Por qué la comunicación es importante en la gestión del cambio

No puede sobre-comunicarse cuando le está pidiendo a su organización que cambie. Cada ejecutivo exitoso que ha liderado un esfuerzo exitoso de gestión de cambios expresa la necesidad de una comunicación excesiva durante una experiencia de cambio y hace esta declaración en retrospectiva.

No existe ninguna organización en la que los empleados estén completamente contentos con la comunicación. La comunicación es uno de los temas más difíciles en las organizaciones. Es un área sobre la que los empleados se quejan con mayor frecuencia durante el cambio organizativo y las operaciones diarias. ¿La razón?

La comunicación efectiva requiere cuatro componentes que interactúan a la perfección para crear un significado compartido, una definición favorita de comunicación.

• La persona que envía el mensaje debe presentar el mensaje de manera clara y detallada e irradiar integridad y autenticidad.
• La persona que recibe el mensaje debe decidir escuchar, hacer preguntas para mayor claridad y confiar en el remitente del mensaje.
• El método de entrega elegido debe adaptarse a las circunstancias y las necesidades tanto del remitente como del destinatario.
• El contenido del mensaje tiene que resonar y conectarse en algún nivel con las creencias ya mantenidas del receptor. Debe contener la información que el empleado quiere escuchar. Debe responder a las preguntas más apreciadas y atendidas por el empleado.

Con todo esto sucediendo en la comunicación, es una maravilla que las organizaciones alguna vez lo hagan bien. Afortunadamente, los profesionales de la gestión del cambio han proporcionado una amplia gama de sugerencias sobre cómo comunicarse bien durante cualquier cambio organizativo.

Recomendaciones sobre la comunicación para la gestión eficaz del cambio

Desarrolle un plan de comunicación por escrito para asegurar que todo lo siguiente ocurra dentro de su proceso de administración de cambios.

• Comuníquese de manera constante, frecuente ya través de múltiples canales, incluyendo hablar, escribir, videos, capacitación, grupos de discusión, tableros de anuncios, intranets y más sobre el cambio.
• Comunique todo lo que se sepa sobre los cambios, tan pronto como la información esté disponible. Deje en claro que su sesgo es hacia la comunicación instantánea, por lo que algunos de los detalles pueden cambiar en una fecha posterior. Dígales a las personas que su otra opción es mantener toda la comunicación hasta que sea positivo acerca de las decisiones, los objetivos y el progreso, lo que es desastroso en la gestión eficaz del cambio.

• Proporcione una cantidad significativa de tiempo para que las personas hagan preguntas, soliciten aclaraciones y proporcionen información. Si alguna vez ha sido parte de un escenario en el que un líder presentó cambios a un grupo grande a través de transparencias generales y luego huyó, usted sabe qué malas noticias es para la integración del cambio. La gente debe sentirse involucrada en el cambio. La participación crea compromiso, nada más es tan importante durante un proceso de cambio.
• Comunique claramente la visión, la misión y los objetivos del esfuerzo de gestión del cambio. Ayude a las personas a comprender cómo estos cambios les afectarán personalmente. Si no ayudas con este proceso, las personas inventarán sus propias historias, generalmente más negativas que la verdad.

• Reconoce que la verdadera comunicación es una conversación. Es bidireccional, y debe resultar una discusión real. No puede ser solo una presentación.
• Los líderes o patrocinadores del cambio deben pasar tiempo conversando uno a uno o en grupos pequeños con las personas que se espera que realicen los cambios.
• Comunique las razones de los cambios de tal manera que las personas entiendan el contexto, el propósito y la necesidad. Los profesionales han llamado a esto "construir un marco conceptual memorable" y "crear un marco teórico para sustentar el cambio".

• Proporcione respuestas a las preguntas solo si conoce la respuesta. Los líderes destruyen su credibilidad cuando brindan información incorrecta o parecen tropezar o retroceder cuando dan una respuesta. Es mucho mejor decir que no sabe y que tratará de averiguarlo.
• Los líderes necesitan escuchar. Evite la actitud defensiva, la excusa y las respuestas que se dan demasiado rápido. Actuar con consideración.
• Haga que los líderes y los patrocinadores de cambio estén disponibles, diariamente cuando sea posible, para mezclarse con otros en el lugar de trabajo.
• Organice talleres y foros interactivos en los que todos los empleados puedan explorar los cambios juntos mientras aprenden más. Utilice la capacitación como una forma de comunicación interactiva y como una oportunidad para que las personas exploren de manera segura nuevos comportamientos e ideas sobre el cambio y la gestión del cambio. Todos los niveles de la organización deben participar en las mismas sesiones.

• La comunicación debe ser proactiva. Si la fábrica de rumores ya está en acción, la organización ha esperado demasiado para comunicarse.
• Proporcionar oportunidades para que las personas se conecten entre sí, tanto formal como informalmente, para compartir ideas sobre el cambio y la gestión del cambio.
• Revise públicamente las mediciones que existen para registrar el progreso en la gestión del cambio y los esfuerzos de cambio.
• Dar a conocer las recompensas y el reconocimiento de los enfoques y logros positivos en los cambios y la gestión del cambio. Celebra cada pequeña victoria públicamente.