¿Qué es un sistema de informes de gestión?

Como lo sugiere la frase, los sistemas de informes de gestión capturan el tipo de datos que necesitan los gerentes de una empresa para administrar el negocio. Los tipos de datos financieros que se presentan en los informes anuales suelen estar en su núcleo. Sin embargo, los sistemas de informes de gestión sólidos alojarán los datos en niveles mucho más detallados que los que se presentan al público inversor. Por ejemplo, los resultados financieros generales de una empresa de servicios financieros pueden refundirse en los estados de pérdidas y ganancias agrupados por:

• Organización (como división, unidad de negocio o departamento)
• Región geográfica
• Producto
• Segmento de clientes
• Clientes específicos (tanto minoristas como institucionales)
• Asesor financiero

Mientras tanto, las métricas financieras, como los ingresos, gastos y ganancias, no son la única preocupación de los sistemas de informes de gestión. En las empresas mejor administradas, también se utilizan para rastrear una variedad de variables no financieras que son de interés para la administración, tales como:

• Cuenta de empleados
• Clientes, hogares, y / o cuentas.
• Activos del cliente bajo custodia
• Nuevo dinero neto depositado o retirado por los clientes.
• Desempeño de la inversión de los activos del cliente bajo gestión

Diseñadores y Usuarios de estos Sistemas.

Los controladores y los directores financieros (CFO, por sus siglas en inglés) tienden a dedicar una cantidad significativa de su tiempo a diseñar, implementar, mantener y ajustar los sistemas de informes de gestión, así como a monitorear y analizar sus resultados, ya recomendar cursos de acción a la administración basados ​​en dicho análisis.. Los miembros del personal de tecnología de la información y ciencias de la administración a menudo son socios clave con gerentes financieros y analistas financieros en el desarrollo y mantenimiento de sistemas de informes de gestión.

Escritorio Versus Mainframe

Sin embargo, en muchos casos, los sistemas de informes de gestión se construyen y se mantienen estrictamente utilizando computación de escritorio, incorporados en hojas de cálculo de Excel y ejecutándose en computadoras personales, en lugar de programados en entornos de mainframe. Tanto en las empresas grandes como en las pequeñas, las razones para utilizar la computación de escritorio (que a menudo requieren grandes cantidades de entrada manual de datos) generalmente son dos.

Primero, los costos de desarrollo y mantenimiento tienden a ser mucho más bajos que con las aplicaciones de mainframe.

En segundo lugar, un entorno informático de escritorio permite una flexibilidad mucho mayor en el cambio de algoritmos computacionales y formatos de informes que una aplicación típica basada en mainframe. Es una consideración vital en los entornos de negocios dinámicos donde la estructura corporativa, las ofertas de productos, los procesos de negocios, los métodos analíticos y / o los requisitos de informes están en constante cambio, o donde la administración está dispuesta a hacer preguntas frecuentes no estándar o personalizadas a sus analistas financieros.

Automatización versus procesos manuales

¿Cómo se llaman los sistemas de informes de gestión, en muchas empresas, a menudo muy dependientes de los procesos manuales y lejos de ser totalmente (o incluso principalmente) automatizados? Por ejemplo, muchos de los informes que terminan en los escritorios de los ejecutivos en realidad pueden ser hojas de cálculo que se llenan manualmente con datos y están formateadas por el personal. En este sentido, los sistemas de informes de gestión a menudo son, en un sentido más estricto, procesos más que sistemas de información como se entiende generalmente esa frase.

Aplicaciones de Informes de Gestión.

Los sistemas de informes de gestión con frecuencia son herramientas fundamentales para evaluar el desempeño de las organizaciones y los gerentes, y en ocasiones también de los empleados de nivel inferior. Los resultados pueden ser determinantes clave de la compensación, como el establecimiento de grupos de bonos. Por ejemplo, el jefe y el personal de una unidad de negocios podrían tener sus bonos reducidos de las ganancias que un sistema de informes de gestión atribuye a esa unidad. Del mismo modo para un gerente de producto, si la empresa tiene un sistema de medición de la rentabilidad del producto bien desarrollado.

También para un gerente de marketing para el desarrollo y la rentabilidad de un segmento de cliente dado, si se mide el desempeño de ese segmento.

Obstáculos para el desarrollo de sistemas de informes de gestión

Un problema común con el desarrollo de esquemas de informes de gestión es que los datos necesarios para completar el informe anual de la empresa, el Formulario 10-K, el Formulario 10-Q, las declaraciones de impuestos corporativos y los informes a las agencias reguladoras (entre otros constituyentes externos), pueden no ser lo suficientemente detallados o en un formato adecuado para realizar el tipo de análisis (algunos de ellos mencionados anteriormente) que la administración puede necesitar para evaluar a la empresa y sus líneas de negocios, y para ajustar su dirección estratégica. Los informes de gestión son un término general para este tipo de análisis que son utilizados internamente por la administración, en lugar de informar a entidades externas (como el público inversor, las autoridades fiscales y los organismos reguladores).

Problemas analíticos clave

El desarrollo de sistemas de informes de gestión a menudo enfrenta obstáculos relacionados con cuestiones analíticas clave, tales como:

• Metodologías internas de precios de transferencia.
• La atribución de gastos generales corporativos a productos individuales o clientes.
• Desglosar los cambios en los activos de los clientes en los impactos separados de los cambios en los precios del mercado (es decir, el rendimiento de la inversión) y de los depósitos y retiros netos

En la mayoría de los casos, estos desafíos analíticos son susceptibles de múltiples métodos, cada uno de los cuales tiene sus propios inconvenientes, y no es demostrablemente superior en todas las situaciones.