Cómo negociar arrendamientos comerciales que favorecen a los inquilinos

Si un propietario o agente de arrendamiento simplemente le informa los términos, solicite algo que los muestre por escrito antes de presentar una contraoferta. Si se muestran reacios a ofrecer una carta, solicite un correo electrónico o una copia de la lista para el espacio (que contendrá al menos la información básica de arrendamiento).

¿Por qué es tan importante tener los términos iniciales por escrito? Un agente de arrendamiento actúa en nombre de los intereses del propietario. Si un agente malentendió o intentó alterar de alguna manera las instrucciones del propietario, tener los términos por escrito puede mostrarle al propietario que su contraoferta fue hecha de buena fe en base a la información del agente de arrendamiento.

También es posible que pueda malinterpretar los términos del contrato de arrendamiento si no están por escrito. Esto podría llevarlo a una respuesta demasiado alta o demasiado baja según la información que usted malinterpretó.

Otra razón para tener los términos por escrito es que le permite tiempo para investigar más sobre el contrato de arrendamiento, para preguntar a un abogado sobre los términos, o incluso para comparar los términos con cualquier otro contrato de arrendamiento que esté considerando.

Solicitar los términos por escrito no es en modo alguno un compromiso legal de su parte para avanzar. Siempre tiene la opción de contrarrestar los términos o simplemente rechazarlos por completo.

Una oferta contraria

Cuando compras una casa, negocias el precio. Un vendedor enumera la casa por la cantidad de dinero que le gustaría obtener de la venta, pero casi siempre espera obtener menos. Un comprador interesado en comprar una casa enviará algo por escrito al vendedor con una contraoferta. En este caso, una contraoferta es una oferta para comprar la casa a un precio inferior al que solicita el vendedor. En pocas palabras, una contraoferta es la negociación.

Esto también es cierto para el arrendamiento comercial. Si bien algunos arrendamientos pueden realmente no ser negociables, en su mayor parte, funciona igual que comprar una casa: un propietario o agente de cotización solicita un precio de alquiler (o un conjunto de términos) pero permite cierto margen de negociación. En otras palabras, en bienes raíces comerciales, casi siempre se espera que el arrendatario (o arrendatario) presente una contraoferta, por lo que el propietario infla los precios y / o los términos.

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El proceso de negociación inicial

Una vez que haya expresado su interés en arrendar un espacio, algunos propietarios simplemente le ofrecerán un formulario que indica los términos de solicitud del arrendamiento. Es posible que estos formularios tengan una sección de respuesta o un archivo adjunto para completar donde puede contrarrestar la oferta. Otros pueden simplemente ofrecer una copia de los documentos de listado (un anuncio o folleto) con "términos de solicitud".

En la mayoría de los casos, sin embargo, le conviene presentar una carta u otra forma de comunicación por escrito con una contraoferta. ¿Por qué? Porque en una carta puede incluir puntos de venta de por qué sería un inquilino ideal, hablarle al propietario sobre su negocio y hacer que el trato sea más personal.

Para una propiedad caliente con múltiples partes interesadas, su carta puede servir como una estrategia de ventas para que el propietario lo elija y esté de acuerdo con sus términos. La negociación puede ir y venir, así que ten paciencia. Un agente de listado generalmente tiene algo de libertad para tomar decisiones, pero lo más probable es que deba consultar con el propietario. Puede llevar tiempo.

Si no ha recibido respuesta sobre una oferta en uno o dos días hábiles, puede continuar con el seguimiento. Pero trate de no parecer desesperado o demasiado ansioso, ya que esto podría afectar el resultado de sus negociaciones. Recuerde, la mayoría de los agentes de la lista quieren mover una propiedad tan rápido como él / ella puede, por lo que generalmente no necesitan mucha "queja".

Preparación de una oferta o carta de contraoferta

Su contraoferta debe ser presentada por su negocio, no por usted personalmente, incluso si es propietario de un único propietario. Su carta de oferta es un argumento de venta. Solicita diferentes términos que están más a su favor y desea que el propietario los vea a usted y a su negocio como una buena opción.

Su carta de oferta siempre debe incluir la siguiente información:

La persona responsable del arrendamiento

Incluya el nombre de su empresa que incluya el nombre con el que está legalmente establecido, así como cualquier otro nombre con el que esté haciendo negocios. Recuerde, si está operando un propietario único, desde un punto de vista legal, usted y su negocio son los mismos e incluso si enumera su negocio en el contrato de arrendamiento, también puede ser considerado personalmente responsable de todo el contrato de arrendamiento.

Su estructura de negocio

Si está incorporado, diga dónde está incorporado. Si usted es una organización exenta de impuestos, indique esto en su carta. Es raro que los propietarios le ofrezcan regalos o beneficios a organizaciones sin fines de lucro solo para obtener una cancelación de impuestos, pero pueden estar más inclinados a negociar o ceder a una causa noble que a un club de motociclistas. Además, comprender su propia responsabilidad personal por firmar un contrato de arrendamiento es importante y variará según la estructura de su negocio.

Cuánto tiempo has estado en el negocio

Si su empresa tiene menos de dos años, es posible que también desee incluir una declaración sobre su éxito, o las proyecciones de crecimiento futuro o un plan de negocios. No es probable que un propietario le alquile a su empresa, sin que alguien personalmente firme o garantice el arrendamiento, si no puede demostrar que su negocio va bien.

La naturaleza de su negocio

¿Qué haces? Sea breve y puntual. Un propietario debe saber qué hace en caso de que haya alguna consideración especial. Por ejemplo, si maneja un negocio que usa materiales peligrosos, tiene pacientes sin cita para ir a un centro de salud o almacena artículos de valor excesivo, el propietario debe saber si hay restricciones en el uso de la propiedad. Lo que hacen los inquilinos puede afectar los valores de propiedad de un propietario y las tasas de seguro; asi que se honesto

Información del contacto

Asegúrese de incluir un número de teléfono donde pueda ser localizado, y si es posible, una dirección de correo electrónico. Si solo puede ser contactado en ciertos días o durante horas fijas, incluya esto también. Si no responde a un arrendador o agente de cotización de manera oportuna, es posible que piensen que no está interesado.

Sus términos propuestos (o contraoferta)

Sé lo más completo y claro posible.

Listado de sus términos de arrendamiento en una oferta o contraoferta

La mejor manera de negociar un acuerdo es tener un entendimiento claro de lo que está ofreciendo o está dispuesto a aceptar. Si no está por escrito, será muy difícil demostrar más adelante que algo fue excluido de un contrato de arrendamiento que usted pensó que debía incluirse.

Poner las cosas por escrito puede llevar un poco más de tiempo, pero le ofrece cierta protección legal si las cosas se complican más adelante. Si tiene tiempo presionado y no puede enviar una carta, envíe una. Si eso no es posible, un correo electrónico bien escrito puede ser suficiente.

Si no está seguro acerca de un requisito de arrendamiento en particular en cuanto a la aclaración, e intente obtener esa aclaración por escrito.

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La duración del contrato de arrendamiento

Si desea cambiar la duración de los términos del contrato de arrendamiento, sea claro. Por ejemplo, si el contrato de arrendamiento que desea es por dos años con tres opciones de renovación de un año (un total de cinco años); ¿O un contrato de arrendamiento directo de cinco años sin opciones de renovación? Hace una gran diferencia en la cantidad de tiempo que estará encerrado en un contrato de arrendamiento y en cómo el propietario podría sentirse con respecto a los otros términos que solicita en una contraoferta.

La mayoría de los propietarios prefieren arrendamientos de dos años o más, pero nunca duden en solicitar un contrato de arrendamiento de un año. Los contratos de arrendamiento por un año pueden costar un poco más, o tener menos opciones de renovación, pero está encerrado por menos tiempo. A menos que sea una empresa multimillonaria, rara vez tiene sentido comercial firmar un contrato de arrendamiento que lo comprometa con el espacio por más de dos años.

Tenga en cuenta que si su empresa supera el espacio, no desea quedarse con un contrato de arrendamiento largo. O lo que es peor, si su empresa tiene dificultades y necesita bajar de categoría a un espacio más pequeño, puede tener dificultades para romper su contrato de arrendamiento.

Condición de la Propiedad

Si solicita el espacio "como está" o si necesita que el propietario haga las reparaciones o mejoras primero. Si planea renovar la propiedad, describa brevemente las renovaciones propuestas. Usted quiere que esto se incluya en un contrato de arrendamiento porque a menudo el propietario ofrecerá algún tipo de incentivo o "asignación" si renueva ciertos tipos de propiedades. Si no está seguro de qué subsidios le pueden ofrecer para cualquier renovación, mantenga las cosas abiertas. Ofrezca presentar información más detallada sobre las renovaciones para la revisión del propietario para ofrecerle algún tipo de consideraciones para las mejoras.

Fecha de ocupación

Dígale al propietario cuándo quiere tomar posesión física (mudarse, obtener acceso o responsabilizarse por la propiedad). En algunos casos, cuando la fecha en que toma la posesión física puede ser diferente a la fecha, comenzará a pagar el alquiler.

Por ejemplo, puede pedirle al propietario una fecha de ocupación y fecha de inicio del alquiler del 1 de enero de 20xx, pero solicite que el primer mes sea gratuito. En este caso, el contrato de arrendamiento comenzaría el 1 de enero de 20xx y el propietario podría cancelar el alquiler del mes gratis. El inquilino ocuparía el espacio durante 12 meses y el contrato de arrendamiento duraría 12 meses.

Otra forma de obtener lo mismo (un mes gratis de alquiler) es solicitar una fecha de ocupación del 1 de enero de 20xx, con una fecha de alquiler del 1 de febrero de 20xx. Significa que el contrato de arrendamiento comenzaría un mes después de la fecha de la mudanza o el 1 de febrero de 20xx.

Este tipo de negociación solo funciona en un espacio que ya está desocupado, y el propietario está ansioso por que alguien se mude porque favorece al inquilino. En esencia, no solo obtiene un mes de alquiler gratis, sino que también obtiene 13 meses de ocupación de un contrato de arrendamiento de 12 meses.

Cómo escribir una oferta o una carta de contraoferta

La siguiente es una carta de muestra que puede (y debe) ser revisada para usarla como oferta inicial o contraoferta para arrendar un espacio comercial para su negocio. No pretende ser un sustituto del asesoramiento legal, sino simplemente mostrar una forma en que puede expresar interés en arrendar un espacio en particular.

• Más muestras de cartas de negocios
• Plantilla de carta de negocios

La información en negrita debe ser sustituida por su propia información y términos de arrendamiento.

(Insertar El día de hoy)

(INSERTAR Nombre del propietario o agente de cotización)

Sra. Happy Landlord

Calle 123

Suite Z

Ciudad (*): Estado (*): Código postal

queridoSra. Propietario;

Esta carta es para expresar interés en nombre de (INSERTAR nombre de su empresa), en el arrendamiento de la propiedad ubicada en: (INSERTAR dirección completa, incluida la dirección de la calle, número de unidad o suite, ciudad, estado y código postal).

(INSERTAR nombre de su empresa) es un (INSERTAR tipo de negocio que posee: LLP, sociedad, propietario único, etc.) que (INSERTAR breve declaración sobre lo que hace su negocio).

(INSERTAR nombre de la empresa) ha estado en funcionamiento desde (INSERTAR fecha de inicio o número de años en el negocio). Debido al crecimiento emocionante, necesitamos instalaciones más grandes (o, adicionales, más adecuadas, etc.).

(Nota: incluso si trabaja desde su casa, no ofrezca esto en su carta de propuesta. Intente evitar ofrecerle a este contacto inicial que tiene un negocio basado en el hogar, ya que puede hacer que suene pequeño e inestable para un propietario).

Después de evaluar cuidadosamente el valor justo de mercado, proponemos los siguientes términos para su consideración:

LISTA TODOS LOS TÉRMINOS AQUÍ incluyendo la duración del arrendamiento, las opciones de renovación, el alquiler, las tarifas adicionales, el tipo de arrendamiento, los aumentos anuales, etc. Cualquier cosa que desee incluir o abordar en el detalle del arrendamiento en este párrafo. Asegúrese de incluir las renovaciones o reparaciones que desee o necesite que el propietario realice en el espacio o que usted mismo haría. Solicite alquiler gratuito, muebles, estacionamiento adicional, todo lo que pueda necesitar para que el espacio funcione mejor para su negocio.

Estoy entusiasmado con la perspectiva de arrendar el espacio antes mencionado y siento que (INSERTAR Nombre del negocio) sería un activo para usted. Si tiene alguna pregunta sobre esta propuesta de términos de arrendamiento o fuera del negocio, comuníquese conmigo al (INSERTAR número de teléfono y llamada al mejor horario), o por correo electrónico a: (INSERTAR Tu correo electrónico).

Gracias por tomarse el tiempo para considerar esta oferta. Espero una pronta y favorable respuesta.

Respetuosamente, (deje 2-3 líneas en blanco para firmar su nombre en tinta)

(INSERTAR Su nombre - mayúsculas iniciales)

(INSERTAR Su título - mayúsculas iniciales)

Nota: Si incluye archivos adjuntos o copia a otra persona, la forma preferida de mostrar que en una carta comercial es después de su firma, de esta manera, y en este orden:

Respetuosamente, (deje 2-3 líneas en blanco para firmar su nombre en tinta)

(INSERTAR Su nombre - mayúsculas iniciales)

(INSERTAR Su título - mayúsculas iniciales)

Enclosures: (Liste más de uno en líneas separadas, con sangría)

cc: Jennifer Barnes, agente de listado

Cómo dar formato a la segunda página de una carta de negocios

Si su carta tiene más de una página, el formato de carta comercial estándar para comenzar la segunda página es así:

Carta:

El día de hoy

Página dos

Luego, omita dos o tres líneas en blanco y retome donde comienza la letra para la página dos.

Cómo entregar una carta de oferta

Puede enviar su carta de oferta por correo, entregarla personalmente o enviar un correo electrónico con un archivo adjunto que contenga la carta de oferta. Si aún está luchando con los términos que debe incluir, ¡aquí hay más artículos con excelentes consejos y consejos para negociar los mejores términos posibles!

Consejos para escribir su carta de oferta

• Recuerda que esta es una carta de negocios. Manténgalo limpio, simple y conciso, pero no tenga miedo de usar "puntos de venta" significativos para ayudar a ganarle a un propietario.
• Evite usar el humor, la jerga u ofrecer sentimientos personales sobre política, religión o cualquier otro tema que no esté relacionado con el propósito de la carta (para hacer una oferta).
• No utilice papelería perfumada o "con volantes". Su papel debe ser blanco, tamaño carta y sin bordes, o el membrete de su compañía habitual.
• Envíe la carta por correo en un sobre de tamaño comercial blanco liso. Nunca se doble para encajar la letra en un sobre más pequeño. Si su carta contiene más de siete páginas con archivos adjuntos, use un sobre plano de 8-1 / 2 x 11 ". ¡Asegúrese de incluir una dirección de retorno en la esquina superior izquierda del sobre, y asegúrese de haber puesto suficiente franqueo en el sobre!