Maneras de solicitar ayuda de un patrocinador de proyecto

La relación entre un gerente de proyecto y un patrocinador de proyecto es muy parecida a una relación tradicional de empleado / gerente. El patrocinador del proyecto no puede ser el gerente directo del gerente del proyecto o incluso en la cadena de mando del gerente del proyecto. Aún así, el patrocinador del proyecto apoya al gerente del proyecto a medida que el equipo del proyecto trabaja hacia la finalización de un proyecto.

Al igual que un supervisor, una de las formas más importantes en que un patrocinador de proyecto apoya a un gerente de proyecto es a través de los problemas de manejo que solo puede manejar alguien con la influencia organizativa del patrocinador del proyecto. Cuando los gerentes de proyecto se encuentran con problemas que solo los patrocinadores de proyectos pueden resolver, estas son las cosas que deben hacer los gerentes de proyecto.

Escape todas las otras opciones

Los patrocinadores de proyectos tienden a estar en el nivel organizacional, donde la mayoría de las decisiones son difíciles porque si una decisión es fácil, se toma a un nivel más bajo. Tienen que tomar decisiones difíciles rápidamente, a veces con información limitada.

Como gerente de proyecto, debe asegurarse de haber agotado todas las demás opciones para resolver su problema antes de ir al patrocinador del proyecto. Por ejemplo, supongamos que tiene un miembro del equipo del proyecto que no está cumpliendo con sus compromisos. Antes de llevar el problema al patrocinador del proyecto, debe intentar resolver el problema uno a uno con el miembro del equipo del proyecto. Cuando eso no funciona, debe acudir al supervisor del miembro del equipo. Una vez que eso no resuelva el problema, puede llevar el problema al patrocinador del proyecto.

Ha agotado sus opciones para resolver los problemas de abajo hacia arriba. Ahora, el patrocinador del proyecto puede trabajar en el tema de arriba a abajo. El patrocinador del proyecto debe resolver el problema con su compañero e informarle sobre el curso de acción acordado.

Lo último que quiere que suceda es que el patrocinador del proyecto encuentre una resolución que podría haber implementado bajo su propia autoridad sin ninguna ayuda. A veces esto sucede. Todos cometemos errores. Aprenda de estas situaciones cuando ocurran, y será un mejor administrador de proyectos para ello. La próxima vez que surja una situación similar, la manejarás mejor que antes.

Sea específico sobre lo que necesita

Si bien los patrocinadores del proyecto están acostumbrados a trabajar con información incompleta, un gerente de proyecto no debe omitir la información relevante. Es importante que el patrocinador del proyecto tenga un contexto para la situación que necesita su atención.

Una vez que el patrocinador del proyecto tenga un contexto apropiado para la decisión, sea específico sobre lo que necesita del patrocinador. ¿Necesita orientación sobre cómo proceder? ¿Necesita la autorización para tomar una acción en particular? ¿Necesita un problema resuelto? ¿Necesita recursos que no puede obtener usted mismo?

Si no ha pensado exactamente lo que necesita, puede tomar una decisión sobre lo que necesita, pero luego descubrirá que se equivocó. Piense en el problema antes de llevarlo al patrocinador para minimizar el riesgo de perder el tiempo del otro.

Mantenga su solicitud enfocada

Los patrocinadores del proyecto son personas ocupadas. Innumerables problemas tiran en sus horarios chupando su tiempo lejos.

Cuando un gerente de proyecto tiene una necesidad genuina por el tiempo del patrocinador del proyecto, esto no es algo malo o una intrusión en el tiempo del patrocinador. El tiempo dedicado al gerente del proyecto y al patrocinador del proyecto debe ser altamente productivo. Mantenga su solicitud enfocada para que use solo la mayor cantidad de tiempo de su patrocinador según sea necesario.

A medida que su patrocinador experimente tiempo productivo con usted, él o ella esperarán sus reuniones. Las personas en altos niveles de organizaciones a menudo pasan su tiempo en reuniones improductivas a las que deben asistir. Participar en una reunión productiva podría ser un cambio de ritmo energizante para el patrocinador de su proyecto.