Cómo ejecutar reuniones eficaces que producen resultados

Las personas pasan tanto tiempo en reuniones de negocios que convertir las reuniones en resultados sostenibles es una prioridad para las organizaciones exitosas. Las acciones que hacen que las reuniones de negocios sean exitosas requieren una gestión por parte del líder de la reunión antes, durante y después de la reunión.

Si aprovecha estos doce consejos de administración de reuniones de negocios, sus reuniones y equipos funcionarán mejor y producirán mejores resultados.

Acciones a tomar antes de la reunión de negocios

Las acciones antes de la reunión de negocios establecen las bases para lograr los resultados de la reunión. Puede hacer todo el seguimiento necesario, pero sin el trabajo previo, no tendrá éxito.

Planificar la reunión de negocios

Las reuniones de negocios efectivas que producen resultados comienzan con una planificación inteligente. Primero, identifique si necesita que otros empleados lo ayuden a planificar la reunión (es decir, atraer a personas de algunos departamentos). Luego, decida lo que espera lograr al celebrar la reunión y establezca metas factibles para su reunión.

Los objetivos que establezca para su reunión de negocios establecerán el marco para un plan de reunión efectivo. Como dice Stephen Covey en "Los siete hábitos de las personas altamente efectivas", "Comience con el fin en mente". El propósito de su reunión determinará el enfoque de la reunión, la agenda de la reunión y los participantes a los que deberá asistir.

Asegúrese de que necesita una reunión

Puede sonar al revés, pero, una vez que haya desarrollado su plan de reuniones de negocios, asegúrese de que una reunión sea un vehículo adecuado para lograr los objetivos que estableció. Celebrar reuniones es una empresa costosa si se considera el costo facturable de los asistentes. Haga todo lo posible para determinar que una reunión es la mejor oportunidad para resolver el problema, mejorar el proceso o crear una estrategia a largo o corto plazo para su equipo o departamento.

Asegurar la participación apropiada en la reunión

Si una reunión de negocios es el medio adecuado para lograr sus objetivos, verifique con los participantes cuya asistencia es necesaria para que la reunión tenga éxito. Esto puede parecer una obviedad, pero hace tropezar al líder más inteligente: los asistentes clave deben estar disponibles para asistir a la reunión.

A veces las personas envían delegados en su ausencia. Si un delegado asiste en lugar de un tomador de decisiones crucial, asegúrese de que el miembro del personal designado tenga la autoridad para tomar decisiones finales que puedan ser aprobadas. De lo contrario, posponer la reunión.

Distribuir y revisar el trabajo previo a la reunión

¿A cuántas reuniones ha asistido que comenzaron con el facilitador de la reunión distribuyendo un montón de documentos o haciendo una presentación de PowerPoint para iniciar el debate? Es frustrante debido a las tácticas de latón; la reunión se convierte en un grupo de lectura, difícilmente productivo para su negocio.

Puede hacer que las reuniones de negocios sean más productivas y garantizar los resultados al proporcionar el trabajo previo necesario antes de la reunión. Proporcionar trabajo previo, cuadros, gráficos y material de lectura 48 horas antes de que comience la reunión significa que todos vienen preparados para comenzar.

La documentación que lo ayudará a alcanzar los objetivos de la reunión puede incluir lo siguiente:

• informes y datos
• Cuadros y enlaces a información competitiva.
• ventas hasta la fecha
• planes de producción
• Diapositivas de Microsoft PowerPoint que ilustran los puntos clave de discusión
• actas de reuniones, notas y seguimiento de reuniones anteriores o reuniones y proyectos relacionados

Acciones a tomar durante la reunión de negocios

Durante la reunión de negocios, si usa el tiempo de manera efectiva, generará entusiasmo por el tema y generará el compromiso de los participantes. Las personas se sentirán parte de algo más grande que sus desafíos cotidianos. Por lo tanto, una reunión activa y bien facilitada que sienta las bases para el seguimiento producirá los resultados de la reunión.

Facilitación efectiva de reuniones de negocios

El líder de la reunión establece un tono positivo y productivo para la interacción entre los participantes de la reunión. La facilitación efectiva de la reunión comienza con una revisión de los objetivos, o los resultados anticipados de la reunión y la agenda. El facilitador ayuda a los miembros del grupo a mantenerse concentrados y productivos.

El diseño de la reunión y la agenda establecen el marco para la reunión. Un facilitador efectivo, que mantiene a los participantes en el camino, asegura el logro de los resultados esperados y esperados como resultado de la reunión.

Involucrar a cada participante en acciones factibles

Cada grupo de trabajo tiene diferentes personalidades que se presentan a las reuniones. Usted tiene compañeros de trabajo tranquilos, así como personas que tratan de dominar cada punto de discusión. Ya sea para facilitar o asistir a la reunión, debe involucrar a cada asistente en el proceso de los objetivos de la reunión.

Esto asegura que cada participante se invierta en el tema de la reunión y haga un seguimiento. No tendrás un miembro, o tú mismo, tratando de llevar toda la carga.

Crear un plan de seguimiento de reuniones de negocios eficaz

Durante la reunión de negocios, haga un plan de seguimiento con elementos de acción. Los planes efectivos incluyen lo siguiente:

• El elemento de acción específico
• El nombre de la persona que tomó posesión para llevar a cabo el elemento de acción.
• La fecha de vencimiento del elemento de acción.
• Consenso sobre lo que constituye la finalización del elemento de acción.

Analice los escenarios de la vida real y las barreras para el éxito que los miembros del equipo pueden experimentar al tratar de lograr los elementos necesarios para producir resultados. Si necesita una reunión de seguimiento, establezca la hora antes de que los participantes se vayan para que esté en el calendario de todos.

Acciones a tomar después de la reunión de negocios

Las acciones y la planificación antes y durante la reunión desempeñan un papel importante para ayudarlo a lograr los resultados esperados, positivos y constructivos. Sus acciones después de la reunión son igualmente cruciales. El seguimiento en la próxima reunión programada nunca es una inversión suficiente para garantizar resultados.

Publicar las actas de la reunión

Publique sus actas y plan de acción dentro de las 24 horas. Las personas contribuirán de manera más efectiva a los resultados si se inician en los elementos de acción de inmediato. Todavía tienen una memoria fresca de la reunión, los diversos puntos de discusión y la justificación de cada tema de la reunión.

Además, un retraso en la distribución de minutos afectará sus resultados porque la mayoría de las personas esperan a que lleguen los minutos antes de cumplir con sus compromisos.

Seguimiento efectivo de reuniones de negocios

Respetar y observar los plazos y el seguimiento lo ayudará a lograr resultados de sus reuniones. Después de la reunión, cada persona con un elemento de acción debe hacer un plan de acción para cumplir cada uno de sus compromisos.

Ya sea que escriban los pasos en su planificador, deleguen las tareas a otra persona del personal o completen la tarea de inmediato, la persona es responsable del seguimiento.

Y, puede mejorar los resultados de la reunión haciendo un seguimiento con cada persona a mitad de camino entre las reuniones. Su objetivo es verificar el progreso y asegurarse de que las tareas estén en curso.

Responsabilidad por el seguimiento durante la próxima reunión

¿Alguna vez se sentó en una reunión de seguimiento que consistió en que cada participante le dijo al grupo por qué no pudieron cumplir su compromiso? El establecimiento de la norma o la costumbre de la responsabilidad por los resultados comienza al principio de su ciclo de reuniones.

El seguimiento por parte del facilitador a mitad de camino entre las reuniones ayuda, pero el grupo debe hacer que el incumplimiento de los compromisos sea inaceptable. Haga que los participantes informen sobre el progreso y los resultados en la próxima reunión con la expectativa de que todos los participantes habrán logrado sus objetivos asignados. Si una tarea se detiene, en la próxima reunión vea si hay un obstáculo legítimo para avanzar y determine cómo proceder.

Discutir el proceso de reunión de negocios para la mejora continua

La práctica de informar cada reunión de negocios es una herramienta poderosa para la mejora continua. Los participantes se turnan para discutir qué fue efectivo, o inefectivo, sobre el proceso actual de reuniones de negocios. También discuten el progreso que sienten que el grupo está haciendo en el tema en cuestión.