Asistente Administrativo Entrevista Preguntas y Respuestas

Cuando esté entrevistando para un puesto de asistente administrativo, el entrevistador querrá saber qué tan relevantes son sus calificaciones para el puesto y cómo encajaría con la empresa y el departamento.

Debido a que el trabajo requiere habilidades administrativas e interpersonales, los gerentes de contratación a menudo preguntarán sobre los atributos específicos que tiene que lo califican para el puesto, así como sus habilidades de personas menos cuantificables.

Consejos para manejar la entrevista

Es importante tener en cuenta que la discusión probablemente irá más allá de las habilidades blandas, como sus habilidades de comunicación, habilidades de organización o puntualidad. También deberías estar preparado para hablar sobre habilidades duras.

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Mire ahora: cómo responder 4 preguntas comunes para trabajos administrativos

Esté preparado para discutir programas de software

Dado que muchos puestos de asistente administrativo requieren el uso frecuente de un software específico, es posible que deba analizar los diversos programas con los que ha trabajado, cómo ha utilizado estos programas y su nivel de experiencia.

• Respuesta ejemplo:Me encanta usar la tecnología y aprender sobre nuevos programas. También tengo una habilidad especial para enseñar a los compañeros de trabajo que pueden no estar tan familiarizados con el uso de sistemas. En mi último trabajo en Kent Associates, me ofrecí como voluntario para revisar los sistemas de gestión de proyectos para el equipo de profesionales que apoyé. Mi jefe aprobó mi recomendación y trajimos un sistema basado en la web, Asana, que nos ayuda a rastrear proyectos y compartir información en una plataforma web.
• Respuesta ejemplo: Soy la persona a quien acudir en la oficina para las diapositivas de PowerPoint y disfruto ayudando a nuestro personal de ventas a sorprender a los clientes con sus presentaciones. También soy un usuario avanzado de Excel y creo macros complejas para preparar proyecciones presupuestarias para propuestas de proyectos.

Esté preparado para discutir los procesos administrativos

Debe estar preparado para discutir su flujo de trabajo y los procesos administrativos en posiciones anteriores. Como profesional administrativo, no debería haber Duda que estés organizado y orientado al detalle. Tu entrevistador querrá saber cómo Usted manifiesta estas cualidades en su flujo de trabajo diario.

• Respuesta ejemplo:Las capacidades de organización y la atención al detalle están entre mis activos más fuertes. He prosperado en situaciones en las que puedo poner orden en proyectos complejos. Por ejemplo, anteriormente apoyé a ocho profesionales que planeaban eventos promocionales para clientes. Desarrollé una plantilla para hacer un seguimiento de los objetivos y el progreso de cada proyecto y lo configuré en una unidad compartida para que todos los miembros del personal involucrado pudieran realizar un seguimiento de su progreso con respecto a los proyectos y eventos del equipo.
• Respuesta ejemplo:Cuando trabajaba para el Grupo Alfred, creé un manual de procedimientos que describía los pasos necesarios para procesar las solicitudes de préstamo y luego lo cargué en línea para que todos los oficiales de crédito pudieran seguir los mismos procedimientos.

Siempre responda positivamente

Tenga en cuenta su comportamiento durante la entrevista.

Dado que los asistentes administrativos a menudo se relacionan muy estrechamente con las personas para quienes trabajan, es esencial ser positivo, profesional y educado en todo momento.

Querrá que el entrevistador no tenga dudas de que trabajar con usted sería una experiencia agradable.

• Respuesta ejemplo:Trabajé en la recepción de nuestra agencia y fue fundamental que causara una primera impresión positiva tanto para los clientes actuales como para los potenciales. Soy una persona natural que "puede hacer", y mis comentarios han elogiado regularmente mi orientación al servicio al cliente.
• Respuesta ejemplo:La compañía encuesta a los clientes después de las interacciones, y mi nombre aparece constantemente como un miembro del personal que es útil, agradable y profesional. Mi jefe ha comentado sobre la frecuencia con la que los clientes me preguntan cuando llaman a la oficina para obtener ayuda.

Preparándose para la entrevista

Una de las formas de prepararse es analizar la descripción del trabajo para tratar de tener una idea de si existe un conjunto de habilidades en particular en el que se enfoca la posición. Por ejemplo, ¿hay un énfasis en la planificación de viajes, la coordinación de proyectos, la programación diaria de reuniones, la asistencia personal o cualquier otra cosa? Si es así, asegúrese de enfatizar su experiencia más relevante al responder preguntas de una entrevista específica para el trabajo.

Haga una lista de las habilidades mencionadas en la publicación de trabajos y siéntase libre de agregar algunas otras que considere que también serían aplicables. Luego, eche un vistazo a sus propias habilidades administrativas y de oficina y haga coincidir sus calificaciones con el trabajo.

Esto le ayudará a adaptar sus respuestas de la manera más relevante a la posición específica.

Asistente Administrativo Entrevista Preguntas y Respuestas

Mientras se prepara, puede ser útil revisar las preguntas que se le pueden hacer y reflexionar sobre cómo encuadrar una respuesta, destacando las experiencias específicas y los éxitos de trabajos anteriores.

• ¿Qué habilidades informáticas tiene, y qué programas utiliza? - Mejores Respuestas
• ¿Se siente cómodo al usar un teléfono con múltiples líneas y manejar un gran volumen de llamadas telefónicas? - Mejores Respuestas
• En esta empresa, nos gusta pensar que somos un equipo que trabaja en conjunto para alcanzar los mismos objetivos. ¿Cómo te sientes al trabajar en un ambiente de equipo? - Mejores Respuestas
• ¿Cómo te sentirías supervisando a otros dos o tres empleados? - Mejores Respuestas
• ¿Cuál es su mayor fortaleza y cómo ayudaría a su desempeño en esta posición? - Mejores Respuestas

• ¿Cual es tu mayor debilidad? - Mejores Respuestas
• ¿Como manejas el estrés y la presión? - Mejores Respuestas
• ¿Cómo fue trabajar para su supervisor? - Mejores Respuestas
• ¿Qué esperas de un supervisor? - Mejores Respuestas
• ¿Prefieres trabajar de forma independiente o en equipo? - Mejores Respuestas
• ¿Trabajas bien con la gente? - Mejores Respuestas
• Dar algunos ejemplos personales de trabajo en equipo. - Mejores Respuestas
• Preguntas de la entrevista a la recepcionista: - Lista de preguntas

Preguntas para el entrevistador

También debe investigar un poco sobre la compañía y estar preparado para hacer las preguntas pertinentes cuando surja la oportunidad. Puede ser útil formular algunas preguntas antes de tiempo que pueda hacer, o seguir discutiendo, si no tuvo la oportunidad anteriormente en la entrevista.

A menudo, esto estará cerca del final de la entrevista, por lo que es importante dejar una buena impresión al entrevistador (es). Una excelente manera de hacerlo es mostrar su interés y preparación para la entrevista de trabajo al vincular las preguntas que le hicieron con algunas preguntas propias.

• ¿Cuáles son las responsabilidades de esta posición?
• ¿Puede describir un día (semana) típico en este departamento?
• ¿Cuáles son las fortalezas en este departamento? ¿Cuáles son las debilidades?
• ¿Qué dirían sus asistentes anteriores que fue la mejor parte de trabajar para usted? ¿Qué dirían que era lo peor?
• ¿En qué dirección ve a la compañía ir en los próximos cinco años? ¿Sientes que hay alguna amenaza para su éxito?
• ¿Por qué tu último asistente dejó el puesto? ¿Cuáles eran sus puntos fuertes? ¿Cuáles fueron sus debilidades? ¿Qué está haciendo ahora?
• ¿Qué atributos tenía tu mejor asistente? ¿Qué hay de tu peor asistente?
• ¿Con qué frecuencia se realizan revisiones de rendimiento? ¿Quién los conduce?
• ¿Qué habilidades son las más importantes para usted en un asistente administrativo?
• ¿Cómo recompensa y alienta a las personas que trabajan en su departamento?
• ¿Hay algún problema de producción en curso en este departamento?
• ¿Cómo ha lidiado con los problemas de personal en el pasado?
• ¿Cuáles son algunos de los mayores desafíos para una persona en esta posición?
• ¿Cuál es el aspecto más gratificante de esta posición, en su opinión?
• ¿Usted (la empresa / departamento) apoya las membresías de asociaciones profesionales y el desarrollo profesional continuo?
• ¿Qué describiría usted como el rol del personal administrativo en esta oficina?
• ¿Se esperan horas extras o de fin de semana?
• ¿Qué es lo que más te gusta de trabajar para esta empresa? ¿Hay algún cambio que harías?
• ¿Qué es lo que menos te gusta de trabajar aquí?
• ¿Alienta al departamento a trabajar en equipo o se concentra más en las contribuciones individuales?

Esté preparado para más preguntas de la entrevista de trabajo

Además de las preguntas de la entrevista de trabajo específico, también se le harán preguntas más generales sobre su historial de empleo, educación, fortalezas, debilidades, logros, objetivos y planes. Aquí hay una lista de las preguntas de la entrevista más comunes y las respuestas de muestra.