La importancia de la documentación en recursos humanos

La documentación es el registro escrito y retenido de eventos de empleo. Estos registros se componen de elementos obligatorios y del gobierno, documentos requeridos por la política y la práctica de la compañía, documentos sugeridos por las mejores prácticas de recursos humanos y registros formales e informales sobre eventos de empleo.

Documentación sobre un registro de empleo

El registro de documentación de un empleado es un relato escrito de sus acciones, discusiones, incidentes de entrenamiento de desempeño, infracciones de políticas, acciones disciplinarias, contribuciones positivas, recompensas y reconocimiento, investigaciones, incumplimiento de los requisitos y objetivos, evaluación de desempeño y más.

Mantener estos registros permite al empleador y al empleado conservar un historial escrito de los acontecimientos y discusiones que tuvieron lugar en torno a un evento específico. La documentación de la relación laboral proporciona un registro por escrito que puede ser necesario para respaldar acciones tales como la promoción de los empleados, los aumentos salariales de los empleados y las medidas disciplinarias, incluida la terminación del empleo.

La documentación sobre los empleados, cuando es necesario, es generalmente positiva y negativa. Es un hecho, no crítico. Describe los eventos a medida que ocurren, y no se basa en las opiniones y pensamientos del observador sobre el evento. La documentación también describe las acciones que se tomaron en casos notables, como el reconocimiento formal de los empleados o la adopción de medidas disciplinarias.

Recuerde, debe crear la documentación lo más cerca posible cuando ocurra el incidente para que los registros sean oportunos, detallados y precisos.

En un procedimiento legal, la documentación sobre el desempeño pasado de un empleado a menudo es crítica para el resultado que el empleador experimenta del evento. El objetivo es presentar una imagen justa del desempeño del empleado sin centrarse únicamente en los acontecimientos negativos.

Tipos de documentacion

Las políticas, los procedimientos, el manual del empleado y los planes de desarrollo del desempeño también son formas de documentación que registran el comportamiento esperado de los empleados y los requisitos del lugar de trabajo para mantener un lugar de trabajo ordenado y justo en el que los empleados sepan qué se espera de ellos.

Los registros también son las declaraciones escritas del acusado, el acusador y los testigos de eventos hostiles en el lugar de trabajo que involucran mala conducta de los empleados, como el acoso sexual.

Esta documentación también incluye registros permanentes como la solicitud de empleo firmada, las referencias de empleo escritas, los materiales de solicitud, como los currículums y las cartas de presentación, y la verificación de antecedentes. Además del archivo del personal del empleado, también se conservan otros documentos, como el formulario I-9 (que verifica la elegibilidad del empleado para trabajar en los EE. UU.), Al igual que los registros médicos, los registros de FMLA, etc.

La documentación también puede ser informal como en el registro de un gerente de sus conversaciones con un empleado en el transcurso de un año. Es importante que los gerentes mantengan esta documentación en todos los miembros del personal de informes. Ningún empleado debe ser destacado por su desempeño. Esto podría interpretarse como discriminación en una fecha posterior.

La documentación puede ser formal y conservada en el archivo personal del empleado. Se espera que los empleados firmen esta documentación para reconocer que han recibido una copia y que han revisado el contenido en su totalidad. Nota: La firma no significa acuerdo con las declaraciones en la documentación.

Uso de la documentación

La documentación de incidentes críticos, ya sean positivos o negativos, también se recomienda para que los gerentes tengan un registro del desempeño de los empleados que abarca un período de tiempo.

Las organizaciones pueden utilizar la documentación que conservan de otras maneras. Estos pueden incluir procedimientos, instrucciones de trabajo e instrucciones de software de computadora para nombrar algunos, pero a los efectos de la función de recursos humanos, estos son los usos comunes de la documentación. La siguiente sección describe las instrucciones sobre cómo documentar adecuadamente.

Muestras de documentación de rendimiento

La documentación sobre el desempeño de un empleado le permitirá disciplinar, rescindir o promover, recompensar y reconocer de manera justa a los empleados. Sin documentación, presentar un caso para cualquiera de estas acciones es difícil y potencialmente riesgoso para el empleador.

El empleador debe evitar cualquier acusación potencial sobre el trato discriminatorio de los empleados. Dejando de lado todas las legalidades, los buenos empleadores quieren crear un entorno laboral justo, coherente y que respalde los objetivos de los empleados y los planes de carrera.

Este entorno está respaldado por la documentación profesional del gerente sobre el desempeño de los empleados, tanto el comportamiento elogioso como las acciones que necesitan corrección o mejora. Cómo documentar esto fue discutido anteriormente en detalle. Las siguientes situaciones le dan más ejemplos de documentación apropiada.

Documentando la ausencia y el ausentismo

Incorrecto:

Mark suele llegar tarde al trabajo. Mark pierde demasiado trabajo.

Derecha:

1 de abril: Marcos llamó enfermo y perdió ocho horas de trabajo.

4 de abril: Mark llegó al trabajo a las 10 a.m., dos horas tarde de su hora de inicio programada.

6 de abril: Mark programó una cita con el médico y luego se quedó en casa para instalar un nuevo horno.

12 de abril: Marcos llamó enfermo y perdió ocho horas de trabajo.

Documentando el rendimiento

Incorrecto:

María no es confiable. Ella casi nunca hace lo que se comprometió a hacer.

Derecha:

2 de mayo: Mary prometió que el primer borrador de la propuesta del producto estaría disponible para su revisión en la reunión semanal de hoy. María no produjo un borrador de documento como se esperaba. Dijo que había estado demasiado ocupada y que las personas cuya ayuda necesitaba no habían regresado con ella.

El gerente respondió: ¿Qué ayuda necesitabas? ¿Información? ¿Quién no te ha respondido y qué necesitabas de ellos?

Carl y Michael necesitaban actualizar a Mary sobre su progreso.

¿Qué le hace estar tan ocupado que no tuvo tiempo de cumplir con su compromiso? Hace demasiados compromisos con horarios limitados para cumplirlos.

¿Qué puedo hacer para ayudarte?

¿Cuándo pondrá a disposición el borrador del documento para su revisión?

Estas muestras proporcionan una visión general de cómo se ve la documentación efectiva en comparación con la documentación que está escrita de manera incorrecta. Siga este consejo para documentar de manera efectiva y legal las políticas, el rendimiento y los eventos en su lugar de trabajo.

Renuncia

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