Mejores prácticas para archivos de personal de empleados

Es una buena idea que un empleador mantenga un archivo de personal para cada empleado. La documentación del historial de empleo, los registros de contribución y logros, avisos disciplinarios, promociones, planes de desarrollo de desempeño y mucho más, pertenecen a un archivo de personal. Los empleadores inteligentes también guardan más de un archivo personal.

El empleador tiene buenas razones para mantener varios archivos de personal, algunos legales y otros con fines de mejores prácticas de empleo. La documentación es necesaria para que el empleador tenga una visión precisa del historial laboral de un empleado. La documentación respalda las decisiones del empleador y puede proteger al empleador en una demanda, conservada correctamente.

El contenido del archivo de personal proporciona una descripción histórica de los acontecimientos importantes durante la carrera de un empleado. Apoyan las decisiones que se toman sobre el empleado y su carrera. Demuestran la justificación del empleador detrás de la contratación, promociones, transferencias, recompensas y reconocimiento, y decisiones de despido.

Diferentes pautas están asociadas con diferentes tipos de archivos de personal

Debido a que se recomiendan varios tipos de archivos de personal, diferentes reglas y pautas están asociadas con cada tipo de archivo de personal.

• Cada tipo de archivo de personal tiene una razón diferente para los contenidos existentes y diferentes, según esa razón.
• Cada tipo de archivo personal se almacena de forma diferente.
• El acceso a un archivo personal está restringido a ciertos empleados en la mayoría de las organizaciones. Muchas organizaciones restringen el acceso a los archivos del personal únicamente al personal de Recursos Humanos. Diferentes tipos de archivos de personal tienen diferentes pautas de acceso.
• El acceso de los empleados a su archivo personal está permitido, pero la mayoría de los empleadores establecen pautas para el acceso de los empleados con una política de acceso a archivos personales en el manual del empleado. (Varios estados y jurisdicciones tienen reglas diferentes, así que manténgase actualizado para su ubicación).

  La mayoría de las organizaciones no permiten que el gerente del empleado acceda al archivo general de personal. Esperan que los gerentes mantengan la documentación relevante en su propio archivo de empleados de administración, que no es el archivo de personal oficial.

• El departamento de Recursos Humanos posee y es responsable de los archivos de personal de los empleados.

Archivos de personal recomendado

Estos son los tipos de archivos de personal recomendados y lo que necesita saber para trabajar con ellos.

Archivo de personal del empleado

Este es el archivo principal de personal que un empleador mantiene para cada empleado. El archivo de personal almacena el historial de empleo de cada empleado. Esto es lo que necesita saber sobre el archivo de personal de un empleado.

Expediente médico

El expediente médico del empleado tiene serias restricciones legales que el empleador debe conocer y prestar atención. Esto es lo que necesita saber sobre la confidencialidad y el contenido de un expediente médico de un empleado.

Archivo de nómina

El acceso de los empleados al archivo de nómina del empleado es menos restrictivo que el acceso al archivo médico o personal. El archivo de nómina contiene información sobre salarios, selección de beneficios, cambios en la tasa de pago, embargos y otra documentación legal que afecta el cheque de pago de un empleado. Varios empleados de contabilidad y recursos humanos acceden a la información en el archivo de nómina.

Archivo de formularios I-9 para empleados

Debido a los derechos de acceso de varias agencias gubernamentales, usted sigue las mejores prácticas al mantener un archivo separado para todos los formularios I-9 de los empleados. Obtenga más información sobre el almacenamiento de formularios I-9.

Política de acceso a archivos personales para empleados

Desea permitir que cada empleado sepa qué hay en su archivo personal, pero necesita controlar la integridad, integridad y exhaustividad del archivo. El mantenimiento de la confidencialidad de los empleados y empleadores y el acceso limitado están garantizados con una política de acceso a los archivos del personal.

Qué no incluir en un archivo de personal del empleado

¿Busca pautas sobre el contenido que nunca deben incluirse en el archivo del personal de un empleado? Estas son mis mejores recomendaciones sobre el contenido que desea mantener, ya sea en una ubicación separada e informal o que no se conserva en absoluto. La retención de documentación innecesaria y puramente criticada puede perjudicarlo.

Documentación

¿Sabes qué es la documentación? La palabra, documentación, surge con frecuencia en el mundo del empleo y los recursos humanos. Sin embargo, el significado de la documentación y el motivo por el que podría querer documentar eventos de empleo en particular está totalmente cubierto, "La importancia de la documentación en los recursos humanos". Eche un vistazo porque la documentación adecuada es esencial para los archivos de empleo precisos.

Renuncia: Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque con autoridad, no garantiza la exactitud ni la legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones laborales varían de estado a estado y de país a país. Solicite asistencia legal o asistencia de los recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.