Cómo puede beneficiarse de una auditoría de proyecto

Cada proyecto puede beneficiarse de una auditoría de vez en cuando. Pero no te preocupes, no es tan aterrador como suena. Una auditoría de proyecto es cuando una persona imparcial revisa su proyecto y brinda orientación sobre lo que podría hacerse de manera diferente para mejorar sus posibilidades de éxito. Este artículo lo explica todo y le explica cómo prepararse para una auditoría de proyecto.

¿Qué tan formal es la auditoría de un proyecto?

Una auditoría de proyecto es normalmente un ejercicio formal. El equivalente informal normalmente se llama revisión por pares. Aquí es donde un colega revisa su proyecto y la documentación asociada y le da su opinión sobre dónde debería pasar un poco más de tiempo.

Las auditorías de proyectos son formales, ya que generalmente tienen un conjunto definido de preguntas y las realiza alguien que hace ese tipo de cosas con regularidad.

Quién lleva a cabo auditorías de proyectos

La persona que realiza la auditoría de su proyecto puede ser otro gerente de proyecto (probablemente alguien con mucha experiencia en la ejecución de proyectos), pero es más probable que sea alguien de la Oficina de Proyectos que realice auditorías con frecuencia.

Será alguien que pueda considerarse imparcial, por lo que no será su jefe de línea ni su patrocinador del proyecto. Incluso podría ser un equipo de personas, dependiendo del tamaño del proyecto.

Cómo prepararse para una auditoría de proyectos

La primera y principal cosa que debe organizarse es tener copias de la documentación de su proyecto para que el auditor las revise. Si tiene un coordinador de proyectos, pídales que reúnan un paquete de documentos (preferiblemente electrónicos). Debería tener toda su información fácilmente accesible, pero incluso si lo hace, este paso puede tomar algún tiempo. Como mínimo, asegúrese de tener el plan del proyecto, el registro de riesgos, el registro de problemas, el presupuesto y el cronograma disponibles para el auditor.

Quien necesita estar involucrado

Esto depende del tipo de cosas que el auditor quiere ver. Usted, como gerente de proyecto, tendrá que pasar algún tiempo con ellos. Espere que los miembros de su equipo también sean llamados para conversar con el auditor.

Tenga en cuenta que cuanto más tiempo pasen trabajando en tareas relacionadas con la auditoría, menos tiempo tendrán para el trabajo del proyecto, por lo que es posible que tenga que reprogramar algunas actividades y trabajar más lentamente durante el período de auditoría.

Cuánto dura una auditoría de proyectos

No hay un período de tiempo fijo para una auditoría de proyecto. En grandes proyectos, encontrará que toma mucho más tiempo. En proyectos pequeños, el auditor podría hacerse en unas pocas horas. Tan pronto como sepa que su proyecto será auditado, pregunte a su equipo de auditoría cuánto tiempo anticipan que tomarán su trabajo.

Lo que la auditoría busca

Si se llamó a la auditoría debido a una inquietud particular, como el hecho de no haber alcanzado los objetivos de calidad, entonces espere a que se profundice en esa área. Una auditoría de rutina se centrará en las diferentes áreas de la gestión del proyecto y los entregables en los que el proyecto está trabajando. Cubrirá el tiempo, el costo y la calidad de su proyecto, y el compromiso de los interesados.

El objetivo de la auditoría es averiguar si el proyecto va a cumplir sus objetivos o no. Si el auditor considera que, de acuerdo con el desempeño actual, el proyecto no alcanzará esos objetivos, él o ella presentará recomendaciones para la acción.

Las recomendaciones dependen de lo que se encuentra

Las recomendaciones en el informe del auditor dependerán de lo que hayan encontrado. Espere que sean positivos y expresados ​​de una manera que le permita adoptarlos fácilmente. Deben ser prácticos.

En un extremo, el auditor puede recomendar que su proyecto esté cerrado, aunque esto solo sucedería si sintiera que no había ninguna posibilidad de que el trabajo del proyecto a partir de este punto en adelante ofreciera algún tipo de valor para la organización.

Considere la auditoría de su proyecto como una experiencia positiva. Debería advertirle con anticipación cualquier señal de que su proyecto está en problemas y es una oportunidad para trabajar con un profesional de proyectos experimentado. Implementar sus recomendaciones debería hacer que usted, su equipo y su proyecto sean más exitosos, y eso solo puede ser algo bueno.