Preguntas comunes de entrevista de recepcionista y mejores respuestas

En muchas organizaciones, los recepcionistas son la cara de la empresa. Cada nuevo cliente, solicitante de empleo, empleado o proveedor externo pasará o se comunicará con una recepcionista, por lo que los empleadores están ansiosos por encontrar a alguien que sea responsable, amigable y tranquilo.

10 preguntas típicas hechas en una entrevista de recepcionista

Aquí encontrará preguntas frecuentes para los recepcionistas, ejemplos de respuestas y consejos sobre qué decir durante su entrevista.

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Míralo ahora: cómo responder a 4 preguntas comunes de la entrevista con un recepcionista

1. ¿Qué hace para mantenerse al día en un entorno de trabajo acelerado?

Lo que quieren saber: Su entrevistador quiere estar seguro de que puede mantenerse al día. La forma en que lo haga es probablemente irrelevante, pero debe tener lista una respuesta clara y segura..

Lo primero que hago es mantener la calma, ya que una actitud frenética y estresada no es útil y tampoco es un buen aspecto frente al personal o los clientes. Intento clasificar las tareas, de modo que siempre estoy trabajando primero en la tarea más importante. Por lo general, eso es algo que involucra a uno de los clientes de la compañía. Además, mantengo una lista actualizada de todo lo que necesito hacer, para no descuidar ninguna responsabilidad importante.

2. ¿Cómo mantienes tu horario diario organizado?

Lo que quieren saber: Cómo organizar su día no es realmente el punto. El punto es demostrar que está bien organizado y que cumplirá todos sus deberes de manera competente y oportuna.

Comienzo todos los días haciendo una lista de todo lo que necesito lograr. Reviso mi calendario en busca de reuniones o citas, para estar al tanto de ellas y obtener cobertura en la recepción si es necesario. En mi trabajo, la comunicación es clave, por lo que constantemente contesto el teléfono y busco nuevas solicitudes en mi correo electrónico, luego actualizo mi lista de tareas con tareas de seguimiento en consecuencia.

3. ¿Qué papel juega una recepcionista en la primera impresión de una organización de un cliente?

Lo que quieren saber: Su entrevistador debe asegurarse de que comprende la posición que solicita, pero esta pregunta también puede ser cultural, al tocar su filosofía de trabajo.

Una recepcionista puede causar una gran impresión, positiva o negativa, en los clientes. Ya que soy una de las primeras personas que ven los clientes, una interacción frustrante o deficiente puede realmente agriar su opinión sobre la compañía o la experiencia general que tuvieron. Para mí, es similar a cuando el anfitrión te saluda en un restaurante. Si parecen frenéticos o actúan con rudeza, puede sentir más tarde que su comida no sabe tan deliciosa. Por eso siempre me aseguro de saludar a las personas con una sonrisa en la cara y asegurarme de que todos los clientes sientan que han recibido toda mi atención.

4. Hábleme de un momento en que tuvo que tratar con un cliente o invitado enojado, ya sea por teléfono o en persona. como manejaste la situación?

Lo que quieren saber: Esta es una de las varias preguntas que le pueden hacer sobre cómo manejar las condiciones difíciles y estresantes. También se le podría preguntar cómo respondió a una actividad criminal o no ética. Se honesto. No exageres y tampoco te vendas corto.

Como recepcionista de un consultorio médico, a menudo trataba con pacientes frustrados por teléfono. Una vez, una mujer estaba tan furiosa que el departamento de facturación no la había llamado el mismo día, que comenzó a gritarme por teléfono. ¡Fue desagradable! Lo que trato de hacer en estas situaciones es pensar en qué tan estresada debe sentirse la persona para comportarse de esta manera. Después de un minuto de gritar, dije: "Debes estar realmente frustrada. ¿Puedes contarme más sobre lo que está pasando?" Eso ayudó a desacelerar la conversación y reducir su volumen. Ella le explicó toda la situación, y le aseguré que nuestra persona encargada de la facturación estaba fuera del servicio y que estaría en contacto. También le dije que pondría una nota en el escritorio de la persona encargada de la facturación, pidiéndole que volviera a llamar a la mujer como su primera tarea. Al final de la llamada, ella estaba mucho más tranquila y se disculpó por sus duras palabras anteriores.

5. ¿Estás dispuesto a trabajar horas extras?

Lo que quieren saber: Si no está dispuesto a trabajar horas extras, dígalo. Si está dispuesto a trabajar horas extras pero solo dentro de ciertos límites, dígalo también. Sí, hay compañías donde no trabajar horas extras le costará el trabajo. Sin embargo, no es una opción aceptable hacer un compromiso que no pueda cumplir o ponerse en una posición en la que deba sacrificar su bienestar o el de su familia por su trabajo. Necesita un trabajo que coincida con su disponibilidad.

Me siento cómodo trabajando horas extras varias veces al mes, siempre y cuando tenga un día de antelación. Tener un heads-up me facilita reorganizar mis planes. En caso de apuro, es muy probable que también pueda hacer horas extraordinarias el mismo día, pero realmente prefiero tener un día de antelación.

6. ¿Cuántos empleados trabajaron en su última oficina?

Lo que quieren saber: El entrevistador desea saber en qué tipo de entorno trabajó, cómo se compara con la empresa con la que está entrevistando, y si se siente cómodo trabajando en lugares de trabajo pequeños y / o grandes.

En mi última oficina, había cinco empleados. Eso es lo suficientemente pequeño como para que empezáramos a sentirnos como una familia. Sabes, todos sabían que Martha en el departamento de facturación necesitaba dos tazas de café antes de poder hacer preguntas complicadas. Antes de eso, sin embargo, mi oficina era bastante grande: 60 empleados. Me sentí cómodo en ambos entornos, aunque el primer mes en la oficina grande fue un poco difícil ya que tuve que averiguar quién hizo qué y hacia dónde dirigir las llamadas con muchas opciones disponibles.

7. Describa sus funciones anteriores como asistente administrativo, secretario o recepcionista.

Lo que quieren saber: El entrevistador desea revisar las responsabilidades que enumeró en su currículum y confirmar que se ajustan a la posición que se ofrece. Esta también es una buena oportunidad para ampliar los puntos destacados en su experiencia laboral.

Como recepcionista de ABC Financials, fui la primera persona para los clientes. Respondí a la línea telefónica general, así como a los teléfonos de los cinco vicepresidentes de la compañía. También me encargué de recibir paquetes y distribuir correo, saludar y escoltar a clientes y proveedores a las salas de reuniones, y mantenerme al día con la dirección de correo electrónico de información general de la compañía. También tenía muchas responsabilidades administrativas: administré los calendarios de esos vicepresidentes, organizé sus viajes de negocios y ayudé a crear y refinar presentaciones de PowerPoint y otros materiales para distribuir en los eventos.

8. ¿Cómo prioriza las llamadas, los clientes, las entregas y otros asuntos que deben abordarse de inmediato?

Lo que quieren saber: El entrevistadorquiere saber lo bueno que eres en la multitarea, organizar el tiempo y priorizar las tareas. Esta también es una buena oportunidad para señalar cómo enfrentó múltiples prioridades y explicar cómo las manejó todas.

La multitarea es esencial cuando la oficina está ocupada. Cuando no es grosero, trato de realizar algunas tareas al mismo tiempo. Por ejemplo, puedo responder fácilmente a una llamada telefónica mientras firmo un paquete de la persona de entrega. Cuando la multitarea no es posible, me concentro en los clientes y en la prioridad número uno. Si es necesario, les preguntaré si pueden darme un minuto para hacer otra tarea primero y, si las cosas están realmente ocupadas, trato de llamar a un compañero de trabajo para que me brinde cobertura.

9. ¿Qué tan fuertes son tus habilidades informáticas?

Lo que quieren saber: El entrevistador quiere que usted confirme qué habilidades de computación tiene, si su nivel de habilidad es compatible con las expectativas de la compañía y qué programas está más cómodo usando. Si es posible, es una buena idea investigar qué programas está utilizando la compañía antes de la entrevista.

Tengo habilidades informáticas muy fuertes. Además de estar familiarizado con Microsoft Office, también solía actualizar el sitio web de la empresa en mi último cargo, por lo que también me siento cómodo al utilizar WordPress. Cuando empiezo a usar un nuevo programa o aplicación, generalmente encuentro que la mayoría de mis preguntas pueden ser respondidas con una búsqueda en línea, aunque también aprecio recibir un tutorial de un compañero de trabajo.

10. Cuéntame sobre tu experiencia de servicio al cliente.

Lo que quieren saber: El entrevistador desea obtener una visión general de su experiencia de servicio al cliente: cuántos años, ejemplos específicos y qué habilidades se siente cómodo utilizando para resolver problemas.

He estado trabajando en servicio al cliente desde que era un adolescente. Mi primer trabajo fue trabajar en una librería, donde ayudé a los clientes a encontrar libros y algunas veces cubrí la caja registradora. Durante la universidad, también tuve un trabajo minorista a tiempo parcial, esta vez, vendiendo ropa. Luego, por supuesto, como recepcionista en la Compañía ABC, también traté con los clientes, aunque en esta función, no estaba haciendo ninguna venta directamente. Me siento realmente cómodo interactuando con los clientes y resolviendo sus problemas, ya sea para encontrar el libro que están buscando o para cambiar el horario de sus reuniones con un ejecutivo.

Consejos para responder preguntas de recepcionista

Los mejores recepcionistas son comunicadores detallados, organizados y excelentes. Por lo tanto, los candidatos deben presentarse preparados para responder a preguntas abiertas de la entrevista que evaluarán la experiencia, la familiaridad con las herramientas, el proceso y el conjunto de habilidades del lugar de trabajo, incluido el trabajo con el servicio al cliente, la multitarea y la capacidad de emitir juicios rápidos.

En este caso, los entrevistadores no necesariamente buscan respuestas de sí o no. En su lugar, esperan que los candidatos respondan con ejemplos específicos que describan cómo manejaron situaciones pasadas en el lugar de trabajo y formulan preguntas cuidadosamente investigadas sobre las prioridades, expectativas, metas y desafíos de la compañía.

Debido a los crecientes avances tecnológicos en el lugar de trabajo, los recepcionistas también deben tener habilidades técnicas sólidas. Debe tener experiencia en el uso de sistemas telefónicos y máquinas de oficina como impresoras, copiadoras, escáneres y máquinas de fax (sí, aún), además de aplicaciones informáticas como MS Office y software específico de la industria.

7 preguntas para hacerle al entrevistador

Los entrevistadores esperarán que usted haga preguntas. Aquí hay una lista de preguntas que puede hacer durante o al final de su entrevista:

1. ¿Puede decirme más sobre las responsabilidades del día a día para este trabajo?
2. ¿Qué cualidades está buscando en una persona que desea contratar para la empresa?
3. ¿Cuáles son sus expectativas para este trabajo y cómo mide el éxito?
4. ¿Por qué se fue la última persona que tuvo este trabajo?
5. ¿A quién le reporta esta posición?
6. ¿Cuáles son las oportunidades para avanzar en la carrera con la empresa?
7. ¿La empresa ofrece alguna oportunidad de formación para los empleados?

Cómo hacer la mejor impresión

Una posición de recepcionista puede considerarse de nivel de entrada, pero también puede ser el primer paso en la escala corporativa. Un posible empleador será atraído a una persona segura y segura de sí misma. A menudo, usted será la primera persona que sus clientes o clientes se reunirán cuando ingresen a la oficina por primera vez.

Asegúrese de que su primera impresión sea la mejor posible. Aquí es cómo prepararse para una entrevista. Junto con un currículum destacado, tómese el tiempo para vestir la parte cuando realice la entrevista. Si consigues el trabajo, serás la persona de primera línea y es importante mostrarle al empleador tu imagen profesional.

Si no está seguro de qué ponerse para la entrevista, consulte estos consejos sobre cómo vestirse para una entrevista. Si su currículum vitae y su vestimenta profesional están al punto y está preparado para responder a las posibles preguntas, tendrá éxito en obtener el puesto para el que está entrevistando.