¿Qué hacen los empleadores sobre los empleados que navegan por la Web en el trabajo?

Los empleados pasan entre una y tres horas al día navegando por la web en asuntos personales en el trabajo, según el estudio revisado.

Dado que la mayoría de los estudios dependen de los datos autoinformados por los empleados, esta pérdida de productividad, combinada con las preocupaciones que tienen los empleadores respecto a dónde navegan sus empleados en la web, hace que más empleadores decidan monitorear el uso de Internet por parte de los empleados.

Los empleados compran, realizan actividades bancarias, visitan sitios deportivos, pagan facturas, chatean en Facebook, twittean en Twitter y más. Con la mayoría de los empleados, estas son actividades ocasionales que realizan en los descansos y el almuerzo. Si pasan unos minutos de tiempo de trabajo, probablemente lo compensen respondiendo el correo electrónico después de que los niños se vayan a la cama.

Abuso del uso de internet en el trabajo

Pero, un pequeño porcentaje de empleados abusan del privilegio del uso de Internet en el trabajo. En una empresa, un supervisor descontento pasaba de 6 a 7 horas al día haciendo todo, desde la búsqueda de empleo hasta la búsqueda de recetas, las compras y la descarga de cupones.

En otro, un empleado cambió la posición de su computadora, haciendo que la vista de su pantalla sea imposible para cualquier persona, excepto para el empleado. Esto levantó las sospechas del personal de TI por lo que vieron su uso de Internet. Descubrieron que el empleado estaba descargando y viendo películas pornográficas. Entonces, a veces, los peores temores de los empleadores se justifican cuando los empleados abusan del uso de Internet en el trabajo.

En este segundo ejemplo, si el empleador no hubiera sabido que el empleado estaba viendo pornografía, el empleador podría haber sido puesto en la posición de una posible demanda por acoso sexual o una reclamación de entorno laboral hostil. Ninguno de los dos habría sido bienvenido, por lo que el empleador dejó ir al empleado. (La política de uso de Internet del empleador detalla claramente las condiciones bajo las cuales despediría a un empleado).

Vigilancia del empleador de los empleados que navegan por la Web en el trabajo

Los empleadores que bloquean el acceso a los empleados que navegan por la red en el trabajo están preocupados por los empleados que visitan sitios de adultos con contenido sexual, romántico o pornográfico; sitios de juegos; sitios de redes sociales; sitios de entretenimiento; sitios de compras / subastas; y sitios de deportes. Además, algunas empresas utilizan bloques de URL para evitar que los empleados visiten blogs externos. Otros bloquean el acceso a sitios como Facebook en el trabajo.

Dependiendo de la compañía, el monitoreo de la computadora toma muchas formas: algunos empleadores rastrean el contenido, las pulsaciones de teclado y el tiempo dedicado al teclado; algunos almacenan y revisan archivos de computadora; otros monitorean la blogósfera para ver qué escriben los empleados sobre la compañía, y otros monitorean los sitios de redes sociales.

De las compañías que monitorean el correo electrónico, algunas usan herramientas tecnológicas para monitorear automáticamente el correo electrónico y otras asignan a un empleado para que lea y revise manualmente el correo electrónico.

¿Por qué los empleadores monitorean a los empleados que navegan por la red en el trabajo?

Los empleadores creen que esta vigilancia de los empleados es necesaria para la productividad de los empleados, las razones legales, la seguridad de la información de la empresa y para evitar un entorno de acoso.

Según Manny Avramidis, vicepresidente senior de recursos humanos globales para la AMA:

"Hay razones principales por las cuales los empleadores monitorean el comportamiento de los empleados en el trabajo en Internet, dependiendo de la organización y sus empleados. La productividad de los empleados es clave. Algunas compañías dicen que los problemas de secretos comerciales son importantes, no necesariamente porque los empleados comparten intencionalmente información de la compañía, pero los empleados pueden No se da cuenta de la importancia para los competidores de elementos tales como nuevas características de productos y cuadros de organización.

"Los sitios de intranet comparten información que los empleadores no quieren que los forasteros conozcan debido a la competencia y la necesidad de vencer a los competidores en el mercado. Otras compañías están preocupadas por el fraude en cuanto a la seguridad de los datos, asegurándose de que la información no sea robada.

"Algunas compañías dirán que la seguridad y la productividad son sus principales preocupaciones, que pueden involucrar el monitoreo de la ubicación de los empleados a través del GPS satélite de posicionamiento global, las cámaras de video en las áreas de trabajo de producción y los guardias de seguridad para verificar las identificaciones y el contenido de los artículos que se pusieron a trabajar. otros empleadores citarán la responsabilidad potencial porque han sido quemados en los tribunales. La mayoría de las organizaciones tienen algo de capital que controlar y es bastante barato hacerlo. Así lo hacen ".

Más preocupaciones de los empleadores sobre navegar en la Web en el trabajo

Además de la preocupación por el tipo de sitios que visitan los empleados en el trabajo por estas razones, una serie de inquietudes adicionales motivan a los empleadores a monitorear a los empleados que navegan por la red en el trabajo.

El litigio es un tema serio para los empleadores, dijo Nancy Flynn, directora ejecutiva de The ePolicy Institute y autora de El manual de ePolicy, 2da edición (AMACOM, 2008) y otros libros relacionados con Internet.

Según SHRM (accedido 1-11-18, debe ser miembro), "En esta era de información digital, los gerentes de negocios, profesionales de recursos humanos, profesionales de TI y profesionales legales deben trabajar juntos para desarrollar políticas y procedimientos relacionados con el registro de empleo. En caso de litigios relacionados con el empleo, es probable que se realice una búsqueda exhaustiva de los registros electrónicos de un empleador.

"Los datos electrónicos incluyen correo electrónico, páginas web, archivos de procesamiento de textos, bases de datos informáticas y cualquier otra información que se almacene en una computadora y que exista en un medio que se pueda leer solo a través del uso de computadoras. También puede incluir rastros electrónicos. dejados atrás, como cuando un administrador agrega o elimina texto a una revisión de desempeño, las fórmulas que los empleados usaron para hacer cálculos o ediciones de hojas de cálculo a un memorando y otros datos almacenados involuntariamente.

"Los datos electrónicos son cada vez más importantes en los procedimientos legales. La consulta con el asesor legal sobre el almacenamiento, la retención y la destrucción de datos electrónicos es especialmente importante, ya que las Reglas Federales de Procedimiento Civil - La Regla 34 se modificó específicamente para abordar las reglas de descubrimiento para la información almacenada electrónicamente".

Según Avramidis:

"Hay más y más empleadores que controlan el uso de las computadoras por parte de los empleados porque la tecnología se está volviendo más barata y más barata. No importa cómo se sienta al respecto, los empleadores que no monitorean serán cada vez menos, no para identificar a los empleados, sino porque Cada vez tiene más sentido comercial. Solo será cada vez más importante en Estados Unidos. Los empleados realmente necesitan leer y conocer las políticas.

"Los empleadores deben establecer políticas para ser claros con los empleados sobre su relación laboral. Una política actúa como elemento disuasorio. En Florida, como ejemplo, no es inusual estacionar automóviles de la policía en la carretera durante la noche como un elemento disuasivo para los conductores que aceleran".

"Donde los empleadores a menudo se quedan cortos es que les dicen a los empleados que serán monitoreados pero no describen exactamente qué comportamiento se espera o no se espera. Explicar exactamente cuáles son sus expectativas sobre la política es importante. Educar a los empleados y explicarles se recomienda la definición de lo que es un uso justo y aceptable de internet y correo electrónico anualmente ".

Si bien un número cada vez mayor de estados y jurisdicciones requieren que los empleadores notifiquen a los empleados sobre el monitoreo electrónico, la mayoría de los empleadores están haciendo un buen trabajo para alertar a los empleados cuando están siendo vigilados.

La mayoría de los empleadores informan a los empleados que la compañía está monitoreando el contenido, las pulsaciones del teclado y el tiempo empleado en el teclado y la mayoría de los empleados saben que la compañía revisa el uso de su computadora. La mayoría también alerta a los empleados a la supervisión del correo electrónico.

¿Debes monitorear a los empleados?

A pesar de este aumento, el monitoreo del tiempo y uso de los empleados en línea es una señal de desconfianza e incongruente con una cultura orientada a los empleados que considera a los empleados como los principales activos de la empresa.

Si menos del uno por ciento de los empleados, según algunos informes, abusan de su jornada laboral y la confianza del empleador en línea, ¿por qué hacer que el 100 por ciento de los empleados se sienta incómodo y desconfiado? Por lo tanto, la práctica de monitorear electrónicamente a los empleados en el trabajo tiene fuertes ventajas y desventajas.

La vigilancia electrónica de los empleados en el trabajo puede dar resultados que son beneficiosos para el empleador al controlar el abuso. Pueden proteger los intereses de un empleador en una demanda, o no, dependiendo de la naturaleza de la situación.

Pero, hay razones poderosas por las cuales un empleador podría no querer usar el monitoreo de Internet de los empleados. Avramidis dice que esta decisión depende de la compañía y el entorno de trabajo que un empleador quiere crear:

"Dependiendo del nivel de libertad permitido en una empresa o el tipo de empleador, la vigilancia electrónica de los empleados puede no ser conveniente. Las empresas que emplean a nuevos graduados universitarios, que tienen líneas totalmente borrosas y están en línea todo el día, son un ejemplo.

"De hecho, el 99 por ciento de la población estará bien sin vigilancia electrónica; menos del 1 por ciento de los empleados está causando el daño que permite que todas las cosas malas para que los empleadores se den cuenta".

En días como el lunes cibernético, el viernes negro, los campeonatos de la NCAA y otros eventos populares, los empleadores podrían sentirse tentados a reaccionar exageradamente a los empleados que compran y miran juegos en línea. Y, los empleados pueden sentir que necesitan esconderse y hacer trampa para realizar sus actividades de Internet. Pero, un equilibrio saludable beneficia a todas las partes.

Los empleadores pueden querer pensar dos veces antes de desarrollar e implementar políticas que prohíban el uso de computadoras personales en línea durante la jornada laboral con empleados que todavía están respondiendo correos electrónicos a las 8 p.m. Por la noche.

Los empleados también deben practicar un uso razonable de Internet para compras personales y similares en el trabajo. Pocos empleadores discutirán durante unos minutos para hacer un pedido, pero muchos objetarán merecidamente que un empleado compare los precios en línea durante la mitad del día laboral.

Sería conveniente que los empleados comprendieran las políticas y expectativas de Internet, correo electrónico y computadoras de sus empleadores. Más de la mitad de todos los empleadores encuestados habían despedido a empleados por correo electrónico y abuso de Internet.

Los empleadores que han despedido a trabajadores por el mal uso del correo electrónico lo hicieron por estas razones: violación de la política de la empresa; lenguaje inapropiado u ofensivo; uso personal excesivo; o incumplimiento de las normas de confidencialidad de la empresa.

Conozca las políticas de su empleador sobre el uso de internet y correo electrónico. Debido a que el porcentaje de empleadores que monitorean el comportamiento de las computadoras aumenta cada año, lo que usted no sabe o no le presta atención podría perjudicar su posición frente a su empleador.

A la mayoría de los empleadores no les importa un poco o una pequeña cantidad de uso de computadora para negocios personales en el trabajo. Usted necesita saber cómo su empleador define algunos.

Alternativas al monitoreo de los empleados

Es una elección que cada empresa tiene que hacer. Y, cada vez más empresas optan por supervisar a los empleados y su uso en línea. No recomiendo el monitoreo de internet de los empleados. Recomiendo las siguientes acciones para crear un entorno organizativo en el que los empleados no abusen de la confianza de su empleador.

• Desarrolle una política sólida de Internet y correo electrónico que brinde a los empleados expectativas claras sobre la postura del empleador respecto del tiempo personal en línea en el trabajo. Esta política puede prohibir en general ciertas actividades y visitas al sitio sin que los empleados se sientan como criminales. La política puede enfatizar la responsabilidad, la fe, la confianza profesional y la confianza.
• Comunique la política con muchos ejemplos para que los empleados no se confundan con sus requisitos. Comunique continuamente sus expectativas y diríjase a los empleados que aprovechan el tiempo de su empleador individualmente. Si la productividad o la contribución de un empleado cae, comuníquese con el empleado para determinar si el uso en línea está afectando el rendimiento. Use una disciplina progresiva con los empleados que violan repetidamente sus expectativas y confianza.
• Capacite a sus gerentes y supervisores sobre cómo establecer y mantener las expectativas y políticas de su lugar de trabajo. Capacítelos para que reconozcan cuándo un empleado podría estar abusando del tiempo de Internet o de los sitios en el trabajo. El personal de TI, en el ejemplo anterior, recibió orientación y capacitación claras sobre qué observar en casos potenciales de abuso de Internet. En lugar de monitorear toda la actividad de los empleados en línea, monitorearon de forma selectiva cuando pensaban que podría existir un problema potencial.
• Desarrollar y mantener una cultura de confianza. Desarrollar un entorno en el que los empleados se autocontrolen el tiempo personal en línea en el trabajo es el enfoque más efectivo. Trate con los empleados que están sobre la línea en una base de caso por caso. No cargue a la mayoría de sus empleados que trabajan arduamente con políticas demasiado pesadas debido a las acciones de unos pocos. Deshazte de los pocos.

El abuso del tiempo en línea ocurre en los lugares de trabajo. Sin embargo, el monitoreo de Internet de los empleados es una reacción excesiva a las actividades de un pequeño porcentaje de empleados. Contribuye a un entorno en el que los empleados se sienten desconfiados. Fomenta el comportamiento astuto por parte de los empleados.

Hace que los empleados desperdicien energía preocupándose de si lo que están haciendo está bien o no, y fomenta una mentalidad de 9 a 5. Un empleador de elección encuentra alternativas al monitoreo de Internet de los empleados.