veces son conocidos como secretarios o asistentes administrativos, pero lo que hacen es ayudar en el funcionamiento de una oficina. Ya sea que la oficina pertenezca a un bufete de abogados, una práctica médica, una institución educativa o una corporación, las necesidades son similares; alguien tiene que archivar los registros, mantener los horarios y ocuparse de la comunicación de rutina en nombre de las personas que usan la oficina.

Que alguien puedas ser tú.

Asistente de oficina responsabilidades de trabajo

Si bien los puestos de asistente de oficina son generalmente similares entre sí, el trabajo sigue siendo variable: solo varía de un día a otro, en lugar de una oficina a otra. Hoy puede actuar como recepcionista, mañana podría requerir la reparación de la impresora, y al día siguiente tendrá que llevar todo el archivador al siglo XXI. Necesitarás un conjunto de habilidades muy amplio para tener éxito.

Los asistentes de oficina se encuentran entre los grandes héroes olvidados del mundo de los negocios, porque cuando haces tu trabajo correctamente, nadie se da cuenta, la oficina parece funcionar sola. Pero algunas personas disfrutan del trabajo rápido y flexible, la sensación de estar en el corazón de todo. Y una buena secretaria todavía puede encontrar trabajo en casi cualquier lugar, en cualquier tipo de organización.

Cómo usar las listas de habilidades

Puede utilizar estas listas de habilidades a lo largo de su proceso de búsqueda de empleo. Primero, los nombres de estas habilidades funcionan como palabras clave, así que usa tantas como puedas al escribir tu currículum. No confíe en contratar supervisores para darse cuenta de que tiene lo que ellos quieren, dígales directamente.

En segundo lugar, puede utilizar estas mismas palabras clave en su carta de presentación. Concéntrese específicamente en los que más le interesan a su posible empleador. Tendrá que hacer su investigación, porque aunque los puestos de asistente de oficina son a menudo similares, la contratación de supervisores varía en sus prioridades. La descripción del trabajo probablemente incluirá una lista de habilidades requeridas. Presta atención a ello.

Finalmente, puede utilizar esta discusión para planificar su entrevista. Asegúrese de tener listo al menos un ejemplo por un tiempo que demostró habilidades de cada categoría enumerada aquí.

También puede ayudar revisar nuestras listas de habilidades enumeradas por trabajo y tipos de habilidades.

Principales habilidades de asistente de oficina

Habilidades de comunicación verbal: La comunicación es una habilidad suave crítica para un asistente de oficina. Tendrá que interactuar con su supervisor, el personal de la oficina, los profesionales a los que asiste y, posiblemente, los clientes o personas en otras oficinas de la misma organización. Todos ustedes trabajan en equipo y son su centro de comunicación principal. Tendrá que ser alegre, servicial, bien informado, articulado y un buen oyente todos los días.

• Contestar telefonos
• Relaciones con clientes
• Comunicación
• Reenvío de llamadas telefónicas
• Toma de mensajes
• Enrutamiento de llamadas telefónicas
• Tablero de conmutadores
• Teléfono
• Comunicación verbal

Habilidades de comunicación escritas: La mayoría de los asistentes de oficina escriben mucho. Pueden escribir notas, llenar formularios o redactar cartas o correos electrónicos. Algunos crean contenido para el sitio web de la compañía o editan texto para otros. Claro, la comunicación escrita profesional es una necesidad.

• Correspondencia
• Email
• Correo
• Correos
• Mecanografía
• Procesamiento de textos
• Comunicación escrita

Amabilidad: Un asistente de oficina puede ser la primera persona que un cliente ve al ingresar a la oficina. Si el ocupante principal de la oficina está fuera en este momento, el asistente de oficina podría ser la única persona con la que el visitante interactúa. Debe estar listo para saludar a cada visitante con una sonrisa y una palabra amable y ayudarles con lo que necesiten en la medida de lo posible. Entonces, buenas habilidades interpersonales son una necesidad.

• Servicio al cliente
• Dirigiendo Visitantes
• Flexible
• Simpático
• Saludar a los invitados
• Interpersonal
• Actitud positiva
• Confiabilidad
• Bienvenidos visitantes

Habilidades tecnológicas: En los viejos tiempos, las secretarias escribían mucho. Los tiempos han cambiado y también la tecnología, pero los asistentes de oficina pueden esperar pasar mucho tiempo frente al teclado. En lugar de una máquina de escribir, deberá conocer una variedad de aplicaciones de software. Saber cómo hacer un poco de soporte técnico ligero y cómo reparar una impresora recalcitrante tampoco duele.

• Computadora
• Sobresalir
• Internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• Tecnología

Organización: Los asistentes de oficina deben estar extremadamente organizados para hacer malabarismos con sus múltiples tareas.También deberá ayudar a mantener a otras personas organizadas, de mantener los calendarios y mantener la oficina ordenada.

• Soporte administrativo
• Equipo
• Facturación
• Calendarios
• Clerical
• Entrada de datos
• Entrega de correo
• Presentación electrónica
• Reporte de gastos
• Presentación
• Operaciones de recepción
• Manejo de dinero
• Responsabilidades en la oficína
• Equipo de oficina
• Inventario de suministros de oficina
• Material de oficina
• Apoyo administrativo
• Organización
• Papeleo
• Envío

Habilidades para resolver problemas: La resolución de problemas, o las habilidades de pensamiento crítico, son importantes para cualquier asistente de oficina, ya que a menudo será la persona a la que otros acudan con preguntas o problemas.

• Coordinar las actividades de la oficina
• Reuniones
• Habilidades para resolver problemas
• Responder a las consultas
• Programación
• Selección y direccionamiento de llamadas
• Hojas de calculo
• Trabajo en equipo
• Gestión del tiempo
• Arreglos de viaje