Cómo crear un kit de prensa para su negocio

Es posible que haya escuchado el término kit de prensa e incluso que haya recibido un kit de prensa para algo. Aunque la forma y función de un kit de prensa puede variar mucho según la industria, la definición aceptada de uno es:

"Un paquete de material promocional proporcionado a los miembros de la prensa para informarles, especialmente sobre un producto, servicio o candidato".

Debido a que hay mucha variedad, veamos los componentes reales que pueden crear un kit de prensa, y cómo armar uno que le brinde a su producto o servicio la mejor oportunidad de publicidad gratuita, también conocida como medios ganados. Si hace su kit de prensa correctamente, verá un rendimiento muchas veces mayor que su inversión inicial, especialmente si el kit obtiene el tiempo de transmisión de su producto o servicio en estaciones de noticias, o redacciones en línea y en medios impresos.

Creación de su kit de prensa

No hay un libro de reglas sobre la creación de kits de prensa que especifique qué componentes debe incluir. Sus kits de prensa variarán según lo que esté promocionando y el tipo de medio que recibirá su kit de prensa.

La mayoría de los kits de prensa se envían por correo, a menudo a personas que tienen asistentes administrativos, y su trabajo es crear un kit de prensa que sea lo suficientemente interesante como para pasar al guardián. El contenido y la presentación importan mucho. También puede enviar su kit electrónicamente, aunque si tiene diez partes que pueden resultar engorrosas.

Lo que incluye es muy importante porque un kit de prensa debe ser una forma fácil de destacarlo a usted o a su empresa. Piense en ello como la compilación de los mejores éxitos de su compañía, porque desea que los medios sepan sobre usted y sus productos y servicios en un paquete ordenado. Los componentes principales del kit de prensa que debe considerar incluyen los siguientes elementos.

El comunicado de prensa

El comunicado de prensa de su kit de prensa anuncia lo que está publicando. Si tiene un producto nuevo, el kit de prensa ayuda a introducirlo. Si su compañía se está fusionando con otra, el comunicado de prensa defiende eso.

Puede incluir varios comunicados de prensa en su kit de prensa. Por ejemplo, un kit de prensa de una feria comercial puede contener un comunicado de prensa de fusión de la empresa, tres nuevos comunicados de prensa de productos y un comunicado de prensa anunciando un nuevo CEO.

Sin embargo, no incluya más de un comunicado de prensa si puede evitarlo. Si está enviando un kit de prensa a un editor, solo necesitará un comunicado de prensa. Recuerde, cuanto más incluya, más trabajo hará que la gente haga. Quieres hacer su trabajo lo más fácil posible.

Una breve carta / tabla de contenidos

Esto es especialmente útil para cualquier tipo de kit de prensa que incluya muchos elementos diferentes, pero igualmente importantes. Puede enviar su carta a los medios de comunicación agradeciéndoles por su interés por adelantado, y luego puede proporcionar un resumen de lo que está incluido y explicar por qué el producto o servicio sería interesante para ellos. Asegúrese de que el nombre y la información de contacto de su contacto de medios sean correctos.

Un folleto

Los profesionales de PR usan los kits de prensa para anunciar un nuevo producto, pero también puede incluir su folleto. Los folletos son especialmente útiles para explicar su producto o servicio además de un simple comunicado de prensa. No solo es un elemento visual, sino que también puede proporcionar información técnica de manera directa. Para un kit de prensa para ferias comerciales, puede incluir una serie de folletos que le brinden al editor / reportero una gran cantidad de información sobre los distintos productos / servicios.

Muestras del producto

Si su producto es lo suficientemente pequeño y puede permitírselo, debe poner una muestra dentro del kit de prensa. Esto les da a los editores y reporteros la oportunidad de probar el producto por su cuenta. Por supuesto, asegúrese de que el producto funcione antes de enviarlo a un editor. No quieres enviar Cableado Revista un nuevo tipo de linterna que se enciende en llamas mientras opera.

Si su producto es demasiado grande y realizará una demostración en sus instalaciones, incluya esa información para que el editor / reportero pueda llegar a su ubicación y ver el producto de cerca. O, si su stand en una feria comercial tiene una demostración, es una buena manera de darles a muchos editores y reporteros de todo el país la oportunidad de ver su producto en acción.

Si solo tiene algunas muestras, cree un paquete de correo de prensa por niveles. Los medios de nivel superior solo pueden tener entre cinco y diez salidas, pero serán las más importantes.

Cobertura de prensa pasada

Si ha recibido cobertura de medios gratuita anteriormente, puede incluir una hoja que detalla esos medios de comunicación. Pero no envíe cobertura de medios de un competidor directo o no estará cubierto. Por ejemplo, si Casa hermosa ejecutó un artículo en su producto, no lo envíe a Casa de jardín porque dirán que ya estaba cubierto por una publicación de refugio. Sin embargo, si su producto apareció en un segmento de CNN, siga adelante e incluya esa exposición de prensa.

Hoja de hechos

Esto puede ser una gran adición a un kit de prensa porque detalla características, beneficios y otra información específica de una manera que educa al reportero o editor sobre su compañía y / o productos con viñetas rápidas de información. Las hojas informativas se pueden usar para lanzamientos de productos, kits de prensa sobre nuevas contrataciones, conferencias de prensa y otras áreas en las que desea proporcionar al editor datos clave que tal vez quieran usar palabra por palabra.

Antecedentes de la compañía

Escribir una página de historial de la empresa puede ser valioso para los kits de prensa actuales y futuros. Este documento de referencia detalla los comienzos de su compañía y puede incluir a dónde se dirige su negocio. Deben incluirse los principales logros, así como cualquier reconocimiento o premio. Además, no olvide sus planes de expansión y desarrollo de productos. Asegúrese de actualizar su fondo de referencia anualmente para incluir cualquier logro adicional y momentos de referencia.

Bios Ejecutivos

Ya sea un nuevo CEO, un nuevo ejecutivo de relaciones públicas o un nuevo miembro de su junta directiva, este es el lugar para informar a las personas acerca de aquellos que conforman su equipo.

Las biografías de los ejecutivos, junto con las imágenes de alta resolución, le brindan al editor la información de fondo tan necesaria sobre el calibre de las personas detrás de la compañía. Algunas publicaciones imprimen una biografía palabra por palabra, así que escriba la biografía en tercera persona en lugar del punto de vista en primera persona. Mantenga todas las biografías en una sola página e incluya premios y reconocimientos, pero no información personal que no sea afiliaciones de la industria.

Hoja de cotización y preguntas frecuentes

Una hoja de citas, que contiene citas de las personas de su empresa, es una forma simplificada de dar a los editores ocupados las citas que necesitan para completar un artículo sin obligar a los editores a localizar a la persona de relaciones públicas de una empresa.

Esta hoja puede incluir citas de sus ejecutivos, desarrolladores de productos e incluso sus clientes (también conocidos como testimonios). Una hoja de citas puede responder a las preguntas más obvias que probablemente tendrá un editor. Solo asegúrese de que cada cita se lea bien en papel, ya que esa cita probablemente se usará literalmente en forma impresa.

Incluir imágenes de alta resolución en una unidad flash

¿Las imágenes son relevantes para su kit de prensa? Si es así, asegúrese de que sean imágenes de alta resolución almacenadas en un dispositivo de medios a mano, como una unidad flash o un CD. También puede incluir imágenes de alta resolución en su sitio web para que los medios se descarguen. Solo asegúrese de incluir el enlace directo a su galería de imágenes en el material del kit de prensa.