Cómo hacer que sus reuniones de gestión sean eventos productivos

No tiene que mirar muy lejos para encontrar artículos de expertos en administración del tiempo, ejecutivos consumados y otros gurús y expertos que denuncien las reuniones y sugieran que evite, reduzca o de lo contrario prescindir de estos desperdicios de tiempo corporativos a menudo laboriosos.

Sin embargo, a veces solo tenemos que encontrarnos. Y sí, hay algunos excelentes consejos disponibles de expertos en gestión del tiempo, control de la agenda y reglas de orden. El enfoque aquí es un poco diferente, ofreciendo una guía probada y verdadera que ayudará a los gerentes a convertir cinco tipos de reuniones comunes en eventos sin dolor y productivos.

Cinco soluciones comunes para reuniones

1. Eliminar la muerte por "Alrededor de la mesa" actualizaciones. Usted conoce esta reunión. Involucre a dieciocho personas en una habitación y luego solicite a cada persona que comparta una actualización que, por lo general, parece un intento de justificar su existencia y defender su consagración en el gran salón de la fama de los empleados. Los CEOs y los líderes sénior son conocidos por dirigir estas reuniones, y creen ingenuamente que esta es una excelente manera para que todos escuchen lo que está sucediendo en toda la firma. En realidad, la mayoría de las personas se desconectan y se enfocan en planificar su propia actualización que nadie escuchará.

En lugar: De todos modos, reúnase con sus compañeros, miembros del equipo o colegas clave, pero no sucumba al enfoque "alrededor de la mesa". Ofrecer información sobre una base de excepción. Comparta noticias relevantes, que incluyen resultados financieros, grandes ganancias de clientes o actualizaciones sobre iniciativas de toda la organización. Además, extienda la oferta para que las personas individuales planteen cuestiones importantes. Si ha ocurrido algo notable y no ampliamente conocido, alguien debería compartirlo. Si un grupo necesita ayuda de otro grupo, presente la solicitud.

De lo contrario, no obligue a todos los asistentes a compartir.

2. Reuniones de estado en general. Estos pueden ser asesinos de tiempo brutales, especialmente cuando se encierran como eventos recurrentes y se administran mal.

En lugar : Nunca llame a una reunión para algo que pueda buscar. Aproveche las herramientas tecnológicas del día para asegurarse de que sus equipos de trabajo mantengan una actualización de estado actual y visible donde todos puedan verla con el clic de un mouse. Si debe cumplir con la mitad del tiempo de reunión planificado, use enfoques ágiles y realice sesiones cortas de "stand-up". Sé draconiano acerca de las digresiones y distracciones que alargan estas sesiones. Concéntrese en compartir el estado y solicite a las personas que aborden los problemas fuera de este foro.

3. Reuniones de lluvia de ideas no estructuradas. La mayoría de las reuniones de intercambio de ideas se facilitan tan mal que terminamos suprimiendo ideas, apoyando la idea del jefe o generando grandes listas de cosas interesantes en los post-it que nunca se escuchan ni se vuelven a ver.

En lugar: Trabaje para definir el tema de la lluvia de ideas y compártalo con los invitados antes de la sesión. Recopile sus aportes y consolídelos y publíquelos o compártalos sin atribución a las ideas. Use la sesión en vivo para saltar y construir sobre las ideas enviadas, agregando a la lista. Resista la tentación de evaluar ideas en esta sesión. Incorpore otras técnicas que minimicen las presiones de socialización, como la redacción del cerebro. Y, por encima de todo, consolide las ideas y cree un proceso para evaluarlas y archivarlas para facilitar las referencias de los grupos en futuras sesiones y situaciones.

4. Revisiones de operaciones que hacen que la Inquisición se vea domesticada. Si alguna vez ha sufrido a través de una sesión en la que el líder de la reunión, generalmente un ejecutivo, se enfoca en una función con dificultades o busca el punto débil en la presentación de todos y luego cuesca a los mensajeros sin piedad, sabe cuán destructivo es este formato. No perpetúes este proceso.

En lugar: mantenga en privado los exámenes de inmersiones funcionales y de proctología corporativa, y céntrese en compartir indicadores operativos clave, problemas y oportunidades. La reunión de grupo no es el momento ni el lugar para desgarrar un área o individuo de bajo rendimiento. Organice una reunión de seguimiento en el lugar, pero no someta a todos los demás a su interrogatorio visible sobre este tema. No retroceda en la responsabilidad de mejorar, sino que elimine la crueldad y lo que equivale a avergonzar al público de su repertorio de gestión de reuniones.

5. Reuniones que plantean cuestiones que exigen decisiones espontáneas. Curiosamente o irónicamente, la sala de reuniones es uno de los peores lugares para decisiones rápidas. Plantear un problema por primera vez y pedir una decisión pone a las personas en el lugar, y te resentirán por usar este enfoque.

En lugar: Trabaje incesantemente antes de las reuniones de grupo para involucrar a los principales interesados ​​en temas y opciones. Solicite su aporte, ofrezca sus perspectivas y trabaje para negociar intereses compartidos. Utilice el foro de la reunión para validar los intereses de las partes interesadas e identificar sus recomendaciones. Si bien es posible que aún no obtenga la decisión inmediata sin uno o dos pasos, habrá fortalecido sus relaciones de trabajo con el trabajo previo a la sesión.

La línea inferior por ahora

Somos criaturas comunitarias por naturaleza e incluso con una variedad de herramientas tecnológicas que nos permiten conectarnos sin estar en el mismo lugar, a veces, solo ayuda estar cara a cara. Aproveche este tiempo sabiamente y muestre su respeto por los participantes al organizar reuniones que minimizan la inversión de tiempo y maximizan el intercambio de información de alta calidad en un entorno sin amenazas.