Pautas de facturación legal o de horas facturables

El seguimiento y el tiempo de facturación a los clientes es una parte importante e inevitable del trabajo en un bufete de abogados. Socios, asociados, asistentes legales, personal de apoyo en litigios y otros cronometradores facturan su tiempo en incrementos de seis, diez o quince minutos, según la política de la empresa y las directivas de los clientes. Si no factura su tiempo, la empresa no puede facturar al cliente y la empresa no recibe el pago. Por lo tanto, el control del tiempo es una función vital para el éxito de una firma de abogados.

A medida que aumentan los honorarios legales, los clientes se han vuelto más conscientes de los costos y de la tecnología. En consecuencia, los clientes están examinando las facturas legales más de cerca y empleando una variedad de aplicaciones de base de datos para clasificar y analizar electrónicamente los datos de facturación. Una tendencia creciente hacia la facturación electrónica (facturas electrónicas) ha sometido las facturas legales a un mayor escrutinio, negociación y disputa.

Ya sea que sea nuevo en el tiempo de facturación o un veterano encargado del tiempo, los siguientes consejos pueden ayudarlo a crear entradas de tiempo rápidas, precisas y precisas.

Descripciones detalladas de facturación

Las descripciones detalladas de tareas son un componente fundamental de una factura bien redactada. Es importante que la descripción de sus esfuerzos contenga detalles suficientes para que el revisor pueda evaluar la naturaleza y el mérito de la tarea.

Lograr el equilibrio correcto entre brevedad y detalle puede ser complicado. Una descripción de la tarea que es demasiado larga y prolija aumenta la ambigüedad y diluye la comprensión. Una descripción demasiado breve dificulta la evaluación de la idoneidad de la tarea realizada y el tiempo empleado. Por ejemplo, frases sencillas como "revisión de archivos", "preparación de la prueba" y "revisión de documentos" hacen poco para contar la historia de lo que hizo y por qué se comprometió en una tarea en particular. En lugar de "revisión de documentos", una mejor descripción es "Revisión de la segunda serie de interrogatorios del demandante".

Evitar la facturación en bloque

La facturación en bloque es la práctica de enumerar un grupo de tareas en un resumen de bloque en una sola entrada de tiempo. Por ejemplo: “Proyecto de solicitudes de interrogatorio; conferencia telefónica con el Dr. Brown re: informe experto; resumir la deposición del Sr. Smith; revisar y revisar la correspondencia al abogado contrario. 7.3 horas ".

Los clientes reconocen la facturación en bloque como una estrategia para disimular la ineficiencia. Además, muchos tribunales no permiten la facturación en bloque porque dificulta el reembolso efectivo de los honorarios de los abogados tras una sentencia. Una forma más efectiva de facturación es desglosar por separado cada actividad independiente y su tiempo correspondiente.

Tiempo récord puntualmente

Registrar su tiempo inmediatamente después de completar una tarea es la mejor manera de garantizar la precisión. Tratar de reconstruir las actividades de un día (o una semana o meses) después del hecho es difícil y alienta el "relleno" del tiempo (inflando el tiempo real empleado en una tarea para llenar los vacíos del tiempo no contabilizado).

Puede que no le resulte práctico ingresar cada tarea en su software de cronometraje en el momento en que la complete. Por lo tanto, es aconsejable desarrollar un sistema para registrar el tiempo que fomente la puntualidad en el tiempo. Algunos cronometradores dictan cada tarea inmediatamente después de realizarla y la transcriben al final del día. A otros les resulta más fácil mantener un cuaderno de horas, registrar cada tarea a mano y luego ingresarlas (o hacer que una secretaria lo ingrese) al final del día, la semana o el período de facturación.

Recuerda a tu audiencia

Al igual que cualquier documento que prepare para la revisión de otra persona, es importante tener en cuenta a su audiencia al registrar las entradas de tiempo. Es posible que conozca a la persona que revisa sus facturas, quizás el abogado interno asignado al archivo. Entienda, sin embargo, que la revisión no puede terminar allí. En muchos casos, una factura es procesada por un número de personas en varios niveles dentro y fuera de la empresa, incluidos profesionales legales, contadores con la corporación cliente y auditores externos. Al registrar su tiempo, es mejor evitar las abreviaturas, la jerga y la jerga compleja.

Use una terminología legal concisa, pero tenga en cuenta que sus partes horarias pueden ser revisadas por personas que no están capacitadas en la ley.

Familiarícese con las políticas de facturación del cliente

Cada cliente tiene sus propias políticas y procedimientos de facturación.Estas políticas a menudo están contenidas en la carta de retención o compromiso del cliente. Estas políticas de facturación pueden establecer limitaciones de personal, pautas presupuestarias, políticas de desembolso y pautas específicas de cronometraje. Al llegar a conocer las reglas básicas desde el principio, puede dar cuenta de su tiempo de manera más responsable y satisfacer las expectativas de los clientes.

Los clientes corporativos están haciendo un mayor uso de la facturación basada en tareas. La facturación basada en tareas realiza un seguimiento de la facturación de una empresa mediante una tarea de litigio. A cada actividad sustantiva se le asigna un código de computadora preseleccionado por el cliente. La factura codificada se clasifica y analiza electrónicamente, lo que permite un análisis en profundidad de una factura. Parte de familiarizarse con las políticas de facturación de los clientes es aprender y aplicar correctamente la gran cantidad de códigos de facturación especializados basados ​​en tareas que son únicos para cada cliente.