Cómo crear un programa de sugerencias para empleados exitosos

Los escollos de un programa de sugerencias de empleados mal concebidos son múltiples, legendarios y, con mayor frecuencia, fáciles de evitar. Un programa de sugerencias para empleados cuidadosamente construido, que se lanza con compromiso organizativo, claridad y comunicación continua puede impactar positivamente en sus resultados y en la motivación y entusiasmo de sus empleados.

Un programa de sugerencias de empleados indefinidos, mal concebidos, lanzados apresuradamente, puede hacer que la gente se desanime y genere mala voluntad, cinismo y malentendidos. Este es el destino de muchos programas de sugerencias para empleados que se lanzan sin pensar a través de un buzón de sugerencias para empleados.

¿Su empresa necesita un programa de sugerencias para empleados?

Antes de lanzar un programa de sugerencias para empleados, considere su cultura corporativa. ¿Actualmente estás recibiendo ideas frescas y reflexivas?

¿Las sugerencias de los empleados ya están saliendo a la superficie en las reuniones del personal y en conversaciones informales? Si es así, tal vez se justifiquen métodos más informales para cultivar nuevas ideas en lugar de un programa de sugerencias para empleados en toda regla o un buzón de sugerencias para empleados.

Tal vez pueda programar sesiones departamentales de intercambio de ideas o generar ideas sobre temas particulares durante partes de su reunión semanal de personal. Puede programar un día al mes para un almuerzo en el que se pide a todos los empleados que envíen al menos una idea.

Puede pedir a sus gerentes que traigan tres ideas de empleados a cada reunión de gerentes. La creatividad te sirve bien en la generación de ideas.

Si no, comience preguntando qué hay de su cultura que actualmente está sofocando las ideas. ¿Continuarán existiendo estos problemas cuando implemente un programa de sugerencias para empleados? Si es así, su exitoso programa de sugerencias para empleados debe eliminar o sortear estos obstáculos antes de comenzar.

Los programas de sugerencias de los empleados, incluido el buzón de sugerencias que se implementa a menudo, deben construirse e implementarse con cuidado, ya que son difíciles de manejar, difíciles de mantener, requieren mucho tiempo, pueden causar sentimientos más duros que resultados positivos y deben ser administrados de manera estricta y justa.

Elementos en un programa de sugerencias para empleados exitosos

Algunos programas de sugerencias de empleados han tenido éxito, pero los programas de sugerencias de empleados que sí tuvieron éxito compartieron elementos comunes de éxito. Puede hacer una pausa en la cantidad de factores que se consideran importantes para el éxito de un programa de sugerencias de empleados, pero estos son factores comunes a cualquier proceso de trabajo exitoso que requiera tiempo de los empleados y ofrezca la posibilidad de recompensas y reconocimientos significativos.

Si persigue un programa de sugerencias para empleados, debe suceder lo siguiente para su éxito.

Nombrar un Equipo de Revisión de Sugerencias Multifuncionales

Un equipo multifuncional debe revisar las sugerencias que deben ser reconocidas dentro de las 48 horas. Si este equipo está formado por todos los gerentes o todos los directores, puede percibirse como fuera de contacto o bloqueando el cambio. Sin embargo, tendrá el poder de implementar las sugerencias que reciba.

Si involucra a otros empleados, el proceso puede llevar mucho tiempo y se percibe que sirve a los intereses personales. El acuerdo de la alta gerencia y la propiedad se convierten en un segundo paso en el proceso de aprobación. Las personas en el equipo deben estar dispuestas a cambiar y están dispuestas a preguntar "por qué no" en lugar de "por qué"?

Las finanzas, especialmente, y todos los demás departamentos deben estar representados en el equipo de revisión de sugerencias. Si los gerentes o directores revisan las sugerencias, la revisión debe ser parte de una reunión programada regularmente, con sugerencias distribuidas y consideradas por adelantado.

Si el equipo se reúne con más frecuencia que mensualmente, se convierte en más trabajo del que la gente generalmente está dispuesta a hacer. Rote a los miembros de este equipo 4-6 veces al año, pero no a todos los miembros a la vez, si un equipo de empleados multifuncionales es su vehículo de revisión de sugerencias seleccionado. La elección de los miembros del equipo para el equipo de revisión de sugerencias debe reflejar cómo se llevan a cabo los negocios en general en su cultura.

Aquí hay más ideas para diseñar y administrar un programa eficaz de sugerencias para los empleados, más allá del cuadro de sugerencias.

Establezca pautas para su programa de sugerencias para empleados

Comunicar públicamente el proceso de envío y revisión de sugerencias

El proceso decidido para la presentación y revisión de sugerencias en el programa de sugerencias para empleados debe ser comunicado públicamente. Comparta todas las pautas y, especialmente, los objetivos que está tratando de lograr, iniciando un programa de sugerencias para empleados.

Establecer pautas para el proceso de sugerencias de los empleados

Tendrá que establecer pautas tales como qué temas están abiertos a sugerencias. Es probable que incluyan ideas que afecten el ahorro de costos, la calidad, la productividad, las mejoras de procesos, la generación de ingresos y la mejora de la moral.

De lo contrario, como descubrió un gerente de una pequeña empresa en Florida cuando prometió $ 25 por sugerencia de empleado en el buzón de sugerencias de empleados; Recibió una serie de sugerencias de empleados que incluían estas. Ponga una máquina de helados en el comedor, ponga una máquina de hacer palitos de maíz en el comedor y cualquier empleado que cumpla con sus números de producción diarios debería poder irse a casa sin importar la hora del día.

La sugerencia del empleado debe proporcionar detalles sobre la mejora

Una sugerencia de un empleado debe ser más que una sugerencia. Debe proporcionar algunos detalles sobre cómo cree el proponente que se debe implementar la sugerencia. Es fácil lanzar una idea, por lo que debe requerir que los detalles adicionales acompañen a la idea, no un plan de acción completo, sino al menos más detalles que una idea.

La sugerencia del empleado debe describir el impacto potencial

Definitivamente, se requiere el "por qué" y el "cómo" la idea afectará a la empresa, incluido un análisis de ahorro de costos. Al mismo tiempo, dentro de estos parámetros, el proceso de sugerencia debe ser simple. Una compañía que intentó solicitar sugerencias de los empleados tenía un formulario de sugerencias de tres páginas y los gerentes se preguntaron por qué no recibieron ninguna sugerencia de los empleados.

Trate de manera diferente con sugerencias sobre el trabajo propio de un empleado

Las ideas que están conectadas integralmente con el trabajo de una persona no deben ser consideradas o deben ser tratadas de manera diferente. En Toyota, millones de sugerencias se generan cada año. La razón por la que tienen tantas sugerencias de los empleados es que sus empleados están muy centrados en mejorar sus propios trabajos.

El empleado piensa en una idea de mejora, la comparte con su supervisor y luego, si es necesario, la idea se implementa de inmediato. No hay un proceso que requiera mucho tiempo o un grupo de gerentes que deba considerar la mayoría de las ideas. En este escenario, los gerentes deben poder recompensar a las personas que propongan ideas que se ajusten a los parámetros del programa.

Ponga a un empleado a cargo del programa de sugerencias para empleados

Debe designar un administrador para el programa de sugerencias de empleados que se asegurará de que el proceso se mueva según lo prometido. Una empresa de fabricación mediana de Michigan se encontró con una lista de más de cien sugerencias que se habían estancado en un comité de revisión que seguía postergando las reuniones. Qué destructor de moral para las personas que esperanzadamente habían entregado esas sugerencias para su consideración.

Comunicar el proceso de sugerencias y los objetivos.

Comunique públicamente el proceso decidido con todas las pautas y, especialmente, los objetivos que está tratando de lograr, iniciando un programa de sugerencias para empleados. Establezca pautas tales como los temas abiertos a sugerencias: ahorro de costos, calidad, productividad, mejoras de procesos, ideas generadoras de ingresos y una mejor motivación de los empleados y una moral positiva.

Un gerente senior debe defender el programa de sugerencias de los empleados y formar parte del comité de evaluación. Esto le da credibilidad al programa de sugerencias de los empleados y hace que los sugerentes se sientan importantes.

Aquí hay más ideas para diseñar y administrar un programa eficaz de sugerencias para los empleados, más allá del cuadro de sugerencias.

Recompensas y reconocimiento en su programa de sugerencias para empleados

La recompensa por las sugerencias implementadas debe definirse claramente en el extremo delantero. Si la sugerencia del empleado es una idea de ahorro de costos, en muchos programas de sugerencias de empleados, el empleado recibe un porcentaje de los ahorros de costos: a menudo este premio puede igualar el cinco veinte por ciento de los ahorros de costos comprobados.

Cuando piense en su programa de sugerencias para empleados, reconozca que los ahorros de costos son difíciles de "probar" si no tiene buenos números que definan el proceso antes de implementar la sugerencia para empleados. Por lo tanto, a menudo el primer paso en una implementación de sugerencias para ahorrar costos es "medir" el proceso para asegurarse de saber cómo se está desempeñando el proceso actualmente.

Otras ideas de procesos menos medibles necesitan una recompensa estándar designada.A menudo, el reconocimiento es lo más importante para el empleado.

Las recompensas pueden incluir mercadería con el logotipo de la compañía, certificados de regalo, almuerzo con un gerente a elección del empleado, una cena de premiación trimestral y puntos para comprar artículos más caros de los catálogos.

De hecho, dada la dificultad de medir el resultado de muchas sugerencias de los empleados, algunas compañías ofrecen estas recompensas de reconocimiento incluso cuando las ideas se agregan sustancialmente a la línea de fondo. Sin embargo, esto no es tan motivador como el empleado que recibe una parte de los ahorros realizados durante un período de tiempo definido, como un año.

Comentarios en su programa de sugerencias para empleados

Haga que los comentarios a las personas con sugerencias sean privados, especialmente si la idea es rechazada. De lo contrario, las personas no se atreverán a sacarse el cuello al ofrecer sugerencias extraordinarias y posiblemente las más fructíferas.

Por otro lado, cuando se implementa una sugerencia de un empleado y se obtiene una recompensa, reconozca públicamente la contribución en una reunión de personal, con el permiso del empleado involucrado. Además, puede publicar la sugerencia del empleado, los nombres de los empleados en el equipo de implementación y la recompensa otorgada por la sugerencia.

Mantener a los participantes en el programa de sugerencias de los empleados al tanto del progreso de sus sugerencias en el programa es más importante que proporcionar al sugerente respuestas rápidas. Los empleados solo quieren saber qué sucede en el camino con sus ideas.

En muchas organizaciones, las sugerencias parecen desaparecer en un agujero oscuro del cual pueden no surgir durante meses, lo que garantiza el fracaso del programa de sugerencias para empleados.

Un enfoque popular para la implementación de sugerencias es incluir el sugerente en cualquier equipo de implementación. Esto también mantiene razonables las sugerencias. Como mínimo, si se acepta una sugerencia, debe tener una línea de tiempo para la implementación que el sugerente conozca y comprenda.

Más consejos para su exitoso programa de sugerencias para empleados

Los programas de sugerencias de los empleados deben enfatizar la calidad de las sugerencias en lugar del número de sugerencias. Muchos programas fomentan lo contrario, que es una de las razones por las que las personas se desaniman tan fácilmente con ellos; No suministran mucho por el dinero y el tiempo invertido.

Las sugerencias anónimas de los empleados no se recomiendan como parte de su proceso de sugerencias o de la casilla de sugerencias de los empleados. La gente debería estar dispuesta a apoyar públicamente sus ideas. Al menos, ese es el tipo de cultura empresarial que necesita fomentar para crear una organización exitosa.

De hecho, Peter Block, uno de los gurús de desarrollo de organización más importantes que trabajan hoy en día, se opone a cualquier comentario anónimo (de encuestas de empleados, etc.) debido a la cultura que fomentan los comentarios anónimos. ¿Algunos empleados no entregarán sugerencias? Probablemente, pero pregúntate qué tipo de compañía quieres crear? Quieres animar a los empleados a practicar el coraje organizacional.

Recompense no solo a los empleados que envíen ideas ganadoras. Recompense y reconozca a los gerentes y supervisores que han hecho el mejor trabajo, alentando las sugerencias de los empleados y evitando el progreso.

Considere la posibilidad de incluir a clientes y proveedores como sugerencias, especialmente a medida que el programa de sugerencias de sus empleados vence y tenga éxito.

Muchos programas de sugerencias han sido implementados en el pasado. La mayoría fracasó debido a que las organizaciones no prestaron atención a estos puntos.

Las personas tienden a iniciar programas borrosos y mal definidos que no logran definir recompensas, estrategias de implementación y sistemas de comunicación. Las personas que no obtienen comentarios oportunos, dejan de enviar ideas.

Si cada idea se convierte en un "por qué deberíamos" en lugar de un "por qué no deberíamos", las personas se desaniman rápidamente. El proceso se convierte en una broma. O bien, el proceso de sugerencia o el cuadro simplemente se ignora. ¿Cuántos buzones de sugerencias vacíos hay en las empresas en Estados Unidos? Más de lo que te importaría contar. Use estas sugerencias para asegurarse de que el proceso o programa de sugerencias de sus empleados prospere.