Cómo saber cuándo necesitas una política de la empresa

Las políticas y procedimientos de la compañía aseguran un lugar de trabajo seguro, organizado, convivial, empoderador y no discriminatorio. Las políticas protegen a los empleados de un entorno libre de favoritismo y trato injusto. Pero si intenta crear políticas para cada contingencia, no tendrá la libertad de gestión que necesita para abordar las necesidades individuales de los empleados. Tener demasiadas políticas también aumenta la probabilidad de que los gerentes las apliquen de manera desigual e injusta.

Puedes lograr un equilibrio saludable. En la mayoría de los casos, si se dirige directamente a los empleados que se comportan de maneras que son inadecuadas para su lugar de trabajo, es posible que no necesite desarrollar una nueva política de la compañía.

Pautas de política

Considere crear una política en estas situaciones:

• Si las acciones de los empleados indican confusión sobre la forma más adecuada de comportarse (códigos de vestimenta, correo electrónico, políticas de Internet o uso de teléfonos inteligentes)
• Si los empleados necesitan orientación sobre cómo manejar situaciones comunes (normas de conducta, gastos de viaje o compra de mercancía de la empresa)
• Para proteger a la compañía legalmente (investigación consistente de cargos de acoso, contratación no discriminatoria o promoción)
• Para cumplir con las políticas y leyes gubernamentales (FMLA, ADA, EEOC o salario mínimo)
• Para establecer estándares, reglas y regulaciones de trabajo consistentes (disciplina progresiva, reglas de seguridad, reglas de descanso, o reglas de fumar)

• Para brindar un tratamiento consistente y justo a los empleados (elegibilidad de beneficios, tiempo libre pagado, asistencia para la matrícula, tiempo de duelo o servicio de jurado)

Puede haber otras razones para desarrollar una política. Sin embargo, recuerde que no permita que la mala conducta de un empleado obligue a la implementación de una política que afectará a otros empleados.

Articular los objetivos de la política

Una vez que haya determinado que una política es necesaria, documente por escrito sus objetivos para crear la política. Cuando sea posible, informe a los empleados por qué está implementando la política. Incluya suficientes detalles en la política para aclarar la posición de la compañía, pero no trate de cubrir todas las situaciones potenciales.

Mantenga la política lo más breve y sencilla posible, pero es posible que algunas políticas sobre áreas legales, como el enfoque de la compañía con respecto a la Ley médica y de licencia de la familia, la discriminación o la investigación de quejas o el sistema disciplinario progresivo, deban ser extensas y exhaustivas.

Recopilar información

Echa un vistazo a las políticas de muestra. Es posible que tenga problemas para encontrar un ejemplo que sea exactamente el adecuado para las circunstancias, el idioma y la cultura de su empresa, pero puede usar políticas de ejemplo como base en lugar de escribir su política desde cero.

También puede suscribirse a un servicio que proporciona ejemplos de políticas. La Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) también proporciona ejemplos de políticas para los miembros.

En algunos casos, es posible que desee hablar con sus abogados de derecho laboral para ver qué tienen disponible. Especialmente cuando se aprueba una nueva ley o cuando el Departamento de Trabajo emite nuevas reglas, los bufetes de abogados escriben políticas genéricas para sus clientes que puede personalizar según sus necesidades.

Desarrollar, escribir y revisar la política

Escriba la política usando palabras y conceptos simples. Hable directamente con los empleados que leerán, aplicarán y vivirán según la política.

Después de cada párrafo, pregúntese qué hacer si las preguntas para asegurarse de que la política cubre los conceptos básicos y las excepciones y preguntas normales. Sin embargo, no se obsesione con esto; ninguna póliza cubrirá todas las contingencias posibles.

Seleccione un grupo piloto de varios empleados para leer la política y haga preguntas para determinar si los empleados podrán entenderlo y seguirlo. Vuelva a escribir la política basada en los comentarios.

Obtener apoyo administrativo y revisión legal

Revise la política con los gerentes que tendrán que seguirla para obtener su apoyo y la propiedad de la política. Aunque probablemente comenzó este proceso cuando identificó la necesidad de la política, el apoyo de la administración al implementar la política es crucial.

Si la política tiene implicaciones legales, es litigiosa por naturaleza o tiene implicaciones personales para los empleados (como los procedimientos de seguridad), haga que su abogado revise la política antes de distribuirla. Asegúrese de comunicarle a su abogado que desea que la política sea revisada por sus implicaciones legales y la redacción apropiada, pero no desea que se vuelva a redactar en términos legales.

Implementar la Política

Distribuya y revise la nueva política a los empleados en grupos pequeños, individualmente o en una reunión de la empresa, dependiendo de si la política es controvertida y de lo fácil que es entenderla. Dar a los empleados la oportunidad de hacer preguntas.

Proporcione a los empleados una copia de la política y pídales que firmen que la han recibido y la entienden. Deben retener una copia para sus propios archivos.

Muestra de política Sign0ff Statement

Esta es una declaración de firma de muestra para usar:

Confirmo haber recibido y comprendido la política de Su empresa. La política es efectiva Fecha hasta nuevo aviso.

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Firma del empleado

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Nombre del empleado (en letra de imprenta)

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Fecha

Decida cómo comunicará la política en el futuro

Incluya la política en su manual del empleado. También es posible que desee que la política se convierta en parte de su Orientación para nuevos empleados. Algunas compañías colocan políticas en su intranet o en una carpeta de políticas en el disco común de la red de computadoras. Determine si desea distribuir la política también por métodos adicionales.

Datos y archivar políticas anteriores que esta política reemplaza. Es posible que los necesite para fines legales o de referencia.

Interpretar e integrar la política

Su aplicación de políticas y prácticas de trabajo determinarán el significado real de la política. Recuerde ser coherente y justo al interpretar la política a lo largo del tiempo. Si encuentra que sus prácticas difieren de la política escrita, revise y vuelva a escribir la política según sea necesario.

Renuncia: Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque con autoridad, no garantiza la exactitud ni la legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial, y las leyes y regulaciones laborales varían de estado a estado y de país a país. Solicite asistencia legal o asistencia de los recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.