El papel y el propósito de una carta de proyecto

Los proyectos existen formalmente en una organización debido a la carta del proyecto. Es un documento que autoriza el trabajo a realizarse y designa al gerente del proyecto. Le da a usted, como gerente de proyecto, el mandato de hacer el trabajo descrito en él.

El rol más importante de una carta del proyecto es establecer exactamente lo que el proyecto logrará. Veamos lo que está en este documento esencial del proyecto.

¿Qué entra en una carta de proyecto?

La primera sección de la carta del proyecto especificará el nombre del proyecto, los nombres del patrocinador y el gerente del proyecto, y la fecha en que se preparó el documento. Luego te metes en la carne del documento.

Las secciones principales de una carta del proyecto son las siguientes.

• Propósito del proyecto: Esto explica por qué se quiere el proyecto. Puede referirse a un caso de negocios o al contrato que está impulsando este proyecto o simplemente explicar por qué es importante hacer este trabajo.
• Descripción del proyecto: Explique en esta sección lo que el proyecto va a lograr. Debe incluir detalles sobre los elementos que se construirán o los servicios que se entregarán.
• Presupuesto: en este punto es posible que no tenga todos los detalles sobre las tareas del proyecto, por lo que no puede reunir un presupuesto completo y detallado del proyecto. Anote las restricciones presupuestarias o el rango inicial de gastos de alto nivel que espera.

• Riesgos: Todos los proyectos tienen riesgos. Esta sección de la carta del proyecto constituye la primera versión de su registro de riesgos del proyecto. Documente cualquier riesgo que conozca en este momento para que el equipo de administración pueda ver qué podría afectar al proyecto en el futuro.
• Hitos: Si conoce los hitos de alto nivel, inclúyalos en la carta del proyecto en esta sección. Puede transferirlos a su diagrama de Gantt más adelante cuando venga a elaborar un plan más detallado. En este momento solo está buscando fechas de entrega o cualquier cosa especificada en los contratos en los que está trabajando.

• Objetivos del proyecto: es una sección muy importante, pero puede ser difícil de armar. Intenta responder a la pregunta: “¿Cómo sabremos cuando hayamos terminado?” Escriba qué espera que se cumpla el proyecto y cómo sabrá si ha llegado allí. Por ejemplo, en un proyecto para lanzar un sistema de registro de tiempo para todos los departamentos, el objetivo podría ser: "Todos los equipos usarán el sistema de hoja de tiempo para finales de año". Además, tome nota de quién va a ser Responsable de acordar que has alcanzado este objetivo. Evita cualquier problema al final del proyecto donde, de repente, nadie está preparado para firmar el trabajo como completo.

• Gerente de proyecto Niveles de autoridad: a menos que esté claro y documentado en algún otro lugar, vale la pena incluir una sección en el estatuto sobre lo que puede hacer sin obtener más aprobación de alguien de mayor rango. Por lo general, se relaciona con los niveles de tolerancia establecidos en el presupuesto y los plazos y se expresaría así: “El gerente del proyecto tiene una tolerancia del 10 por ciento en el presupuesto y una tolerancia del 5 por ciento en el programa. Cualquier desviación por encima de estos límites aprobados debe ser aprobada por el patrocinador del proyecto ”. Puede ampliar esta sección para especificar qué autoridad, si corresponde, tiene el gerente del proyecto para contratar y despedir personal del equipo del proyecto.

Aprobando la Carta del Proyecto

La sección final de la carta del proyecto es la sección de aprobaciones. El administrador del proyecto y el patrocinador del proyecto (o la persona que inició el trabajo, si aún no se ha nombrado un patrocinador a largo plazo) debe firmar y fechar el documento. Hoy en día, es probable que sea por correo electrónico, así que guarde una copia de la autorización de correo electrónico en los archivos de su proyecto en caso de que necesite volver a consultarla.