Llevar a cabo discusiones difíciles en el lugar de trabajo

Las conversaciones desafiantes son la esencia de la mejora del rendimiento y la resolución de problemas para los gerentes en todos los niveles. Desafortunadamente, demasiados gerentes demoran la conducción de estas conversaciones por temor a represalias o porque creen que la conversación pondrá en peligro su relación con la otra parte. Es esencial obtener control sobre esas emociones, y la mejor manera de desarrollar confianza para transmitir conversaciones difíciles es seguir un proceso estructurado.

10 consejos para mejorar tu comodidad con conversaciones difíciles

1. Haga el trabajo de planificación: Su observación de los comportamientos en cuestión y su capacidad para conectar esos comportamientos con el negocio son esenciales. Sepa dónde quiere que vaya la conversación. Los verdaderos maestros de la retroalimentación desarrollan la disciplina para escribir y practicar su apertura de conversación planificada. ¡La planificación previa evita el mal desempeño!
2. La puntualidad es esencial: Si alguna vez recibió una revisión de desempeño anual que incluyó críticas sobre algo que supuestamente hizo o no hizo hace unos meses, sabe cuán valiosa es la retroalimentación obsoleta. Es su trabajo como gerente garantizar que la retroalimentación sea conductual, centrada en el negocio y oportuna. Mi compañero de redacción para mi primer libro, Lecciones prácticas en liderazgo, sugirió que el valor de los comentarios constructivos se redujo en un 50% cada día que se demoró en entregarlo.

   Si las emociones son calientes, deja que las cosas se enfríen un poco. Mientras acabo de rogarles que proporcionen comentarios oportunos, tan cerca del incidente como sea posible, si las cosas se calientan, tómese un día para que se enfríen un poco. Simplemente no dejes que se prolongue por mucho tiempo.

1. Elija el ajuste: Si su tema difícil puede ser embarazoso o anticipa una respuesta emocional, evite los entornos de oficina abierta o las salas de conferencias con ventanas de vidrio. No te equivoques al otro lado seleccionando una configuración diseñada para intimidar. Un ambiente neutral y privado es mejor para conversaciones más difíciles. Si tiene miedo de las repercusiones físicas, consulte a su representante de H.R. que puede decidir estar presente con usted.
2. Prepare su actitud: Es esencial entrar en estas discusiones con un sentimiento de confianza y un comportamiento que demuestre que está tranquilo y comprometido con un resultado positivo. Su tono de voz, lenguaje corporal y contacto visual son importantes. Recuerde, esta conversación es importante para su empresa, su equipo y la persona que se sienta frente a usted. Gestione usted mismo para representar el nivel correcto de resolución con el nivel correcto de preocupación por el bienestar de la otra parte.

1. Use la oración inicial que preparó en la sesión de planificación: Un buen abridor identifica el comportamiento, lo vincula con el impacto del negocio e indica la necesidad de cambio. No se sienta obligado a envolverlo en elogios. Si bien algunos profesionales de la retroalimentación aprecian la retroalimentación constructiva con "emparedado" con positivo, muchos creen que esto simplemente confunde el mensaje. Y, por supuesto, debe dar una respuesta positiva, cuando se obtiene, temprano y con frecuencia.
2. No pierdas el control de la conversación: Más de unos pocos gerentes bien intencionados se han encontrado al revés en estas conversaciones. Si el participante responde a su declaración de apertura con algo como: “Bueno, lo habría hecho si hubiera sido un mejor gerente”, no se ponga a la defensiva y deje que la conversación se convierta en una discusión sobre su desempeño. Una respuesta razonable podría ser: "John, esta conversación es sobre el comportamiento que describí y el impacto que tiene en nuestro negocio, no sobre mi desempeño".

1. No ser descarrilado por obras hidráulicas: Tanto los hombres como las mujeres llorarán de vez en cuando, y aunque se sientan incómodos, a menudo es la forma individual de responder al estrés. Prepárate con un pañuelo. Déles tiempo para que compongan. Si es necesario, tome un breve descanso. Puede ser empático con la situación, pero no permita que las lágrimas desvíen su enfoque en llegar a la resolución correcta.
2. Promover un diálogo: Los mejores comentarios y conversaciones centradas en el comportamiento son las discusiones, no los monólogos. La otra parte le dará oportunidades para crear una discusión donde sea apropiado. Indague para confirmar la comprensión y pida ideas para fortalecer o cambiar el comportamiento en cuestión. Usted sabe que está funcionando cuando la parte receptora ofrece ideas sobre sus propias mejoras.

1. Recuerde trabajar hacia su dirección planificada para la conversación: Si el comportamiento es una habilidad o conocimiento relacionado, venga preparado con ideas para la capacitación. Si es entrenamiento para reforzar la confianza o alentar a la persona a dar el siguiente paso, póngase su gorra de entrenamiento. Si el tema se centra en un comportamiento inaceptable, reitere el impacto comercial del comportamiento y ofrezca asesoramiento claro para evitarlo en el futuro. Cuando se trata de los temas más difíciles de desempeño o comportamiento, debe haber implicaciones para el incumplimiento.

1. Construir juntos un plan de acción: Una vez que haya adquirido claridad sobre el tema, trabaje en conjunto para definir el camino a seguir. Acuerde un plan de acción y establezca una fecha clara para el seguimiento y discutir el progreso.

La línea de fondo

La mayoría de los gerentes se estancan en realizar lo que perciben como una conversación difícil. El otro secreto es que la mayoría de las personas quieren comentarios y quieren mejorar. En encuesta tras encuesta en mis talleres, las personas expresan abrumadoramente que desean que sus gerentes les den más comentarios, tanto constructivos como positivos. En lugar de retrasar estos debates de mejora del rendimiento, la carrera y el negocio, planifique el éxito y utilice el proceso y los consejos anteriores para ayudarlo a fortalecer su rendimiento con esta herramienta de administración crítica.