Vea una muestra de una política de tiempo pagado por el empleado (PTO)

Necesita una política de tiempo libre pagado (PTO) en su organización para que los empleados entiendan sus reglas y expectativas sobre la cantidad de tiempo que necesitan para pasar en el trabajo. La política asegura que los malentendidos sobre la cantidad y el tipo de PTO se minimizan.

La política de PTO también garantiza que, como empleador, tenga un marco publicado que le brinde orientación para tomar decisiones que garanticen un trato justo y equitativo de los empleados. Ambos objetivos son una victoria tanto para los empleadores como para los empleados.

A continuación se muestra la política de PTO de muestra.

Propósito del tiempo libre pagado (PTO)

El propósito de Paid Time Off (PTO) es proporcionar a los empleados un tiempo de descanso en el trabajo flexible que se pueda usar para necesidades tales como vacaciones, enfermedad personal o familiar, citas con el médico, escuela, voluntariado y otras actividades de elección del empleado. El objetivo de la compañía es reducir las ausencias no programadas y la necesidad de supervisión supervisora.

Los días de PTO que acumula, vigentes (fecha) reemplazan todos los días de vacaciones, de enfermedad y días laborales personales existentes que le han sido asignados según las políticas anteriores. El tiempo de vacaciones que acumuló en el pasado se transferirá, en exceso de la política de PTO, según las pautas de la compañía en ese momento.

Pautas para el uso de PTO

Cada empleado de tiempo completo acumulará PTO dos veces por semana en incrementos por hora según la duración del servicio como se define a continuación. PTO se agrega al banco de PTO del empleado cuando se emite el cheque de pago quincenal. La toma de fuerza tomada se restará del banco de tiempo acumulado del empleado en incrementos de una hora.

Los empleados temporales, los empleados contratados y los internos no son elegibles para acumular PTO.

La elegibilidad para acumular la PTO está supeditada a que el empleado trabaje o utilice la PTO acumulada durante todo el período de pago quincenal. La PTO no se gana en períodos de pago durante los cuales se toma licencia no remunerada, licencia por discapacidad a corto o largo plazo o licencia de compensación para trabajadores.

Los empleados pueden usar el tiempo de su banco de PTO en incrementos por hora. El tiempo que no está cubierto por la política del PTO, y para el cual existen pautas y políticas separadas, incluye los días feriados pagados por la empresa, el tiempo libre de duelo, el servicio de jurado requerido y la licencia por servicio militar.

Para tomar la PTO se requieren dos días de aviso al supervisor y al Departamento de Recursos Humanos, a menos que la PTO se use para enfermedades o emergencias legítimas e inesperadas. (Use el formulario Paid Time Off para solicitar la PTO). En todos los casos, la PTO debe ser aprobada por el supervisor del empleado con anticipación.

Su compañía aprecia la mayor cantidad de avisos posible cuando sabe que espera faltar al trabajo por una ausencia programada.

Excepciones de tiempo libre pagado (PTO)

• Es posible que los empleados que pierden más de tres días consecutivos no programados deban presentar una autorización del médico al departamento de Recursos Humanos que les permita regresar al trabajo.
• El PTO tomado en exceso del PTO acumulado puede resultar en una acción disciplinaria progresiva hasta e incluyendo la terminación del empleo. Esta vez libre será sin pagar. La única excepción posible a esta política debe ser otorgada por el presidente de la compañía.
• El PTO acumulado antes del inicio de una licencia de ausencia no pagada solicitada y aprobada debe usarse para cubrir las horas perdidas antes del inicio de la licencia no remunerada.

• Bajo la política de la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) de la compañía, todo el tiempo acumulado de PTO se toma antes del inicio del tiempo impago de FMLA.
• Las ausencias no programadas, debido a enfermedades de cuatro horas o más, que resultan en días consecutivos de ausencia al trabajo, se consideran un incidente de ausencia en relación con una posible acción disciplinaria.

  La acción disciplinaria progresiva relacionada con los incidentes de ausentismo se administra en un calendario de 12 meses como sigue:

  - Uno - tres incidentes: No hay acción disciplinaria. Coaching de supervisión.

  - Cuarto incidente: advertencia verbal con una sesión de entrenamiento documentada

  - Quinto incidente: advertencia escrita en el archivo del empleado

  --Sexto incidente: despido laboral

  A un empleado que reciba una segunda advertencia por escrito en un período de tiempo de 24 meses continuará su empleo.

• Un empleado que haya utilizado todos sus beneficios de FMLA y de discapacidad a corto plazo, y aún no pueda regresar al trabajo, se le dará por terminado su empleo.
• Se puede considerar que cualquier empleado que pierda dos días consecutivos de trabajo sin notificar a su supervisor ha renunciado voluntariamente a su trabajo.

Elegibilidad específica para tiempo libre pagado (PTO)

El PTO se obtiene en el siguiente horario basado en una semana laboral de 40 horas. La PTO se prorratea según la cantidad de horas trabajadas en el horario regular de un empleado. Gracias a Amy Casciotti de TechSmith Corporation por los números de muestra.

Años de servicio

• 1-2: 144 horas de trabajo por año, ganadas a una velocidad de 2.7693 horas por cada semana laboral completa en un año calendario.
• 3-4: 152 horas de trabajo por año, ganadas a una tasa de 2.9231 horas por cada semana de trabajo completa en un año calendario.
• 5-6: 160 horas de trabajo por año, ganadas a una tasa de 3.077 horas por cada semana laboral completa en un año calendario.
• 7-8: 168 horas de trabajo por año, ganadas a una tasa de 3.2308 horas por cada semana de trabajo completa en un año calendario.
• 9-10: 176 horas de trabajo por año, ganadas a una tasa de 3.3847 horas por cada semana de trabajo completa en un año calendario.

• 11-12: 184 horas de trabajo por año, ganadas a una tasa de 3.5385 horas por cada semana laboral completa en un año calendario.
• 13-14: 192 horas de trabajo por año, ganadas a una tasa de 3.6924 horas por cada semana de trabajo completa en un año calendario.
• 15-16: 200 horas de trabajo por año, ganadas a una tasa de 3.8462 horas por cada semana de trabajo completa en un año calendario.
• 17+: 208 horas de trabajo por año, ganadas a una tasa de 4.0 horas por cada semana de trabajo completa en un año calendario.

Cada empleado puede transferir 80 horas de PTO acumulado a un nuevo año calendario. Los empleados son responsables de monitorear y tomar su PTO en el transcurso de un año para que no pierdan el tiempo acumulado cuando finaliza el año calendario actual. (La PTO está sujeta a la aprobación de la supervisión y no todos los empleados pueden tomar el tiempo acumulado en diciembre; la compañía debe continuar sirviendo a los clientes).

Si las circunstancias comerciales atenuantes impidieron que el empleado tomara el PTO programado, este PTO se puede transferir y tomar en la primera mitad del próximo año calendario con la aprobación del jefe del departamento y Recursos Humanos.

Se les paga a los empleados por el PTO que han acumulado al final del empleo. Si un empleado ha utilizado el tiempo de PTO que aún no se ha acumulado, y el empleo termina, el PTO tomado se deduce del cheque de pago final. Los empleados que notifiquen su despido con dos semanas de anticipación deben trabajar las dos semanas sin utilizar PTO.

Los empleados que son recontratados recibirán crédito por el tiempo anterior trabajado y acumularán el PTO actual por el tiempo combinado.