Cómo reducir la responsabilidad del empleador en las fiestas navideñas

El mayor reconocimiento de que el consumo de alcohol en los eventos patrocinados por la organización crea una responsabilidad legal significativa ha tenido un impacto en esa institución tradicional, la fiesta de vacaciones de la empresa, pero este impacto no es necesariamente generalizado o grave. Las organizaciones están sopesando cuidadosamente los pros y los contras y confiando en que los empleados actúen como profesionales hasta el momento han ganado

En una extensa encuesta de empleadores realizada en 2015, la Society for Human Resource Management (SHRM) encontró que la mayoría de las organizaciones (59 por ciento) planeaban servir alcohol en sus fiestas o fiestas de fin de año. Y solo la mitad de estos empleadores (47 por ciento) dijeron que buscarían regular el consumo de alcohol a través de métodos como:

• proporcionar boletos de bebida o un máximo de bebida (el 71 por ciento de los encuestados estaba en esta categoría),
• sirviendo solo ciertos tipos de alcohol (por ejemplo, hacer vino y cerveza, pero no licores disponibles en la fiesta) (25 por ciento),
• tener una barra de efectivo (18 por ciento), o
• otro (11 por ciento).

Además, la encuesta SHRM 2015 encontró que durante todo el año, un tercio de las organizaciones (33 por ciento) tienen una política formal o informal que les permite a los empleados beber alcohol en eventos relacionados con el trabajo. (Cada empleado debe determinar si beber alcohol en los eventos de la empresa es para ellos).

Las empresas programan y planifican las fiestas navideñas con las mejores intenciones, para recompensar a sus empleados, elevar la moral y fomentar el espíritu de equipo. Pero estas reuniones, especialmente cuando se sirve alcohol, pueden convertirse en un entorno para avances sexuales no deseados y una conducta potencialmente ilegal de los empleados si el empleador no tiene cuidado.

Ese es especialmente el caso cuando la fiesta se realiza en un lugar fuera del sitio (que, según la encuesta de SHRM 2015, es el caso en casi el 67 por ciento de dichas funciones). En un entorno social fuera del lugar de trabajo, un empleado cuyas inhibiciones son reducidas por el consumo de alcohol puede participar en un comportamiento que nunca consideraría realizar en el trabajo.

Las preocupaciones de los empleadores se extienden del acoso a las muertes de empleados

Las fiestas navideñas a menudo traen más que solo estupendos embriagadores. Ser feliz a veces puede significar cruzar la línea, desde ofender a un compañero de trabajo hasta violar la ley. Además, en el entorno de redes sociales en tiempo real de hoy, los chanchullos borrachos en una fiesta navideña pueden publicarse rápidamente en línea para que todo el mundo los vea.

Las dos primeras acciones que un empleador debe tomar antes de la fiesta navideña incluyen recordar a los empleados que el respeto y el profesionalismo se aplican no solo en el horario de trabajo, sino también en eventos patrocinados por la empresa, como fiestas en la oficina. Y, en segundo lugar, los empleadores deben establecer políticas de redes sociales que prohíban a los empleados publicar fotografías o videos sin permiso de la administración en las redes sociales.

Estos son dos buenos pasos iniciales, pero se necesita hacer mucho más para tratar los problemas legales más serios.

Los empleados están protegidos contra el acoso sexual y la discriminación por el Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964, que cubre a los empleadores que tienen 15 o más empleados (incluidos los regulares a tiempo parcial). El Título VII proporciona dos requisitos de conducta para desencadenar una posible responsabilidad por acoso ilegal:

• La conducta debe ser inoportuna; y
• La conducta debe ser suficientemente severa. o penetrante.

No tiene que ser ambas cosas. La conducta no es ilegal simplemente porque es inapropiada o hace que un compañero de trabajo se sienta incómodo. Sin embargo, incluso un solo incidente extremadamente grave de acoso puede ser suficiente para constituir una violación del Título VII, especialmente si el acoso es físico.

Por lo tanto, si un incidente de parte de la oficina sigue incidentes anteriores de mala conducta, podría constituir la evidencia necesaria para alcanzar el umbral "grave" o "generalizado", que sienta las bases para una reclamación del Título VII.

Una segunda responsabilidad legal importante es creada por conducir ebrio después de una fiesta navideña patrocinada por el empleador. En una decisión judicial de 2013 que recibió publicidad sustancial, una corte de apelaciones de California revocó la concesión de juicio sumario de la corte de primera instancia para el empleador. Descubrieron que un empleado que consumía alcohol en un evento patrocinado por la compañía y, después de irse, chocó contra otro automóvil y mató al conductor, lo que creó la responsabilidad para el empleador.

"Es irrelevante que los efectos previsibles de la conducta negligente del empleado (aquí, el accidente automovilístico) ocurrieron en un momento en que el empleado ya no actuaba dentro del alcance de su empleo", dictaminó el tribunal.

Pasos proactivos a considerar en la fiesta de vacaciones

Dados estos riesgos legales, los empleadores prudentes deben tomar estos seis pasos proactivos adicionales para disminuir su responsabilidad de litigio. Los ejemplos clave de acciones que se recomiendan para que los empleadores consideren incluyen:

• Tenga implementadas políticas integrales y escritas contra el acoso, claramente establecidas en los manuales de los empleados, y publique esa política antes de la fiesta.
• Envíe una nota a los empleados para que actúen con responsabilidad en la fiesta, expresando claramente la falta de tolerancia para cualquier comportamiento inapropiado, incluida la embriaguez.
• Haga cumplir el código de vestimenta del lugar de trabajo en la fiesta para evitar cualquier atuendo inapropiado o sugerente y avise a los empleados con anticipación sobre sus expectativas.
• Haga que la asistencia a la fiesta sea voluntaria y no sugiera que la asistencia beneficiará la posición de una persona dentro de la empresa.

• Si se sirve alcohol, establezca un tono de moderación por adelantado a través de memorandos, correos electrónicos, reuniones, inserciones en cheques de pago u otras comunicaciones, y haga hincapié en que no se tolerará el consumo excesivo de alcohol.
• Limite la cantidad de bebidas o el tiempo durante el cual se servirá el alcohol, y proporcione alternativas sustanciales sin alcohol. Sirva mucha comida y asegúrese de que el consumo de alcohol no sea el foco del evento.

Dichos pasos no son una garantía contra los problemas de la fiesta, especialmente si se toma la decisión de servir alcohol. Pero pueden ser la base de un empleador para una defensa efectiva contra la responsabilidad si los problemas se solucionan. Considere, sin embargo, que existen diez razones por las que los empleados a menudo detestan las fiestas de días festivos y tenga esto en cuenta al planificar su fiesta anual de vacaciones.