Conceptos básicos de administración y el rol del gerente de trabajo

¿Qué es la gestión? ¿Qué hacen los gerentes? ¿Cómo me las arreglo? Estas son preguntas estándar que a la mayoría de nosotros en la profesión de gerencia nos han preguntado más de una vez y son preguntas que también hicimos en nuestras carreras. Aquí hay una mirada básica a la administración, una Administración virtual 101.

Arte y ciencia

La gestión es tanto un arte como una ciencia. Es el arte de hacer que las personas sean más efectivas de lo que hubieran sido sin ti y hay una ciencia sobre cómo hacerlo. Hay cuatro pilares básicos del rol del gerente: planificar, organizar, dirigir y monitorear.

Maximizar la efectividad

Para ilustrar los beneficios de un gerente efectivo, considere este escenario: Cuatro trabajadores pueden hacer 6 unidades en un turno de ocho horas sin un gerente. Si lo contratan para que los administre y aún producen 6 unidades por día, ¿cuál es su beneficio para el negocio? Por otro lado, si ahora hacen 8 unidades por día, usted, como gerente, tiene valor.

La misma analogía se aplica al servicio, el comercio minorista, la enseñanza o cualquier otro tipo de trabajo. ¿Puede su grupo manejar más llamadas de clientes con usted que sin ellas? ¿Vender mercancía de mayor valor? ¿Impartir el conocimiento de manera más efectiva? Ese es el valor de la administración: hacer que un grupo de trabajadores individuales sea más efectivo.

Plan

Si la administración comienza con la planificación, la buena administración comienza con una buena planificación. Sin un plan, nunca tendrás éxito. Si llegas a la meta, habrá sido por suerte o por casualidad y no es repetible. Puede hacerlo como un flash en la bandeja, una sensación de la noche a la mañana, pero nunca tendrá el historial de logros de los cuales se ha logrado el éxito.

Averigüe cuál es su objetivo, o escuche cuando su jefe le diga, y luego descubra la mejor manera de llegar allí. Qué recursos tienes? ¿Qué puedes conseguir? Compara las fortalezas y debilidades de los individuos y otros recursos. Mira todos los escenarios probables y desarrolla un plan para ellos. Determine el peor escenario posible y planee eso también.Evalúe sus diferentes planes y desarrolle lo que, en su mejor criterio, funcionará mejor y lo que hará si no lo hace.

PROPINA: Una de las herramientas de planificación de la gestión que más se pasa por alto es la más efectiva. Pregunte a las personas que hacen el trabajo por su aporte.

Organizar

Ahora que tienes un plan, tienes que hacerlo realidad. ¿Está todo listo por delante de su grupo para que las cosas correctas lleguen a su grupo en el momento adecuado? ¿Está su grupo preparado para hacer su parte del plan? ¿Está lista la organización posterior para lo que su grupo entregará y cuándo llegará?

Averigüe si sus trabajadores están capacitados y motivados y si tienen el equipo necesario para llevar a cabo su plan. Su plan debe incluir soluciones para cualquier eventualidad, así que prepárese para tener los repuestos necesarios para el equipo. Asegúrese de que la compra haya ordenado el material y que sea lo correcto y que llegue a tiempo para mantener su plan a tiempo.

Haga el trabajo preliminar para asegurarse de que todo lo necesario para ejecutar el plan esté listo o lo esté cuando sea necesario. Vuelva para asegurarse de que todos comprendan su rol y la importancia de su rol en el éxito general.

Directo

Todo está en su lugar y ahora es el momento de encender el interruptor de "ENCENDIDO"; dígale a las personas lo que deben hacer. Nos gusta pensar en esta parte como dirigir una orquesta: todos en la orquesta tienen la música frente a ellos y saben qué sección toca qué pieza y cuándo. Saben cuándo entrar, qué jugar y cuándo detenerse nuevamente. El conductor señala cada sección para hacer que la música suceda, ese es tu trabajo aquí. Le ha dado a todos sus músicos (trabajadores) la partitura (el plan), tiene el número correcto de músicos (trabajadores) en cada sección (departamento), y ha organizado las secciones en el escenario para que la música suene mejor (has organizado el trabajo).

Ahora solo tiene que tocar ligeramente el podio con su batuta para llamar su atención y dar el ritmo.

Monitor

Ahora que tienes todo en movimiento, debes vigilar las cosas. Asegúrese de que todo vaya según el plan y, cuando no vaya según el plan, intervenga y ajuste el plan.

Surgirán problemas, alguien se enfermará; una parte no será entregada a tiempo; un cliente clave irá a la quiebra, pero es por eso que desarrolló un plan de contingencia en primer lugar. Usted, como gerente, debe estar siempre al tanto de lo que está sucediendo para que pueda hacer los ajustes necesarios. El monitoreo es un proceso iterativo: cuando algo no está sincronizado, necesita planificar una solución, organizar los recursos para que funcione, dirigir a las personas que lo harán posible y continuar monitoreando el efecto del cambio.

Una experiencia gratificante

Manejar a las personas no es fácil; sin embargo, se puede hacer con éxito y puede ser una experiencia muy gratificante. Recuerde que la administración, como cualquier otra habilidad, es algo que puede mejorar con el estudio y la práctica.