Cómo reorganizar su departamento o empresa

"Reorganización" es uno de esos temas de negocios que generalmente evoca una respuesta cínica y puede llenar páginas de dibujos animados de Dilbert. Esta reacción cínica es bien merecida porque a menudo es el resultado de un proceso de diseño organizativo que comenzó y terminó con un organigrama, no con un liderazgo innovador.

Estas son algunas de las razones por las cuales los gerentes se reorganizan.

Una persona clave se ha ido

Deja un vacío y una oportunidad para cuestionar la estructura existente. Esto contrasta con lo que le dicen los libros de texto de administración, los organigramas generalmente se basan en individuos, no en "posiciones". Cuando una persona clave se retira, la posición debe permanecer.

Hay problemas

Estos incluyen ineficiencia, desajustes de talento, roles de solapamiento, desequilibrios en la carga de trabajo y otros problemas operativos. El trabajo no se está haciendo, o no se está haciendo bien.

Se requiere aprovechar una nueva oportunidad

Un el ejemplo sería un nuevo mercado, producto o servicio y su estructura actual simplemente no fue diseñada para respaldar sus nuevos objetivos comerciales.

Si bien estas son todas buenas razones, es importante considerar la reorganización como una posible alternativa. A menudo hay muchas formas menos disruptivas para lograr los mismos objetivos.

¿Quién debería involucrarse en la reorganización?

Si solo está involucrado el líder del departamento, hay una oportunidad perdida para aportaciones críticas y aceptación. Por otro lado, si toda la compañía está involucrada, la transformación puede ser demasiado lenta y los intereses de autoservicio se interponen. La mejor opción es encontrar un término medio compuesto por un líder y un pequeño equipo de asesores de confianza. Estos son generalmente los individuos que tienen suficiente confianza en su posición con la nueva compañía para dejar de lado sus intereses personales.

El proceso de cambio organizacional

Si bien no hay una ciencia perfecta sobre cómo se desarrolla la reorganización, aquí hay algunos consejos:

Comience con una estrategia

Es fundamental saber hacia dónde se dirige la organización o el equipo. Por ejemplo, ¿qué es importante, qué no, y cuáles son los objetivos específicos? Si bien esto suena obvio, es un paso que a menudo se pasa por alto. Si tiene dificultades con la estrategia, aprenda cómo crear una antes de reestructurar el organigrama. Recuerda, la estructura siempre sigue la estrategia.

Desarrolle sus criterios

Enumere los problemas que está tratando de resolver y las oportunidades que está buscando. A continuación, califique cada uno alto, medio o bajo según la prioridad. Se convierte en el criterio que utilizará para evaluar alternativas de diseño y para medir su éxito.

Desarrollar y evaluar alternativas de diseño

Muchos equipos se enamoran de una idea y luego pasan todo su tiempo tratando de justificar la idea o perfeccionándola. En su lugar, proponga tres o cuatro ideas y clasifíquelas según sus criterios. Recuerda, ninguna opción es perfecta. Siempre hay compensaciones y riesgos. Simplemente selecciona el mejor y crea un plan de acción para mitigar los riesgos.

Prueba el diseño final con escenarios

Dedique tiempo a probar el diseño discutiendo cómo varios procesos de negocios funcionarán dentro de la nueva estructura. Estas discusiones de "qué pasaría si" ayudan a afinar la estructura y clarifican los roles.

¿Qué implica "Cambiar el liderazgo"?

Antes de realizar cualquier cambio, debe hacer su tarea, y un buen lugar para comenzar es revisar los "Diez modelos para liderar el cambio".

El valor de la comunicación y la participación del equipo

La comunicación no es un anuncio unidireccional sobre el cambio, o cualquier otra cosa. Es más probable que las partes interesadas, incluidos los empleados, se suban a bordo si no solo comparte el "qué" y el "por qué", sino que también explica las alternativas que no lo hizo Considerar y por qué. Hágales saber a los interesados ​​que se da cuenta de que no hay una opción perfecta y reconozca las desventajas potenciales de su plan. Este tipo de franqueza, diálogo abierto y autenticidad funcionan mejor que intentar "vender" sus ideas para el cambio como la solución perfecta.

Si trata a las personas como adultos inteligentes, el respeto que demuestre será devuelto, junto con el apoyo de las partes interesadas.

No espere que la gente lo entienda o lo compre de inmediato; lo más probable es que no lo hicieras al principio (consulta “el efecto maratón”).

Una vez que se haya comunicado con las personas necesarias, no tenga miedo de pedir su ayuda. Es la naturaleza humana que las personas apoyarán lo que ayudaron a crear, y si bien su equipo puede no haber tenido la oportunidad de crear la nueva estructura organizativa, puede desempeñar un papel muy importante en la implementación de la nueva estructura. Es otra oportunidad para que usted obtenga información valiosa para modificar la nueva estructura.

Las reorganizaciones son siempre disruptivas y están llenas de desafíos y riesgos.Nunca deben tomarse a la ligera, y siempre deben tener una vida útil de almacenamiento de al menos cinco años. Si sigue estas pautas, tendrá una mejor oportunidad de lograr sus objetivos y minimizar la interrupción y la ansiedad.