Cómo manejar el abuso de licencias por enfermedad en el lugar de trabajo

¿Encuentra que sus empleados faltan en la acción con más frecuencia durante el verano y durante las temporadas de vacaciones? Los estudios demuestran que tienes razón. Las ausencias de trabajadores no programadas aumentan y, según diversas encuestas, las agencias gubernamentales tienen el mayor número de ausencias.

De acuerdo con "Las causas y los costos del ausentismo en el lugar de trabajo", una publicación de la compañía de soluciones de personal Circadian, el ausentismo no programado cuesta aproximadamente $ 3,600 por año por cada trabajador por hora y $ 2,650 por año para los empleados asalariados. Los costos pueden atribuirse a muchos factores, algunos que puede resolver y otros que no puede.

"El índice de bienestar de Gallup-Healthways encuestó a 94,000 trabajadores en 14 ocupaciones principales en los EE. UU. Del 77 por ciento de los trabajadores que se ajustan a la definición de la encuesta de tener una condición de salud crónica (asma, cáncer, depresión, diabetes, ataque cardíaco, sangre alta) presión, colesterol alto u obesidad), los costos totales anuales relacionados con la pérdida de productividad totalizaron $ 84 mil millones ".

Este costo no incluye los costos indirectos, como el pago de horas extra para otros empleados, la contratación de personal, la pérdida de plazos, la pérdida de ventas, el hundimiento de la moral y la menor productividad. Los costos indirectos pueden agregar hasta un 25 por ciento a los costos directos, de acuerdo con "Noticias de Beneficios para los Empleados" y "Noticias de Recursos Humanos".

En una encuesta de once organizaciones de telecomunicaciones con sede en los EE. UU., 72 centavos de cada dólar de los costos relacionados con la ausencia de los empleados se deben a la pérdida de productividad, en lugar de costos difíciles, como la asistencia médica y los beneficios por discapacidad ("Business Insurance", julio de 2000).

La licencia por enfermedad es un beneficio esencial para el empleado, incluso puede no ser utilizado

La licencia por enfermedad es un beneficio necesario para todos los empleados. Si un empleador no ofrece licencia por enfermedad, aceleraría los problemas de salud y la propagación de la enfermedad, reduciendo así la productividad y la moral. Incluso cuando los empleadores ofrecen licencia por enfermedad, los empleados a menudo entran en el trabajo por enfermedad. Esta acción, conocida como presentismo, puede ocurrir cuando los empleados trabajan en una organización donde los líderes sénior y la cultura no apoyan tomarse un tiempo libre cuando están enfermos.

A pesar de la presión por la asistencia perfecta para mejorar el servicio al cliente y la eficiencia, los empleados necesitan programas de baja por enfermedad equitativos para la seguridad y el alto rendimiento en general. Sin embargo, algunas organizaciones sufren de maltrato por enfermedad y el maltrato por enfermedad se traduce en dólares perdidos.

Un patrón de abuso de licencia por enfermedad

Un patrón de abuso con respecto a la licencia por enfermedad generalmente se refiere a empleados que, durante un período de tiempo, han violado la política de asistencia de la organización en numerosas ocasiones. Para poder disciplinar con confianza a los empleados con problemas de asistencia, los expertos legales dicen que la mejor opción es tener una política claramente escrita que especifique los estándares de la organización y los requisitos de los empleados.

Asegúrese de especificar que la disciplina, incluida la terminación, puede resultar del abuso y mal uso repetidos de la licencia por enfermedad. Mantenga la política flexible, ya que es prácticamente imposible enumerar todos los delitos potenciales. También desea conservar la flexibilidad para lidiar con las situaciones de los empleados individualmente si es necesario.

Ejemplos de violaciones a la política de asistencia incluyen:

• Número de ausencias, número de veces que llega tarde y número de salidas anticipadas, todas las cuales exceden la asignación de la política de asistencia;
• No obtener permiso para salir temprano o llegar tarde;
• No dar aviso anticipado de una ausencia cuando sea posible;
• No reportar una ausencia adecuadamente; y
• No presentar la certificación médica previa solicitud.

Determinar si y por qué los empleados explotan las políticas de licencia es importante. Del mismo modo que un empleador analiza el volumen de negocios, la organización también debe observar las tendencias de abuso por baja laboral. ¿Es el uso de licencias más alto en un departamento o bajo un supervisor en particular?

¿Las prácticas o políticas laborales afectan a las ausencias? ¿Las enfermedades de los niños llevan al tiempo libre de su empleado? Encontrar la causa principal de los problemas de abuso por enfermedad ayuda a resolver los problemas centrales.

Los métodos para monitorear el abuso de la licencia por enfermedad varían de una organización a otra, pero hay algunas pautas comunes que todos los empleadores pueden seguir. A continuación se enumeran algunos consejos sobre cómo manejar los casos de abuso por baja por enfermedad.

• Reconozca el problema del abuso por enfermedad e intervenga antes de que se intensifique. Los gerentes deben hacer cumplir las políticas de baja por enfermedad y tomar las medidas apropiadas.
• Averigüe por qué el empleado está abusando de la licencia. Hable con los empleados que abusan de la licencia y vea si su comportamiento se debe a un problema personal. Si encuentra que lo hace, recomiende asesoramiento o refiéralos al programa de asistencia para empleados de su organización.
• Aprende a decir no." No debe permitir que los empleados se salgan con la suya abusando de las políticas de licencia. Cuando escuche una solicitud ridícula de mal uso de la licencia, diga "no".

• Utilice procedimientos, regulaciones, prácticas y conocimientos para beneficiar a la administración, así como al empleado. Los supervisores y gerentes deben trabajar con los empleados. Su trabajo principal es asegurarse de que todos los empleados estén al tanto de las políticas de licencia por enfermedad y cómo usarlas.
• Documentar todo.

Fomentar el uso apropiado de la licencia por enfermedad cuando los empleados están enfermos

No solo tiene que lidiar con el abuso de la licencia por enfermedad, también puede alentar el uso apropiado de la licencia.

Para alentar a los empleados a usar los programas de baja por enfermedad de manera adecuada, muchas organizaciones usan incentivos en efectivo u otros beneficios. Las siguientes son estadísticas de incentivos de la Encuesta de inventario del programa de personal del centro de recursos humanos, desarrollada por la Asociación internacional de gestión de personal. De los 428 Miembros de la Agencia IPMA que respondieron, la encuesta encontró lo siguiente:

• 58 por ciento de baja laboral por retiro de jubilación;
• El 45 por ciento ofrece efectivo / paga por licencia por enfermedad no utilizada;
• El 33 por ciento ofrece licencia por enfermedad para compartir / dejar bancos;
• El 11 por ciento convierte el permiso por enfermedad al tiempo de vacaciones;
• El nueve por ciento convierte la baja por enfermedad en un seguro al jubilarse;
• El tres por ciento convierte la baja por enfermedad en un seguro de invalidez; y
• El dos por ciento convierte las bajas por enfermedad en gastos de bienestar.

Hay programas que pueden ayudar a abordar el abuso de la licencia por enfermedad. Por ejemplo, el Centro de Recursos Humanos de IPMA ha desarrollado dos paquetes que ofrecen sugerencias importantes para ayudar a frenar el abuso por baja laboral y brindan consejos generales para crear políticas sólidas. El primer paquete, "Abuso de licencia por enfermedad", cubre políticas e ideas sobre programas de bonos de asistencia, incentivos por licencia por enfermedad y reconocimiento anual por el uso mínimo de la licencia por enfermedad.

El segundo paquete, "Paid Time-Off Policies", ofrece políticas de muestra y consejos para desarrollar programas de PTO. Estos paquetes integrales de licencia combinan licencia por enfermedad, tiempo personal y vacaciones en una sola "falta de vida". Para los empleadores, esto puede significar menos temor al abuso de la licencia por enfermedad y, para los empleados, a menudo significa más flexibilidad y control.

Muchas organizaciones han implementado programas y políticas de incentivo para ausentarse por enfermedad para desalentar el ausentismo y recompensar a los empleados que mantienen excelentes registros de asistencia. Por ejemplo, el condado de Broward, Florida, ofrece un "Día de bonificación", en el que los empleados elegibles obtienen un día libre por cualquier tiempo de enfermedad que no se utilice dentro de un período de seis meses.

Establecer programas de incentivos para la baja por enfermedad

El condado de Calvert, Maryland, ofrece un bono de incentivo, el equivalente a un pago de un día, a cualquier empleado de tiempo completo elegible que esté empleado el primer día laborable en un año de pago y que utilice dos días o menos de licencia por enfermedad durante un año de pago. Una nota de precaución: los empleadores que están considerando el establecimiento de un programa de incentivo de licencia por enfermedad deben asegurarse de que el programa no viole la Ley de Licencia Familiar y Médica.

Los críticos de los programas de incentivos por baja por enfermedad sugieren que los incentivos intentan sobornar a los empleados para que actúen de ciertas maneras, en lugar de hacer que quieran exhibir los comportamientos de manera voluntaria. Otra objeción común es que tales programas castigan indirectamente a los empleados que tienen que estar legítimamente sin trabajo.

Los padres de niños pequeños pueden resentirse por el favoritismo percibido otorgado a sus compañeros de trabajo sin hijos que no necesitan licencia por enfermedad para cuidar a los niños enfermos.

Algunos críticos también afirman que los incentivos a la asistencia envían un mensaje equivocado sobre la baja por enfermedad, que se ha vuelto cada vez más importante en el entorno laboral de alto estrés de hoy. Si se hace que el uso de la licencia por enfermedad parezca el comportamiento incorrecto, los empleadores corren el riesgo de alentar a los empleados a trabajar demasiado hasta el punto de una enfermedad real.

Los empleados que usan el permiso por enfermedad legítimamente pueden sentirse presionados para reportarse a trabajar, incluso cuando están gravemente enfermos, lo que podría ocasionar un daño significativo a la salud y un aumento de los costos de atención médica en el futuro.

La mejor manera de crear un programa de incentivos es, primero, examinar las políticas actuales y el estilo de gestión, y luego tratar de desarrollar ideas para evitar y prohibir el abuso. Por ejemplo, algunos empleadores han descubierto, tras una evaluación interna, que cuantos menos supervisores tenga un empleado, menos probabilidades habrá de que abusen de la licencia por enfermedad.

Por medio de la investigación y la atención a los comportamientos de los empleados y la gerencia, las organizaciones tienen una mayor probabilidad de desarrollar un programa exitoso de incentivo por licencia.