Reembolso de millas del empleado

El reembolso de los empleados por el uso de su propio automóvil variará en cierta medida según el empleador y el sector, pero la mayoría de las organizaciones compensan a los empleados a una tasa de millaje estándar establecida por el IRS o la tasa de reembolso de vehículos de propiedad privada. La Administración de Servicios Generales (GSA, por sus siglas en inglés) establece la tarifa cada año, según la investigación realizada por una firma de consultoría independiente sobre los costos actuales para utilizar un vehículo.

Para 2019, la tasa de millaje estándar se establece en 58 centavos por milla recorrida, por encima de los 54.5 centavos para 2018. Esta tasa estándar fija incorpora el costo del seguro, registro, gas, petróleo y mantenimiento. Para alguien que maneja mucho por trabajo, esto puede resultar en una deducción significativa.

Tasas de reembolso de millas de la empresa

La mayoría de los empleadores reembolsarán a la tasa del IRS o GSA ya que pueden deducir hasta esa cantidad como un gasto cuando presentan su declaración de impuestos corporativa, aunque existen otras fórmulas de impuestos complejas que los empleadores pueden usar. Cuando los trabajadores calificados son difíciles de encontrar durante las expansiones económicas, es más probable que los empleadores proporcionen tasas competitivas de reembolso.

El Servicio de Impuestos Internos requiere que los pagos de reembolso se realicen por separado del salario, sin impuestos retenidos. Por lo tanto, algunos empleadores procesarán los pagos de gastos a través del sistema de cuentas por pagar para mantenerlos separados de la nómina y para cumplir con las leyes del IRS.

Si su empleador está reembolsando a la tasa GSA o IRS o cerca de ella, entonces puede estar seguro de que está obteniendo un trato justo.

Reembolso a los empleados del gobierno

Los empleados del gobierno siempre recibirán un reembolso exactamente según la tarifa de la GSA si el uso de un automóvil de propiedad privada está autorizado o cuando no hay un vehículo del gobierno disponible.

Requerimientos de reembolso de gastos de automóvil

Deberá proporcionar un registro de millas, recibos de gasolina y documentación de cualquier otro recibo de gastos permitido relacionado con su automóvil. Sin registros detallados, su informe de gastos puede ser rechazado. O peor, su empleador podría tomar medidas disciplinarias si cree que su reclamo podría ser fraudulento. Muchos empleadores exigen el mantenimiento de registros contemporáneos, al igual que el IRS. No intente calcular su millaje ya que podría violar las políticas de su empleador.

Mantener el lápiz y el papel en su automóvil es un método, aunque tedioso; una mejor opción es una aplicación de rastreo de millas que rastrea automáticamente sus viajes en un registro contemporáneo que puede imprimir o descargar. Es una forma eficiente de realizar un seguimiento del kilometraje, los puntos de inicio y finalización y el propósito comercial que debe incluir la unidad en su informe de gastos.

Otras formas en que los empleadores compensan a los empleados por los gastos del automóvil

De acuerdo con la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos, estas son alternativas comunes al reembolso por millaje, ya que las formas en que los empleadores compensan a los empleados por los gastos de manejo de negocios son:

Asignación de coche plano.Los empleadores les proporcionan a los empleados un subsidio por automóvil fijo, como $ 400 por mes, para cubrir el costo del combustible, desgaste, llantas y más.

Programas de FAVR.Los empleadores reembolsan a los empleados bajo un programa de reembolso de tasa fija y variable (FAVR), en el cual los empleados son reembolsados ​​por costos fijos (como seguros, impuestos y tarifas de registro) y gastos variables de vehículos (como combustible y mantenimiento). Los reembolsos están libres de impuestos para los empleados si se cumplen ciertos requisitos de contabilidad de gastos.

Consecuencias fiscales por reembolso de millas

Los reembolsos de millas se consideran desembolsos libres de impuestos por parte de los empleadores, siempre que estén documentados y no excedan sus gastos reales. Sin embargo, su empleador no puede pagar directamente los costos operativos, como las reparaciones o el mantenimiento de su automóvil, sin consecuencias impositivas. Otros gastos, como los peajes directamente relacionados con el transporte comercial, se pueden reembolsar sin impuestos, siempre que tenga recibos.

Algunos empleadores proporcionan una asignación mensual para gastos de automóvil. Si se requiere que los empleados proporcionen registros de los gastos, se les cobrará impuestos solo por cualquier monto recibido que exceda los gastos registrados. Si los empleadores no requieren documentación, entonces la asignación puede estar sujeta a impuestos.

Gastos no reembolsados ​​del automóvil

A partir del año fiscal de 2018, con la implementación de la Ley de Recortes de Impuestos y Empleos, los trabajadores ya no podrán deducir los gastos de automóviles no reembolsados. En 2017 y años anteriores, estos gastos eran deducibles en la medida en que superaban el 2% del ingreso bruto ajustado. Por lo tanto, los trabajadores que conducirán extensivamente como parte del desempeño de sus responsabilidades de trabajo deben evaluar cuidadosamente las políticas de reembolso de la compañía mientras revisan las ofertas de trabajo.

Si un empleador no suele reembolsar los gastos del automóvil, entonces podría ofrecer reducir el salario a cambio de un reembolso ya que el reembolso estará protegido de los impuestos si los gastos se documentan adecuadamente. Alternativamente, puede negociar un salario más alto para tener en cuenta la carga fiscal adicional según la nueva ley tributaria.

Según el IRS, a pesar de la suspensión de las deducciones detalladas misceláneas, las deducciones por los gastos que son deducibles para determinar el ingreso bruto ajustado no se suspenden. Por ejemplo, los miembros de un componente de reserva de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos (Fuerzas Armadas), los funcionarios del gobierno estatal o local pagaron a comisión, y ciertos artistas intérpretes tienen derecho a deducir los gastos de viaje de los empleados no reembolsados ​​como un ajuste al ingreso total en la línea 24 del Anexo 1 del Formulario 1040 - 3 - (2018), no como una deducción detallada en el Anexo A del Formulario 1040 (2018) y, por lo tanto, puede continuar usando la tarifa estándar de millaje comercial.

La información contenida no es un asesoramiento fiscal o legal y no es un sustituto de dicho asesoramiento. Las leyes estatales y federales cambian con frecuencia, y la información puede no reflejar las leyes de su propio estado o los cambios más recientes a la ley.